Tämja din Outlook-inkorg med undermappar, regler och filter

Att få översvämningar av e-post behöver inte vara en mardröm! Istället ska de appar som du använder för att läsa och skicka dina e-postmeddelanden också kunna hjälpa dig att få dem organiserade och sorteras automatiskt. Vi har redan tittat på hur du behåller din Gmail-inkorg, men i affärsverksamheten är Outlook ett av de vanligaste e-postprogrammen. Det har också ett antal verktyg för att hålla din inkorg ren och mer.

I Outlook kan du enkelt hitta och gruppera meddelanden om du sorterar dem i undermappar, och du kan till och med få Outlook att sortera automatiskt för dig. Ett annat alternativ är att använda formatering som utmärker sig meddelanden som är viktiga, med eller utan undermappar.

I den här handledningen visar jag dig hur du använder dessa verktyg och mer för att automatiskt hålla din Outlook-inkorg ren och fokuserad på de e-postmeddelanden som verkligen betyder dig.

screencast

Du kan följa med den här handledningen med dina e-postkonton som du redan har installerat i senaste versioner av Outlook för Windows eller Mac. Några av teknikerna fungerar lika i Windows och Mac-utgåvorna, men 2013-utgåvan av Outlook for Windows har några fler funktioner för att göra din e-postorganisation lite enklare. Men när du har allt satt upp, fungerar båda upplagorna bra.

Skapa undermappar

Undermappar är nyckeln till att hålla sig organiserade i Outlook, och du kan ha undermappar i någon av dina huvudmappar: för e-post, kalendrar, kontakter och mer. Att skapa en undermapp tar bara några klick i antingen Windows eller Mac-versionen.

I listan över mappar på vänster sida högerklickar du på Inkorg, välj sedan Ny mapp från popup-menyn.

Högerklicka på en mapp för att skapa en undermapp inuti den

Skriv ett namn och tryck sedan på Stiga på. Den nya mappen kommer att listas under inkorgen.

Undermappar är kapslade inuti sina föräldramappar

Nu kan du dra några meddelanden du vill ha i den nya mappen.

Du kan dra meddelanden till undermappar

Tips: för att välja flera meddelanden för att dra, Ctrl-klicka enskilda, eller välj ett gäng i rad genom att klicka på den första du vill, då Skift-klicka den sista.

När du har draget kommer meddelandet att vara borta från inkorgen, och om du klickar på undermappen ser du meddelandet i det. Drack du fel av misstag? Inga problem! Dra tillbaka den igen, igen.

Om du föredrar att kopiera meddelandet istället för att flytta det, håller du ned Ctrl tangenten medan du drar.

Och om du senare beslutar att du inte vill ha den undermappen, kan du högerklicka på den och välja Ta bort mapp från popup-menyn. Alla meddelanden i mappen kommer också att raderas.

Flytta ett meddelande med hjälp av ett snabbt steg eller flytta-knappen

Två andra sätt att manuellt flytta meddelanden är Quick Step-funktionen (endast Windows) eller Flytta-knappen på bandfältet i både Windows och Mac-versioner. Ett snabbt steg är som ett makro, och det finns några som görs redo med Outlook. I det här fallet måste vi skapa vår egen för den nya mappen.

Skapa och använda ett snabbt steg (endast Windows)

Låt oss först skapa ett snabbt steg: välj ett meddelande som du vill flytta och klicka sedan på Nedåtpil i nedre, högra hörnet av snabbsteg-rutan.

Klicka på nedre pilen i rutan Snabba steg för att skapa ett nytt steg

Från rullgardinsmenyn väljer du Nytt snabbt steg, sedan Flytta till mapp.

I dialogrutan som visas, ge det ett meningsfullt namn, välj den mapp du vill ha objekt flyttat till, markera sedan eventuellt meddelanden som läst. Klicka sedan Avsluta.

I dialogrutan Snabbstegsinställningar väljer du vilken mapp för att flytta meddelanden till

För att använda det, välj ett meddelande och klicka sedan på det snabba steg du just skapat.

Snabba steg som du skapar kommer att visas i rutan på fliken Hem

Detta flyttar meddelandet, på samma sätt som om du drog det.

Flytta knappen (Windows och Mac)

Bredvid Quick Step-gruppen på bandet är Flytta-knappen. När du skapar mappar eller flyttar meddelanden gissar det vanligtvis att du vill göra det igen. Det är som ett snabbt steg som skapas automatiskt, men kräver ett par extra klick att använda.

Välj ett meddelande, klicka på Flytta knappen, välj sedan mappen från listan i menyn. Om den mapp du vill ha är inte listad väljer du Annan mapp. Du kan välja den mapp du vill ha från en mapplista.

Flytta-knappen har några liknande sätt att flytta meddelanden

Även om detta fungerar, tycker jag att det tar för många steg. Det finns ett mycket bättre sätt.

Skapa regler för att automatiskt flytta meddelanden

Om du får många meddelanden kan det vara lätt att sakna några av dem som du vill lägga in i undermappar. Lyckligtvis kan funktionen Regler göra det för dig när meddelanden anländer. Du kan skapa regler för att flytta meddelanden utifrån vem avsändaren är, vad ämnesraden är, oavsett om du befinner dig i fältet Till eller CC och många andra kriterier. Som en del av att skapa en regel kan du skapa en undermapp, så du behöver inte ens göra det i förväg.

Skapa en regel från ett meddelande du redan flyttat (endast Windows)

I Windows-versionen kan du skapa en regel om du manuellt släpper ett meddelande i en undermapp automatiskt, automatiskt.

Dra ett meddelande till en undermapp som du skapade. På ribban bar, klicka på regler knappen och märka de två första valen:

Regler-knappen har enkla och avancerade sätt att definiera regler

Om du väljer Flytta alltid meddelanden från ... Outlook kommer alltid att flytta meddelanden från avsändaren till den valda undermappen.

Om du väljer Skapa regel, Du får en dialogruta där du kan välja ytterligare inställningar, som om du vill flytta meddelanden baserat på avsändarens namn, meddelandeämne, vem det är skickat till och mer.

I dialogrutan Skapa regel kan du flagga meddelanden baserat på avsändare, ämne och mottagare

Välj de inställningar du vill ha och klicka sedan på ok.

Regelguiden ger dig ännu mer kontroll. Låt oss ta en titt på hur man skapar en regel i Windows.

Skapa en regel med Regelguiden i Windows

Regelguiden har många fler villkor för att sortera meddelanden och låter dig också ange undantag från reglerna.

Det finns två sätt att visa guiden. I dialogrutan Skapa regel (se skärmbild, ovan) kan du klicka på Avancerade alternativ knapp. Ett annat sätt är att klicka på regler knappen och välj Hantera Regler och varningar från rullgardinsmenyn.

Tänk på en rad meddelanden som du ofta får, som ett särskilt nyhetsbrev, som alltid har några konsekventa ord i ämnesraden. Vi flyttar meddelandena baserat på dessa ord. Du inte måste välja ett av meddelandena för att skapa denna regel. Du behöver inte ens någon av dem i din inkorg. Outlook kommer att fånga dem när de kommer fram.

Klicka på i dialogrutan Regler och varningar Ny regel, på toppen.

Ta upp Regelguiden genom att klicka på knappen Ny regel

Det visar mer färdiga regler som du kan ansöka om.

Regelguiden har färdiga regler, eller du kan välja en tom och skapa en från början

För att komma till samma del av dialogrutan när du klickar på knappen Avancerat ovan väljer du det näst sista alternativet: Använd regel för meddelanden jag får. Klicka sedan Nästa, på botten. Det leder till steg 1 av trollkarlen.

Markera rutan för specifika ord i ämnet eller kroppen. I nedre delen av dialogrutan klickar du på hyperlänken för specifika ord.

När du väljer ett alternativ i den övre delen av dialogrutan kommer det att finnas en länk för att klicka på botten

Skriv in de ord som du vill flagga i dialogrutan Söktext, och klicka sedan på Lägg till att lägga till dem i söklistan. Om du lägger till flera objekt kommer Outlook bara att fånga meddelanden där Allt av föremålen är närvarande. Klick ok när det är färdigt.

Om du lägger till mer än ett ord eller en fras måste alla vara närvarande för att meddelandet ska flaggas

Klick Nästa, och du bestämmer vad du ska göra med meddelandena som blir flaggade.

Överst, markera rutan för flytta den till den angivna mappen. I nedre delen av dialogrutan klickar du på hyperlänken för specificerad.

Det finns många åtgärder tillgängliga, och du kan välja flera av dem, om du vill

I mappträdet som visas vrider du inkorgen och väljer sedan undermappen där du vill att dessa meddelanden ska flyttas.

Du kan få regeln att flytta ett meddelande till en mapp

Klick ok, Klicka sedan Nästa att bestämma om du vill ha några undantag från regeln. Gör några val här på samma sätt som du gjorde i de föregående två stegen. Naturligtvis behöver du inte välja några undantag om du inte vill. Klicka sedan Nästa att gå till det sista steget.

Ge regeln ett meningsfullt namn (du kan behålla den föreslagna). Om du väljer Kör den här regeln nu ... alternativ kommer Outlook att behandla alla meddelanden som finns i inkorgen, som uppfyller dina kriterier. Alternativet för Slå på den här regeln låter dig stänga av och aktivera regeln när som helst.

Du kan få en ny regel att köras omedelbart, eller vänta på att nya meddelanden kommer fram

Klick Avsluta. Regeln du skapade kommer nu att visas i rutan Regler och varning, och du kan inaktivera aktivera reglerna här, utan att behöva redigera regeln. För att ändra regeln senare, dubbelklicka på den eller välj den och klicka sedan på Ändra regeln.

Klick Tillämpa, Klicka sedan ok. Nästa gång du får ett meddelande som uppfyller dina kriterier kommer Outlook automatiskt att flytta det till den undermapp du valde. Undermappen kommer att vara fet, vilket indikerar att det finns olästa meddelanden, och siffran på den anger hur många som finns.

När nya meddelanden anländer och sorteras, kommer Outlook att indikera dem

Skapa en regel på Mac

Mac-utgåvan av Outlook har inte så mycket detaljer för att skapa regler, men det har förmodligen vad du behöver, ändå.

På antingen Hem flik eller Organisera fliken på bandet, klicka på regler knappen och välj sedan Redigera regler.

På Mac är Regler-knappen på både fliken Hem och Organisera

På den vänstra sidan av dialogrutan som visas väljer du vilken typ av konto du använder och klickar sedan på plustecknet längst ner.

I rutan Regler väljer du vilken typ av tjänst du använder och klickar sedan på plustecknet för att skapa en ny regel

Välj de inställningar du vill ha och klicka sedan på OK. Observera att ett alternativ som Mac-utgåvan har att Windows inte är att du kan välja hur man hanterar flera villkor.

I Mac-versionen kan en regel flagga ett meddelande när det uppfyller alla eller bara några av de villkor du anger

Filtrera meddelanden (endast Windows)

I Windows-utgåvan, om du inte vill hantera undermappar och regler, kan du istället ha Outlook ändra formateringen av meddelandehuvud. I 2007 och tidigare versioner kan du göra det med några klick ovanpå meddelandelistan, men med början av 2010-versionen måste du hoppa genom några få hovlar. Och den här funktionen finns inte alls i Mac-utgåvan.

Välj ett meddelande från en avsändare som du vill flagga. Gå till Se fliken på bandet, klicka på Visa inställningar knappen till vänster och klicka sedan på Villkorlig formatering knappen i dialogrutan som visas.

För att skapa ett anpassat format för meddelandehuvud, använd dialogrutan Visa inställningar

Klicka på i dialogrutan Villkorlig formatering Lägg till, skriv ett namn på regeln (kom ihåg att det omedelbart placeras längst ner i listan) och klicka sedan på Tillstånd att välja kriterier.

Ange eventuella kriterier, som avsändarens namn eller e-postadress. Ju fler kriterier du anger, desto smalare blir sökningen.

Filterdialogrutan har tre flikar av alternativ, och du kan ställa in så många eller så få som du vill

Klicka på OK för att återgå till föregående dialogruta och klicka sedan på Teckensnitt för att välja formatering för de meddelandehuvud som markeras.

Du kan formatera meddelandehuvud med vilken typsnitt som helst på din dator

Ange de alternativ du vill ha och klicka sedan på ok tre gånger för att bekräfta dialogrutorna och återgå till huvudfönstret i Outlook.

Meddelanden som innehåller de kriterier du angivit har nu den unika formateringen.

Exempel på ett meddelandehuvud med ett anpassat format

Slutsats

Outlook har bra funktioner för sortering och organisering av post, även om vissa av funktionerna är svåra att hitta. Du kan också använda någon av dessa tekniker för att organisera mail som du skickar. Du kanske till exempel vill ha en mapp som innehåller alla meddelanden som du skickar med försäljningsförslag eller alla meddelanden du skickar till din chef. Du kan också ligga undermappar och använda regler på dem. På så sätt kan du skapa en klientmapp och skapa enskilda undermappar i den, en för varje klient.

Om du har några andra tips för att hålla dina Outlook-e-postmeddelanden organiserade, eller om du har problem med att skapa Outlook-filter, låt oss veta i kommentarerna nedan och vi skulle gärna hjälpa till!