Share
Att döda djuret som är din inkorg kan verka som en skrämmande uppgift, men det kan göras. Liksom de flesta av oss mottar jag dussintals e-postmeddelanden varje dag, allt från viktiga affärsuppgifter till de ständigt irriterande skräppostmeddelandena. Men till skillnad från de flesta har min inkorg sällan mer än fem e-postmeddelanden som sitter i den vid vilken tidpunkt som helst.
I den här handledningen delar jag alla mina tips, tricks och tekniker som jag använder för att göra en fullsatt ruttig inkorg till ett organiserat arbetsflöde. Du lär dig varför du vill arkivera e-postmeddelanden istället för att radera dem, hur du automatiskt filtrerar meddelanden och får prioriterad inkorg till jobbet för dig och hur du blir av med irriterande automatiserade e-postmeddelanden.
En av mina favoriter i Gmail-funktioner är att du som standard har arkiverat ett e-postmeddelande när du är klar med att läsa den, i stället för den typiska raderingsknappen som finns i de flesta e-postprogram. Det här är bra eftersom det låter dig rensa din inkorg utan att behöva oroa dig för vilka behov som sparas för senare.
Tänk på att du får ett e-postmeddelande med betalningsbekräftelse. Du kan bli frestad att behålla detta i din inkorg tills du ser betalningen som faktiskt skickas till ditt konto innan du tar bort det meddelandet. Men med Gmails arkivfunktion kan du helt enkelt arkivera det utan att ge det en annan tanke!
Arkiverar ett e-postmeddelande i Gmail. Enligt den första raden i Gmail: s supportdokument: "Arkivering tar bort meddelanden från din inkorg, men håller dem i ditt konto så att du alltid kan hitta dem senare. " Så när som helst får du ett mail som du inte är säker på vad du ska göra med, klicka bara på arkivknapp istället för papperskorgen. Om du någonsin behöver hitta den igen, använd Gmails kraftfulla sökfunktion för att dra tillbaka den direkt!
Hitta ett arkiverat email i Gmail Med ett gratis 15 GB lagringsutrymme tilldelat varje Gmail-konto, och möjligheten att köpa mer om det behövs, kan du arkivera med straffrihet. Faktum är att min tumregel är att om jag inte vet vad jag ska göra med ett e-postmeddelande, arkiverar jag det. Det möjliggör en ren inkorg och ett stressfritt sätt att hämta post, allt samtidigt.
Du kan kombinera arkivering med etiketter för att organisera dina e-postmeddelanden, men i de flesta fall kan du bara arkivera meddelanden och hitta dem igen med en snabbsökning. Det är det enklaste sättet att börja organisera din inkorg, och du kan gå vidare med din organisationsinsats senare om du vill.
Och om du organiserar din inkorg manuellt måste du kolla in vår handledning om snabbkommandon i Gmail för att påskynda ditt arbete..
Filter är enkelt en av de bästa funktionerna hos modernaste e-postklienter. Men i Gmail är de också otroligt enkla att konfigurera. När du lägger till en eller två kommer du att vara beroende. Förutsättningen för ett filter är enkelt: Du anger en regel som om ett e-postmeddelande innehåller, är från eller har X, Din e-postklient kommer automatiskt att göra Y med nämnda email.
Tänk dig att du är registrerad för att få en daglig e-post som sammanfattar alla viktiga nyhetshändelser från föregående dag. Det här är en bra tjänst, men dessa e-postmeddelanden tar upp plats i din inkorg tills du kommer runt för att läsa och arkivera dem. Du kan istället skapa ett filter som skickar bort dem automatiskt - eller kanske bara arkiverar dessa e-postmeddelanden efter att du har läst dem.
För att skapa ett nytt filter, klicka på inställningsikonen högst upp till höger i Gmail. Klicka sedan på filter flik. Slutligen bläddra till undersidan av sidan och klicka på Skapa ett nytt filter.
Skapa ett nytt filter i Gmail Välj nu hur du vill hitta eller söka efter de e-postmeddelanden du vill filtrera. Var så specifik som möjligt här som ett alltför allmänt filter kan fånga mer än vad du förhandlat till. Du kan filtrera med så många av följande som du vill:
När du har din filtersats klickar du på Skapa filter med den här sökningen. Nästa skärm ger dig en mängd alternativ som Gmail automatiskt kan utföra för dig. Det kan göra allt från att skicka ett konservburk, för att flytta posten ur din inkorg och till en mapp som du kan titta på senare. Jag skulle rekommendera att göra det för alla dagliga e-postmeddelanden du får, men behöver inte läsa förrän du har ledig tid.
Skapa ett filter i Gmail Prioriterad inkorg är en relativt ny funktion i Gmail. Det lägger till lite viss autofiltrering som standard till din inkorg, så att du kan hålla saker rena utan att behöva installera för många filter. Gmail-teamet vet att nästan alla får tre typer av e-post:
För att aktivera prioriterad inkorg, klicka på inställningsikonen, välj sedan Inkorg flik. Förutom standard tre flikar kan du även aktivera flikar för e-post från sociala nätverk, kampanjer och forumuppdateringar. Ställ in Inkorg rulla ner från standard till prioriterad inkorg, rulla sedan till botten och klicka Spara ändringar.
Prioriterad inkorg i Gmail När en gång har aktiverats börjar Gmail använda en rad olika signaler för att automatiskt avgöra vilken kategori varje e-post ska falla in i. Din inkorg har nu en annan flik för varje kategori. Om Gmail gör ett misstag kan du lära dig om vilka e-postmeddelanden som är prioriterade genom att byta den gula flaggan bredvid varje e-post.
Unroll.me är en rolig ny tjänst som fungerar otroligt bra med Gmail. Genom att helt enkelt registrera och bevilja Unroll.me åtkomst till din Gmail, identifierar tjänsten automatiskt alla e-postadresser och nyhetsbrev som du får. De kommer då att ge dig tre alternativ:
Den dagliga upprullningen är ett enda e-postmeddelande som skickas till inkorgen en gång om dagen med alla massmeddelanden som du fått vackert uppdelad i segment. Om du ser ett segment som du vill se fullt ut, klicka helt enkelt på det och tas direkt till hela e-postmeddelandet. Du kan till och med logga in på webbplatsen och se en sammanfattning av alla e-postmeddelanden i kategorier. Det är ett annat bra sätt att avvärja inkorgen och få de nyheter du behöver.
Unroll.me uppdelning av uppdelningen. När du kan arkivera utan rädsla och sätta dina prenumerationer på autopilot blir det mycket lättare att hålla en ren inkorg. Faktum är att jag för närvarande använder min inkorg som en del av en "att-göra" -lista. Om ett e-postmeddelande kräver åtgärd från mig, förblir det i min inkorg. Annars blir det arkiverat eller flyttat till en mapp. Om det är en prenumeration så klarar mina autofilter och Unroll.me att hantera det för mig.
Du kan kombinera några eller alla dessa funktioner för att tämja det irriterande inkorgen monster. Lämna en kommentar nedan om du har ett annat bra Gmail-tips som du vill dela, eller om du har problem med att använda arkiv, automatiska filter eller prioriterad inkorg.
Accentsconagua