Så här värd du din egen webbmail med Roundcube

Om du äger en anpassad domänliknandewww.mycompany.com-för din webbplats, chansen är att du skulle vilja ha din egen snazzy [email protected] e-postadress. Det brukade vara gratis och enkelt att använda Gmail eller Hotmail med din egen domän men du måste nu betala $ 5 / månad för Gmail med din domän och det finns nu ingen möjlighet att använda den rebranded Outlook.com med din egen domän.

Din webbplats är redan värd någonstans, och chansen är att ditt webbhotell erbjuder en grundläggande e-posttjänst som du kan använda med din domän. Du kan konfigurera e-post för att synkronisera med inbyggda appar som Mail.app eller Outlook på din värdkontrollpanel, men vad händer om du vill kontrollera din e-post i din webbläsare?

Det är där Roundcube kommer in. Det är en gratis och öppen källkod webmail app som har varit en standard i flera år och blev nyligen släppt av beta. Det är ganska enkelt att använda, fungerar som alla andra e-posttjänster du är van vid och ger dig möjlighet att se din e-post var som helst medan du fortfarande synkroniserar den med dina inbyggda appar direkt. I denna handledning visar jag dig hur du konfigurerar e-post på din webbhotell i den populära kontrollpanelen cPanel, och visar sedan hur du ställer in Roundcube för att se din e-post på nätet.

screencast

Konfigurera e-postkonton i cPanel

Innan du kan använda webbmail måste du konfigurera användarkonton. Du gör vanligtvis detta i en webbapplikation som liknar Windows Kontrollpanel eller Mac Systeminställningar. Din webbhotell kommer att ge dig en webbadress och logga in för den. De två vanligaste applikationerna är cPanel och WHM.

När du loggar in i cPanel, klicka på E-postkonton att ställa upp dem.

E-post applet i cPanel

Om du använder WHM kommer den här processen att vara nästan identisk, och det spelar ingen roll vad gäller Roundcube.

Ange ett användarnamn och lösenord på skärmen E-postkonton. Användarnamnen måste vara unika och kan inte innehålla mellanslag eller viss skiljetecken. En vanlig praxis för att undvika dubbla användarnamn är att separera hela namn med perioder, som [email protected].

Du bör också skapa starka lösenord: minst en stor bokstav, minst ett nummer och minst en symbol. Styrkmätaren ger dig sin åsikt! Om du vill klickar du på Generera lösenord och systemet skapar en slumpmässig jumble för dig.

Om du är oroad över att användarna inte kommer att städa ut sina brevlådor, och deras meddelanden och bilagor kommer att använda diskutrymme, kan du tilldela en kvot.

Klicka sedan Skapa konto.

cPanel kommer att skapa ett starkt lösenord eller skicka dom på egen styrka

Systemet kan visa ett "konto skapat" meddelande, och sedan lista kontot nedan. Du kan sedan upprepa processen för ytterligare användare. (Många värdföretag tillåter en obegränsad mängd användare, men vissa gör det inte.)

cPanel bekräftar att du har skapat ett nytt konto

När du har skapat kontona kan du gå från administrationsskärmen.

Översikt över Main Roundcube-skärmen

När du loggar in på Roundcube, om du har meddelanden väntar så ser du dem omedelbart. Rubrikerna för olästa meddelanden är fetstil. När du har öppnat ett meddelande ändras rubriken till normal text. Om du har Roundcube öppen när nya meddelanden anländer ska de visas automatiskt, men om de inte klickar du på Uppdatera ikonen på vänster sida av verktygsfältet.

Som standard anges meddelanden i fallande kronologisk ordning, så den nyaste är överst och den äldsta är längst ner. Du kan klicka på någon av kolumnrubrikerna för att sortera efter den kolumnen. Klicka en gång för att sortera i stigande ordning och klicka på samma kolumnrubrik igen för att sortera i fallande ordning. Med det här skrivet kan du inte ändra storlek på kolumnerna.

Den vänstra rutan visar dina mappar, och du kan klicka på dem för att visa innehållet. Om du har olästa meddelanden kommer mängden av dem att listas i mappen.

Den huvudsakliga Roundcube-skärmen

Verktygsfältet på toppen har alternativ för att hantera meddelanden, och dessa knappar har dubbletter i förhandsgranskningsfönstret (se nedan). Du måste välja ett meddelande för att några av knapparna ska vara tillgängliga.

Det finns också två menyer som låter dig filtrera vilka meddelanden som är synliga. Över listan med meddelanden klickar du på rullgardinsmenyn (som standard är inställd på Alla) och väljer vilka typer av meddelanden du vill se, som bara läsas eller endast olästa.

På botten finns en liknande meny (som standard är inställd på Välj) som presenterar liknande val.

Två popup-listor hjälper dig att filtrera meddelanden

Du kan också söka efter meddelanden. Klicka i Sök ruta till höger, skriv ett ord eller en fras och klicka på Nedåtpil bredvid spyglassen för att välja vilken del av meddelandet som ska söka, som ämne eller kropp. Om du inte gör ett val, kommer Roundcube att söka igenom alla delar av meddelandet.

Sök efter meddelanden genom att skriva in ett ord eller en fras och valfritt välj vart du ska söka

Tryck Stiga på, och om det finns några träffar visas bara de här meddelandena.

När du filtrerar meddelanden kommer andra meddelanden än vad du letar efter vara dolda

För att återgå till den fullständiga listan med meddelanden, klicka på X på höger sida av sökrutan.

Läser meddelanden och svarar på dem

Roundcube har en förhandsgranskningspanel så att du kan läsa meddelanden utan att behöva öppna dem. För att aktivera förhandsgranskningen klickar du på Uppåtpil i det nedre högra hörnet av skärmen.

Klicka på pilen i nedre högra hörnet för att visa förhandsgranskningsfönstret

För att ändra storlek på förhandsgranskningsfönstret, rulla muspekaren över den breda, gråa horisontella stapeln. När musen blir en tvåpolig pil, dra upp eller ner (se nedan).

När du har förhandsgranskningsrutan synlig har den flera knappar för att hantera meddelanden:

• Svara på avsändaren
• Svara Alla (svara på avsändaren och någon annan som meddelandet skickades till eller CC'd)
• Vidarebefordra meddelandet till någon annan
• Öppna meddelandet i ett nytt webbläsarfönster
• Visa meddelandehuvuden (användbart för felsökningsfel eller undersökning av skräppost)

Förhandsgranskningsrutan har knappar för att hantera meddelanden

Om du inte vill använda förhandsgranskningsrutan stänger du den genom att klicka på knappen igen. Då kan du använda en annan metod för att läsa ett meddelande: dubbelklicka på det. Roundcube kommer då bara visa det meddelandet, och du kommer inte att se meddelandelistan.

I den här meddelandet med enkelmeddelanden kan du använda knapparna på huvudverktygsfältet för att svara och vidarebefordra. Det finns också knappar för att radera och markera meddelanden. Du kan manuellt ställa in ett meddelande status för att läsa eller olästa och växla på och av flagga. För att göra det, klicka på markera knappen och gör ett urval.

Du kan markera meddelanden för att ha fyra olika statuser

Klicka på Tillbaka knappen för att återgå till listan med meddelanden.

Skickar meddelanden

För att skapa ett nytt meddelande, klicka på Komponera knappen i det övre vänstra hörnet.

Klicka på Komposera för att skapa ett nytt meddelande

Ange personens e-postadress och ämnesrad och skriv sedan ett meddelande. Du kan skriva adresserna till ytterligare mottagare med länkarna ovanför ämnesraden. Om du vill infoga ytterligare mottagare från din adressbok, välj dem och använd sedan knapparna längst ner till vänster.

Lägg till personer i mottagarlistan manuellt eller från din adressbok

Om du vill skicka en eller flera bilagor (t ex bild eller dokument) klickar du på Bifoga en fil knappen till höger eller Fästa (pappersklämma) på toppen. Hitta och välj en eller flera filer att bifoga. Du kan bifoga flera filer samtidigt genom att välja den första, då Ctrl-klicka ytterligare sådana (eller Kommando-klicka på Mac).

När du är klar klickar du på Skicka knappen ovanpå. Om du ändrat dig, klickar du på Annullera knapp. Ett tredje alternativ är att klicka på Spara knapp. Gör det om du vill spara meddelandet i mappen Utkast för senare. Som standard lagrar Roundcube automatiskt unsända meddelanden var femte minut, så om webbläsaren eller datorn kraschar har du chans att återställa ditt oanmälda mail.

Är du besviken över att det inte verkar vara ett sätt att formatera meddelanden? Som standard skapar Roundcube meddelanden i vanlig text, men du kan ändra det i inställningarna (se nedan).

Underhålla en adressbok

För att behålla en lista med kontakter, klicka på Adressbok ikonen i övre högra hörnet.

Klicka på den andra ikonen längst upp för att redigera adressboken

På skärmen som visas kan du skapa grupper (mappar) av kontakter, om du vill. I varje grupp kan du skapa kontakter. Du kan ladda upp bilder av kontakter och använda fälten för information utöver e-postadress, som telefonnummer och anteckningar.

Du kan organisera kontakter i undermappar

Ändra inställningar

Roundcube har många inställningar som du kan anpassa, till exempel tidszon, datum och tid, hur du visar brevlådor och meddelanden med mera. De tre du är mest intresserade av låter Roundcube komma upp när du klickar på en länk på e-post på en webbplats, skapar en signatur och får möjlighet att formatera meddelanden.

För att redigera inställningar klickar du på inställningar knappen i övre högra hörnet.

Ändra systeminställningarna genom att klicka på kugghjulsikonen

Svara på Mail Links

För att få Roundcube att komma upp när du klickar på e-postlänkar, gå till Användargränssnitt avsnittet till vänster (bör redan väljas när du anger Inställningar) och bläddra ner till höger. Klicka på Registrera protokoll länk på botten, klicka sedan på Spara.

Roundcube kan vara standard mail app - användbar när du klickar på e-post länkar på webbsidor

Det här fungerar bara för den dator du använder för närvarande. Så om du använder mer än en dator måste du göra det på var och en.

Skapa meddelanden med formatering

För att skapa meddelanden som kan ha textformatering måste du komponera dem i HTML-format. På vänster sida, gå till Komponera meddelanden avsnittet, sedan i huvudfönstret, klicka på rullgardinsmenyn för Komponera HTML-meddelanden och välj Alltid. Klick Spara.

Skapa och använda en signatur

Det finns två delar för att konfigurera en signatur: Skapa själva signaturen och bestämma när du ska använda den. I Komponera meddelanden avsnittet, rulla ner till botten och klicka på rullgardinsmenyn för Lägg automatiskt till signatur och gör ditt val. Klick Spara. (Om du ställer in meddelandesformatering och tillåter en signatur kan du göra både först och klicka sedan på Spara endast en gång.)

För att faktiskt skapa signaturen, gå till Identiteter längst till vänster och klicka sedan på din identitet. Bläddra ner till höger och skriv din signatur. Om du vill formatera signaturen klickar du på kryssrutan för HTML-signatur, och du får en formatering verktygsfält. Klick Spara när det är färdigt.

Om du inte alltid vill vara dig själv, skapa en annan identitet!

Du kan skapa ytterligare identiteter genom att klicka på Plus underteckna längst ner i avsnittet Identiteter. På så sätt kan du ha en identitet för personligt bruk som skiljer sig från företag, eller kanske en separat identitet för ett visst projekt.

Avsluta din session

När du är klar med att ändra inställningarna klickar du på Post ikonen eller Roundcube-logotypen högst upp för att återgå till huvudskärmen.

Avsluta inställningsskärmen genom att klicka på Mail-knappen eller Roundcube-logotypen

När du är klar med Roundcube är det en bra idé att logga ut. Klicka på Logga ut knappen längst upp till höger.

För säkerhet, kom ihåg att logga ut när du är klar

Slutsats

Det kan vara trevligare att använda Gmail eller en annan mer känd tjänst för ditt e-postmeddelande, men det är svårt att argumentera med gratis-och Roundcube är faktiskt ganska trevligt när du blivit van vid det. Det har funktionerna du behöver, och om du någonsin är osäker på vad en knapp gör, muspeka du bara över den för att se beskrivningen i verktygstipset. Att skapa ditt eget e-postmeddelande i ditt värdkonto låter som en skrämmande uppgift, men det är faktiskt inte svårare än någon annan del av att använda ett gemensamt webbhotell, och det ger dig gratis e-post på din egen domän.

Om du har problem med att komma igång med Roundcube eller ha en annan favoritwebmailapp som fungerar bra med egna domäner, lämna en kommentar nedan!