Så här OCR-text i PDF och bildfiler i Adobe Acrobat

Skannade dokument är bra. De låter dig arkivera staplar av papper i mappar på datorn, tar upp mycket mindre utrymme och är oändligt enklare att organisera, flytta och kopiera. Vad som inte är så bra är att hitta innehåll som finns lagrat i ett av dina hundratals skannade dokument. Som standard är de lite mer än en bild av ditt dokument, och om du vill hitta information inom dem måste du öppna var och en och läsa den själv.

Eller så kan du låta din dator göra den tunga lyftan för dig genom att göra din bild till text och låta dig söka igenom dina skannade dokument så enkelt som du söker igenom andra dokument. Det är vad OCR-Optical Character RERKÄNNANDE-gör. Det använder datorns smarts för att känna igen bokstavsformer i en bild eller ett skannat dokument och göra dem till digital text som du kan kopiera och redigera efter behov.

Så här kan du använda OCR-verktyget inbyggt Adobe Acrobat för att skanna dina skannade dokument och bilder av text till riktig digital text.

OCR ett dokument eller bild i Acrobat

Adobe Acrobat är det ursprungliga standardprogrammet för att skapa, redigera och visa PDF-filer. Den används vanligtvis i affärer, och är buntad med Adobe Creative Suite och den fullständiga versionen av Creative Cloud, så det finns en bra chans att din företagsdator redan har den installerad - eller du kan installera den gratis från din Creative Cloud-prenumeration. Om så är fallet, är det ett bra verktyg för att OCR dina dokument snabbt på en Mac eller PC.

Notera: Denna handledning kräver Adobe Akrobat, inte Adobe Läsare. Den senare är en gratis app bara för visning av PDF-filer. Om det är allt du har, hoppa till slutet av denna handledning för några andra bra OCR-verktyg du kan använda.

Öppna din bild eller PDF och få Acrobat att börja känna igen din text 

Acrobat kan känna igen text i alla PDF- eller bildfiler på dussintals språk. Allt du behöver göra är att öppna det skannade dokumentet eller bilden som du vill OCR, klicka sedan på den blåa Verktyg knappen längst upp till höger på verktygsfältet. Markera i det sidobalket Känna igen text fliken och klicka sedan på I den här filen knapp.

Du får nu några alternativ för att finjustera din OCR. Om du känner igen ett dokument som finns på datorns standardspråk (engelska) i mitt fall) klickar du bara på ok för att få din text igenkänd. Annars klickar du på Redigera… knappen för att välja ditt OCR-språk, välj din PDF-utmatningsstil och den upplösning du vill använda Acrobat när du känner igen din text.

Tweak dina OCR-inställningar

Efter en kort paus som indikeras av en framdriftsfält längst ner i fönstret kommer din text att erkännas fullt ut. Det tog bara cirka 15 sekunder att känna igen text på en skannad 1-sidig blankett på min MacBook Air 2012, men ett par minuter på en 30-sidig fullbokstavs-PDF. När det är klart kan du välja vilken text som helst i dokumentet och kopiera den som vanligt eller söka efter text i dokumentet. Som standard sparar Acrobat den igenkända texten i originalfilen när du OCR en PDF, och om du OCR en bild det sparar bilden med texten i en ny PDF-fil. Hur som helst kommer den igenkända texten att visas i någon PDF-läsare efteråt, precis som om det var ett original digitalt dokument.

Kopiera text från ett skannat dokument som vanlig text eller med formatering - eller använd bara PDF-filen som en vanlig PDF-fil

Med den igenkända texten kan du nu markera PDF-filen med alla vanliga markeringsverktyg - du kan markera, korsa text och mer. Du kan även kopiera texten med den upptäckta formateringen, men det är ofta mindre noggrann än själva textigenkänningen.

Exportera dina OCRed-dokument

Om du vill redigera dina ursprungliga skannade dokument, eller kanske återanvända informationen i dem i ett nytt dokument, vill du ha mer än bara valbar text i en PDF. Du vill att hela dokumentet ska konverteras. Acrobat gör det också enkelt, OCRing texten och exporterar den som ett nytt dokument i ett steg.

Öppna bara dokumentet du vill OCR och konvertera, klicka Fil > Spara som… och välj det format du vill ha. Du kan exportera som Word eller Rich Text Document, Excel eller CSV-kalkylblad, eller som HTML. Lägg till det filnamn du vill ha och den plats där du vill spara din nya fil och klicka på Spara. Acrobat fortsätter att visa samma framdriftsfält längst ner i fönstret eftersom det känner igen texten och formateringen i ditt dokument och sedan sparar den exporterade kopian.

Exportera dina bilder och PDF-filer från Acrobat med olika resultat.

Acrobat-export från skannade dokument är både förvånansvärt bra och frustrerande dåligt. Det kommer att känna igen det mesta av texten och formateringen, och du kommer sannolikt att bli förvånad över hur trevligt det färdiga exporterade dokumentet ser ut om det inte är för komplicerat. Men då är det fortfarande inte originalet. Det kommer att finnas misstag, formatering du behöver fixa och mer. Det bästa sättet är alltid att använda det ursprungliga digitala dokumentet, men det här är ett utmärkt sätt att få tillbaka en digital kopia av ett dokument om allt du har är en skanning.

Medan OCR inte är perfekt är Acrobats OCR ganska bra. I denna skannade form upptäcktes nästan varje ord korrekt, men en förekomst av ordet namn detekterades som N "" e. Det är perfekt nog, om du bara vill kunna söka igenom dina dokument grovt med hjälp av PDF-läsarens sökverktyg, men om du faktiskt använder OCR-filen för att kopiera den ursprungliga texten, vill du bevisa -läs det först och se till att korrigera eventuella uppenbara misstag.

OCR flera dokument i taget

Har du massor av dokument som du vill OCR på en gång? Acrobat är också bra för det. Öppna bara något dokument i Acrobat, öppna sedan Känna igen text sidobarrutan som tidigare. Välj den här gången I flera filer knappen, och du får se ett fönster där du kan dra alla dina filer du vill OCR. Återigen kan du lägga till PDF- eller bildfiler, och Acrobat kommer att känna igen texten och spara dem i PDF-format. Det finns också några extra alternativ, där du kan välja var du vill spara de färdiga filerna och hur du vill ha dem som heter.

Andra OCR-verktyg

Acrobat är inte det enda sättet att OCR-text från dina skannade dokument, förstås. Om du inte redan har en kopia av det finns det massor av andra verktyg du kan använda. Vi har redan täckt de bästa verktygen för OCR på din Mac: Prizmo, FineReader, Doxie-appen, PDFPen och Evernote. Prizmo och PDFPen skulle också fungera på dina iOS-enheter för OCR på språng, och Doxie-appen fungerar också på datorer. Evernote låter dig inte kopiera text ut, men det fungerar överallt - och på datorn är OneNotes OCR bra och gratis.

Det finns också det fria Tesseract OCR-biblioteket, med en väldigt grundläggande gratis Mac-app som kan känna igen text för dig. Ett annat budgetvänligt OCR-verktyg är Pica-text, för $ 3,99. Hur som helst, om OCR är allt du behöver behöver du inte få en kopia av Acrobat bara för det - men om du har Acrobat är dess OCR-verktyg en bra extra.

Slutsats

Med några minuter till OCR är dina PDF-dokument allt för att få dem från att vara grundläggande bilder av dina pappersdokument till fullfjädrade digitala dokument som du kan söka, kopiera text från, markera och exportera i Office-format. Acrobat har skadats för sin PDF-läsare, men det har fortfarande massor av bra funktioner, och OCR är en av dem.

Om du har en kopia av Acrobat eller en Creative Cloud-prenumeration, försök och få dina skannade dokument OCRed. De kommer omedelbart vara mer värdefull för dig än de någonsin varit som vanliga skanningar.