Share
Du har sannolikt hört talas om Få saker gjorda eller GTD, produktivitetsmetoden populäriserad av David Allens bok med samma namn. I det beskriver han fem faser för att uppnå stressfri produktivitet, genom att samla in information, sedan bearbeta och göra saker du behöver göra. Det är i ett nötskal GTD-systemet.
GTD-systemet hjälper dig inte bara att sortera igenom allt du behöver göra utan också att prioritera dem, så det blir mer automatiskt att göra uppgifter som kräver omedelbar uppmärksamhet innan du utför uppgifter som inte pressar. Det finns massor av appar som hjälper dig att arbeta på det här sättet, från den populära OmniFocus till enklare verktyg som Wunderlist, men Microsofts kostnadsfria notebookapp OneNote kan också vara ett bra GTD-verktyg.
OneNote hjälper dig att hålla reda på olika typer av information, t.ex. att undersöka produkter du behöver köpa, lagra information om föremål du redan har köpt, webbplatser du behöver spendera tid på, artiklar du behöver läsa, mötesnoteringar du behöver behålla och refererar till, och naturligtvis, bilder och ljud för något av detta. Det är tillräckligt flexibelt för att du ska kunna använda GTD-metoden så som du vill, och i den här handledningen visar jag dig hur du gör OneNote till det ultimata verktyget för att hjälpa dig att få saker gjort.
I OneNote skapar du antingen en ny anteckningsbok eller en ny sektionsgrupp i en befintlig anteckningsbok. (I den här handledningen skapade jag en ny anteckningsbok.) Skapa en rad flikar - vilken OneNote ringer sektioner - med följande namn:
Skapa också en sektionsgrupp som heter Referens (diskuteras mer detaljerat nedan). Om du är ny på 2013 eller Mac versions av OneNote kanske du undrar var knappen är att skapa en sektionsgrupp. Det finns inte en! För att skapa en sektionsgrupp högerklickar du på en tom plats bredvid fliken rad och väljer Ny sektionsgrupp från popupmenyn. (Se nedan.)
Din anteckningsbok ska nu se ut så här:
I OneNote 2013 högerklickar du på en tom plats bredvid fliken rad för att skapa en ny sektionsgruppFliken Samling är ett triageområde för insamling av all information: Det är där du skickar objekt som antingen får omedelbar uppmärksamhet eller att du ska hantera senare. Du vill inte behålla objekt i den här fliken, eftersom det bara är ett första stopp. Varje dag eller två, tömma den genom att flytta objekt till andra flikar.
Fliken Nuvarande är för projekt som du gör nu. Inne i den här fliken skapar du huvudsidor och undersidor som du behöver. En sak som är trevligt om OneNote är att det inte bara kan en huvudsida ha undersidor, men du kan kollapsa och expandera undersidorna genom att klicka på den lilla nedpilen på höger sida av huvudsidan. Nuvarande flik i min anteckningsbok ser så här ut:
Du kan ha sidor nestade på sidor på toppnivå och selektivt kollapsera undersidorOckså om du använder 2013- eller Mac-versionerna av OneNote, är skapande av undersidor en annan dold funktion. För att lägga till en undersida för den aktuella valda sidan, tryck på Ctrl-Alt-Skift-N (Windows) eller Kommando-alternativ-skift-N (Mac).
Fliken Review är för objekt som du behöver läsa, titta på, lyssna på eller tänka på. De kan vara böcker, artiklar, webbsidor, anteckningar från möten eller telefonsamtal, och så vidare. Så småningom kanske du vill flytta dessa objekt till referensdelen (se nedan). På min dator är det här fliken Granskning.
OneNote skapar automatiskt länkar från webbadresserDet finns några saker du vill tänka på för en senare tidsram. Det här är uppgifter eller idéer som inte är kritiska, och du kanske eller kanske inte gör dem. I stället för att täppa till dina aktiva viktiga avsnitt, lägg dessa objekt i avsnittet Someday-Maybe. På min dator ser det ut så här:
OneNote tillåter inte snedstreck i fliknamn, så jag kallade detta "Someday-Maybe" istället för "Someday / Maybe".När du har slutfört en uppgift eller ett projekt vill du inte att det tar plats i din pågående verksamhet, men du vill inte heller ta bort den. Du kanske vill se objekten, senare. För det har du fliken Arkiv.
I min anteckningsbok använder jag den för att lagra information om inköp som jag har gjort. Om jag behöver köpa en annan eller behöver återvända, har jag all information där. Det gör det också lättare om du behöver specificera inköp vid skatt tid.
För inköp som du gör online är det enkelt, eftersom du kan kopiera kvitton från webbsidor och bekräftelsemail direkt till OneNote. För objekt som du köper personligen betyder det att du tar extra steg med skanningsintäkter, och du använder din skanner med Skannade bilder knappen på fliken Infoga. På min dator ser fliken Arkiv ut så här:
Du kan skanna dokument direkt till OneNoteEftersom OneNote efterliknar en anteckningsbok, är det som händer bäst att samla in och hålla på många bitar av information på obestämd tid. Därför föreslår jag att du skapar en hel sektionsgrupp för Referenser (se första skärmbilden ovan).
Vad du lägger till i avsnittet Referenser är upp till dig, men här är hur jag organiserar det. Jag har en flik för diverse tekniska anteckningar som är indelade i information om hårdvaruproblem och problem för programvara. Det finns en annan flik för webbplatser som jag vill notera.
Eftersom jag har WordPress-utveckling har jag en flik som innehåller generell information och kodfragment för WordPress som jag kan återanvända. Det finns en annan flik för kodsekvenser av andra språk, som JavaScript och PHP. Och jag har också flikar för att hålla info för program som jag undervisar.
Så ser min referensflikgrupp ut så här:
En sektionsgrupp är en samling flikar som är inbästa i huvuddelen. Du kan till och med ha sektionsgrupper inom sektionsgrupper.Här är tre exempel på att fånga data och sedan skicka dem på väg.
Jag har redan en sida som jag skapade, med titeln på företagsförbättringsmötet. På den här sidan är provnoteringar som jag skrev och en bild som följer med anteckningarna. Detta gäller för en pågående serie möten och diskussioner. Jag kan till och med märka det som Viktig.
Typisk sida med typad text och en infogad bildLåt oss säga att vi vill ha en bra uppsättning kortkommandon som ska användas på en Mac i OS X, så vi går till den här sidan på Apples webbplats:
http://support.apple.com/kb/ht1343
Välj allt på sidan och kopiera sedan till urklippet (Ctrl-C i Windows eller Kommando-C på Mac).
Byt till OneNote, skapa en ny sida och ge den en titel på OSX-tangentbordsgenvägar. (Eller ge inte den en titel och kopiera och klistra in från webbsidan.) Klicka på sidan och klistra sedan in (Ctrl-V i Windows eller Kommando-V på Mac). Skärmen kommer nu att se ut så här:
När du klistrar in text och bilder från en webbsida, håller OneNote vanligtvis formateringen. 2013-versionen gör det bästa jobbet, inklusive från andra webbläsare än Internet Explorer.Observera att Mac-versionen av OneNote vid skrivetiden är ny, och stöder inte fullständigt formatering från webbsidor. Så när du klistrar får du texten, men länkarna kan bli borttagna och bilder kommer inte alls att komma in. Men formatering, länkar och bilder som du samlar in och skapar i Windows-versionen kommer att synkroniseras korrekt på Mac.
Alternativt kan du installera OneNote Web Clipper i din webbläsare och spara en hel sida till din OneNote-anteckningsbok i ett steg.
Ett annat sätt att samla in information är att skicka den direkt från Outlook. (Obs! Endast Windows-versionen har den här funktionen.) Gå till Outlook och öppna ett meddelande som du vill lagra i OneNote. På bandfältet klickar du på knappen för Skicka till OneNote.
Knappen Send to OneNote kan vara större på din datorI Välj plats dialog som visas, välj din Samling fliken och klicka sedan på ok.
Du kan infoga ett e-postmeddelande i någon del av en anteckningsbok som är öppenOneNote dyker upp, och e-postmeddelandet blir en ny sida.
När du skickar ett e-postmeddelande till OneNote blir det en ny sida, med rubriken formaterad som en tabellNu när vi har samlat in information och skapat en organisationsstruktur, låt oss behandla det vi samlade in. Beroende på uppgifterna du samlade, var du behandlar objekten kan vara annorlunda, men det här kommer att ge dig en idé.
E-postmeddelandet om Welcome to Your iPad Air är något som jag inte behöver uppmärksamma direkt med, men det är något jag vill titta på senare när jag har tid. Så högerklickar jag på sidtiteln i navigeringsfältet och väljer Flytta eller Kopiera. I dialogrutan som visas väljer jag fliken Granskning och klickar sedan på OK.
På samma sätt som e-postmeddelanden kan du flytta någon sida till någon del av en öppen anteckningsbokJag gör detsamma Flytta proceduren med OS X Tangentbord Genvägssidan. Detta hör hemma i Referens sektionsgrupp, inuti Tech Notes. Om jag upptäcker att jag har många anteckningar relaterade till OS X kan jag skapa en ny flik bara för dem.
Slutligen flyttar jag sidan med mötesnoteringar i avsnittet Nuvarande. I stället för att använda dialogrutan Flytta, drar jag sidan till Aktuell flik och håll fingeren nere på musknappen i en eller två sekunder tills OneNote växlar till fliken. Sedan släpper jag musknappen och sidan sätts in där.
Systemet Getting Things Done är ett effektivt ramverk för att hålla högt upp på din information, så att du kan ställa in prioriteringar och arbeta med dem. Och det är flexibelt, för var och en av oss arbetar på ett annorlunda sätt. OneNote är också flexibel, så om du upptäcker att du vill omstrukturera din anteckningsbok - kanske du behöver en hel del för något, snarare än bara en sida - du kan ändra den när som helst. Använd det men det är mest bekvämt för dig.
Ge det ett försök, och gärna dela vilken kombination av anteckningar, bärbara datorer, taggar och mer som gör det perfekta OneNote GTD-systemet för dig. Eller om du vill prova något annorlunda, var noga med att kolla in vår handledning om hur du gör en översiktsapp till ett GTD-system.
Accentsconagua