Den ultimata guiden till OmniFocus 2

De mest avancerade uppgiftshanteringsapparna är ofta de mest förvirrande att använda när du bara har börjat. Det är lätt att förstå hur du lägger till dina uppgifter till Reminders.app eller Wunderlist, men lägg till projekt, sammanhang, upprepade förfallodagar, anpassningsbara perspektiv, AppleScript och mer, och du har mycket mer att förstå för att komma igång.

Det är utmaningen att komma igång med OmniFocus. Den ursprungliga versionen såg ut som ett kalkylblad, eftersom det ursprungligen var ett tillägg för OmniOutliner, en konturapp. Den nysslutna OmniFocus 2 har ett nyare gränssnitt och är mycket lättare att använda, men innehåller också många kraftfulla funktioner som kan hjälpa dig att hålla sig över dina uppgifter, och det kan vara svårare att räkna ut. I den här handledningen tar jag dig igenom hur du använder OmniFocus 2 för Mac, och hur du utnyttjar de bästa funktionerna för att följa upp dina uppgifter.

Lägga till uppgifter i OmniFocus

OmniFocus 2 för Mac

OmniFocus, för alla dess funktioner, är inte så svårt att komma igång med. I grunden har du en lista med uppgifter mitt på skärmen. Klicka på Ny åtgärd knappen för att lägga till en ny uppgift, och du kan omedelbart börja skriva in din uppgift. Tryck på returknappen, och du kan börja skriva en annan uppgift. Sedan, för att avmarkera en uppgift, klicka på den grå cirkeln till höger (i stället för den traditionella kryssrutan du skulle hitta i andra att göra-lista-appar och den äldre OmniFocus 1).

När du lägger till dina uppgifter märker du att det finns flera svaga gråtexter under din uppgift. Den första är en knapp för att lägga till en anteckning för din uppgift. klicka på den här knappen eller tryck på Kommando + 'för att lägga till en anteckning. Du kan skriva in en beskrivning för din uppgift med hjälp av vanliga tangentbordsgenvägar som Command-B och Command-I för att formatera din text. Du kan också klistra in text och media från andra appar eller kan till och med dra och släppa bilagor för att hålla relevanta filer med sin uppgift.

Sedan har du en plats att skriva in projektet och sammanhanget kommer en uppgift att tilldelas. Vi tittar på båda dessa vidare, men när du lägger till uppgifter kan du börja skriva projektnamnet och OmniFocus visar liknande projekt att välja från, eller du kan trycka på Kommandoroll för att lägga till texten du har skrivit som en ny projekt (respektive sammanhang). Det är då uppskjutningen (den dag du vill börja jobba på en uppgift) och på grund av (dagen då en uppgift måste vara klar) datum; båda kan acceptera ett språksdatum som i morgon, nästa tisdag, eller +2w i två veckor från idag. Bäst av allt kan du trycka på fliken för att flytta mellan sektionerna, eller tryck på Retur någonstans för att starta en ny uppgift.

Först och främst finns det en flaggknapp - den orangefärgade rutan längst upp till höger om kryssrutan. Klicka på det för att flagga viktiga uppgifter, som en tredje väg för att räkna ut vad du verkligen behöver göra. Du kan också ändra något av dessa alternativ från inspektörspanelen längst till höger, vilket också ger dig en plats att få dina uppgifter att återkomma regelbundet efter eget val.

Lägg snabbt på uppgifter genom att trycka på Command-Shift-O var som helst på din Mac

Därefter finns dialogrutan Snabbinmatning som du kan öppna från vilken app som helst på din Mac genom att trycka på Kommando + Skift + O (eller någon annan genväg som du vill ha via inställningarna). Det fungerar precis som att lägga till en uppgift någon annanstans: skriv in din uppgift, flik mellan de andra textrutorna för att lägga till extra information och tryck på Retur-knappen för att spara uppgiften. Det är det enklaste sättet att lägga till uppgifter utan att lämna tangentbordet. Det finns också en snabbkommandotjänst som du kan konfigurera från Mac-tangentbordets inställningar för att kopiera allt på din Mac och lägga till det som en uppgift direkt.

Sist men inte minst kan du lägga till uppgifter från OmniOutliner. Om du har använt det för att skapa en egen uppgiftslista kan du bara kopiera och klistra in de här uppgifterna eller importera OmniOutliner-filen direkt till OmniFocus, och det kommer att erkänna projekten och förfallodagen och importera dem i enlighet därmed. Det är ett bra alternativ att planera projekt i en översikt, och gör dem så snabbt som möjligt.

Organisera dina uppgifter i projekt och med kontext

Projekt och delprojekt ger dig utrymme att organisera allt

Den bästa anledningen att använda en avancerad uppgiftshanterare är för de verktyg som det ger dig möjlighet att organisera dina uppgifter. I OmniFocus är det primära sättet att organisera uppgifter i projekt. På samma sätt som en mapp behåller de alla dina relaterade uppgifter tillsammans. Du kan starta ett nytt kort projekt för ett evenemang som du sätter ihop, eller ett långsiktigt projekt för ditt övergripande arbete och lägg till alla relevanta uppgifter där.

Sedan, i inspektörsfönstret längst till höger, ser du alternativ för att ange hur dina projekt fungerar. Som standard är projekten Parallell, där uppgifter kan slutföras i vilken ordning som helst. Du kan också ställa in ett projekt som sekventiell om uppgifterna måste slutföras i ordning - om du väljer det här kommer uppgifterna längre ner i listan i projektet att blekna ut och visas inte på din Prognos eller skicka påminnelser tills de tidigare uppgifterna är färdiga. Då kan du till och med lägga till ett förfallodag till hela projektet för att se till att alla uppgifter är färdiga i tid, även om du glömmer att lägga till en förfallodag för varje uppgift.

Om du vill kan du ha delprojekt för en extra organisationsnivå. Du kan också ha sub-uppgifter; välj bara en uppgift och tryck på Kommando-] för att göra det till en underuppgift för uppgiften ovanför den. Detta ger dig frihet att ha lika mycket eller så liten hierarki till dina uppgifter som du vill.

Konflikter, som liknar taggar, ger dig ett extra sätt att organisera uppgifter

Då är det kontekster. I GTD-arbetsflödet kan kontexten du lägga till information om var en uppgift ska äga rum eller något annat viktigt som ger uppgiften mer, bra sammanhang. I dina projekt har du liknande uppgifter: du kanske behöver köpa saker för både ditt arbete och hemprojekt, så a Lagra sammanhang skulle lägga dem båda tillsammans. De liknar taggar i andra att göra-lista-appar, förutom att du bara kan ha ett sammanhang på en uppgift samtidigt.

Håll allt synkroniserat

Du har dina uppgifter listade och organiserade, och du måste hålla dem överallt. Det är där OmniFocus-synkronisering kommer in. Det finns officiella OmniFocus-appar för iPhone och iPad, såväl som inofficiella Android- och webbapps som fungerar med OmniFocus, så att du kan ta dina uppgifter med dig var som helst. För det måste du synkronisera.

Det enklaste sättet är att använda Omni Sync Server. Du registrerar dig för ett gratis konto och använder det för att synkronisera med någon av OmniFocus-appar. Det kommer också att ge dig en e-postadress, där du kan skicka e-postmeddelanden och lägga till dem som nya uppgifter. Ett bra sätt att integrera OmniFocus med andra enheter, inklusive din arbets-dator. Alternativt kan du, om du har en WebDAV-server, skriva in dina uppgifter och synkronisera din databas på egen hand.

Synkronisering av OmniFocus via Omni Sync Server är det enklaste, men det är trevligt att ha alternativ.

Du hittar några fler alternativ i de inställningar som du kanske vill tweak, inklusive datum och tider, inställningar för Mac OS-meddelanden för att varna dig när uppgifterna beror och mer. Det finns mycket färre inställningar än i den senaste versionen, eftersom det inte finns några tematillbehör och det enda sättet att anpassa gränssnittet är att omorganisera knapparna på verktygsfältet, men det finns fortfarande tillräckligt många inställningar som du vill titta igenom för att se till att de är inställda sätt du vill ha.

Men för nu är det dags att börja göra dina uppgifter.

Se vad som händer med prognosutsikten

Den bästa nya funktionen i OmniFocus 2 är prognosutsikten, som tar platsen för den gamla Till följd av perspektiv. Denna vy visar en kalender med antalet uppgifter du har per datum till vänster och en lista över alla dina uppgifter i den ordning de är förfallen i huvuddelen. Interspersed mellan dina dagliga uppgifter hittar du en linjär kalendervy som visar varje kalender synkroniserad till din Mac. Det är den del av OmniFocus du kommer att ha mest ut av din tid, medan du avslutar ditt arbete hela dagen.

Se dina uppgifter i den ordning de är förfallen, tillsammans med dina kalenderhändelser

Du kan också anpassa prognosvyn om du vill, liksom någon annan vy i OmniFocus, från Se knapp. Ange start- och sluttid för den dag du vill ha och avmarkera alla kalendrar som du inte vill visa tillsammans med dina uppgifter. helgdagar och Facebook-händelsekalender är troligtvis inte nödvändiga tillsammans med dina viktiga arbetsuppgifter.

De Se menyn kan du välja vilka kalendrar och tidsramar du vill visa

Sedan finns det ny Öppna rutan. Tryck på Command-O eller klicka på Öppna knappen för att öppna en Alfred-liknande sökruta där du snabbt kan hoppa till någon del av OmniFocus eller något av dina projekt enkelt. Det finns ett alternativ längst ner för att öppna listan i ett nytt fönster, vilket du bör kontrollera om du inte vill lämna din nuvarande vy i OmniFocus.

Hoppa snabbt till sektionen i OmniFocus du vill ha

Se Uppgifterna som du vill ha

Varje huvuddel av OmniFocus-flikarna på vänster sida är faktiskt perspektiv som du kan anpassa som du vill om du äger Pro-versionen av OmniFocus. Det finns det Se alternativ som du kan tweak från någon version av OmniFocus, men om du vill göra ett anpassat perspektiv behöver du Pro-versionen. Klicka på Visa perspektiv knapp i perspektiv menyn, och du har alla verktyg du behöver för att skapa egna synpunkter. Du kan välja vilken ordning du vill ha uppgifter i, vilka uppgifter du vill visa med mera.

Att lägga till egna perspektiv är en bra OmniFocus Pro-funktion

Det finns ett annat sätt Pro-versionen hjälper dig att fokusera på dina uppgifter: Fokus knapp. Välj en uppgift var som helst, klicka Fokus, och du kommer bara se uppgifter från det projektet. Det är ett bra sätt att driva dina hemuppgifter ut ur ditt sinne när du ska fokusera på arbete.

Se till att du är på spår med recension

Det finns en slutlig ny funktion i OmniFocus 2 som har övergått från iPad-versionen: The Recension skärm. GTD-metoden säger att du borde granska dina projekt regelbundet för att se till att de är på rätt spår, och det är precis vad den här vyn är utformad för. Du kan se alla dina projekt, se till att uppgifterna fortfarande finns relevanta och klicka sedan på Markera Recenserat knappen för att spara det datum du har granskat det projektet. Det är inte något du behöver göra, men det är ett enkelt sätt att hålla dina arbetslistor snygga.

Ta dig tid att titta över alla dina projekt för att se vad du saknar

Automatiserar OmniFocus

OmniFocus är kraftfullt på egen hand, men det är att integrera med andra appar som är mest kraftfulla. Många verktyg, som e-postprogrammen MailMate och Airmail, låter dig skicka e-post direkt till OmniFocus. För alla andra applikationer och för alla funktioner du önskar OmniFocus själv hade, kan du bygga dina egna integreringar med AppleScript om du äger Pro-versionen. Det finns ett komplett bibliotek med funktioner som täcker alla funktioner i OmniFocus. Om du är ny på AppleScript, var noga med att kolla in vår AppleScript nybörjarguide innan du dyker in.

AppleScript-biblioteket OmniFocus

Det finns ett antal bra sätt att använda OmniFocus med skript som gör det ännu kraftfullare för att hantera dina uppgifter. Du kan hitta ett antal skript och arbetsflöden online för att använda det direkt, även om du inte har någon erfarenhet som kodar AppleScript. Ett snyggt exempel är ett manus som kompletterar en uppgift och sedan gör en ny uppgift som påminner dig om att svara på den uppgiften senare, vilket är bra för uppgifter där du måste maila folk senare. Du hittar ännu fler idéer på Inside OmniFocus-webbplatsen som visar unika sätt att använda OmniFocus 'perspektiv, skript och mer.

Slutsats

OmniFocus 2 är mycket lättare att börja använda än tidigare versioner, men det kan fortfarande vara lite överväldigande om det är första gången du använt det. Denna handledning ska ge dig allt du behöver för att slå marken och hålla dina uppgifter bättre än någonsin i OmniFocus, men om du har några problem med det, var noga med att lämna en kommentar nedan och vi skulle gärna hjälpa dig komma igång.