Share
Även om Google Docs och Microsofts Office.com-appar har tagit över en stor del av clouds office-industrin, finns det några fantastiska alternativ från fristående programutvecklare som Zoho, ett populärt webbappsföretag som har ett stort bibliotek med webbapps: från kund support sviter till kontorsuiter.
Zohos kontorspaket, lämpligt namngivet Zoho Docs, har varit en framträdande konkurrent till erbjudanden från Google och Microsoft under en längre tid, och det har inte blivit den strålkastare det förtjänar. I den här handledningen ska jag visa dig hur du använder Zoho Docs som din vardagliga butiksbutik för dokumentredigering och skapande.
För att kunna använda Zoho Docs måste du ha ett Zoho-konto. Detta konto kan användas i alla Zohos webbapps och -tjänster. Du kan skapa ett Zoho-konto genom att gå över till Zoho Docs webbplats och titta mot det röda Anmäl dig nu knappen ligger mitt i sidan. Fyll i registreringsinformationen och klicka på den gröna Bli Medlem knappen som ligger längst ner i fönstret.
Du omdirigeras nu till Zoho Docs hemsida. Härifrån kan du (i framtiden) visa alla dina sparade dokument, ladda upp dokument och skapa nya dokument.
Skapa ett nytt dokument i Zoho Office. För att börja, se till det övre vänstra hörnet av fönstret och klicka på den gröna Skapa knapp. En rullgardinsmeny kommer nu att visas. Från den här menyn kan du välja att skapa ett nytt dokument, kalkylblad eller presentation. Jag börjar med att visa dig hur du använder Zoho Docs för att skapa dokument.
Namnge ditt nya dokument. När du klickar på Dokumentera knappen kommer du till ett Zoho Writer-fönster. Härifrån kan du namnge ditt dokument genom att klicka på Namnlöst dokument textrutan som ligger till höger om Zoho Writer-ikonen. För att spara din nya titel, tryck bara på Lämna tillbaka tangent på tangentbordet.
Du lägger till text i dokumentet genom att helt enkelt klicka in i det nya textdokumentet mot mitten av sidan och börja skriva som du skulle med någon annan dokumentredigeringsapp.
Zoho Docs är ganska begränsat när det gäller formateringsalternativen för Zoho Writer. Appen tillhandahåller dock tillräckligt med formateringsalternativ för de flesta dokument som uppsatser och brev. Du kan komma åt dessa formateringsalternativ med hjälp av verktygsfältet som ligger längst upp i applikationen. Det finns ett antal flikar på denna verktygsfält, och jag ska visa dig hur du använder grunderna för dem alla.
Använd fliken Hem i Zoho Writer. Den första fliken till vänster, den Hem fliken, hittar du alla dina grundläggande textformateringsverktyg. Till exempel kan du kopiera, klistra in och skära text samt ändra teckensnittstil, teckensnittsfärg och teckensnittstorlek från den här fliken. Utöver detta finns alla kulalternativ tillgängliga från fliken Hem.
Även om den här fliken kan verka ganska enkel finns det två funktioner som jag skulle vilja täcka mer ingående. Om du ser direkt till höger om teckensnittsalternativen ser du en knapp som är formad som två bokstäver "A" s med en pensel ovanpå dem. Om du klick i den här knappen visas en rullgardinsmeny som ger dig tre alternativ: "Visa / Redigera nuvarande dokumentstil", "Spara aktuell dokumentstil som", och "Återställ dokumentstil".
Redigering av teckensnitt i Zoho Writer. Genom att klicka på det första alternativet, "Visa / Redigera nuvarande dokumentstil", kan du göra exakt vad det säger att det gör: redigera dokumentets nuvarande stil. När du klickar på det här alternativet visas ett popup-fönster som gör det enkelt att redigera typsnittet och storleken på dokumenttexten och rubrikerna. Du kan spara din nya textstil genom att markera Spara som rutan mot botten av popup-menyn. Du kan sedan ge din stil ett namn i textrutan till höger om rutan. För att spara din nya stil, klicka på ok knappen ligger längst ner i fönstret Visa / Redigera.
Om du vill tillämpa din nyskapade stil klickar du på Förhandsgranska / tillämpa sparade stilar knappen längst upp i rullgardinsmenyn. Du kan se alla dina sparade stilar genom att klicka på Stilnamn rullgardinsmeny från mitten av menyn. När du har valt den stil du vill använda klickar du på Tillämpa knappen från botten av menyn till, du gissade det, tillämpa den valda stilen på ditt dokument.
Spara dina nuvarande teckensnittsinställningar som en ny stil. Om du har redigerat ett dokuments stil och vill spara det som en förinställd, klicka på Spara aktuell dokumentstil knapp. Du blir då uppmanad att ge din nya stil ett namn. Spara det genom att klicka på ok knappen från botten av popupen.
Ändra linjeavstånd i Zoho Writer. En annan egenskap som jag skulle vilja påpeka är avståndet. Om du vill ändra ditt dokument från ett dokument med ett enda avstånd till ett dubbelmelligt dokument tittar du till höger om verktygsfältet och klickar på knappen som ser ut som ett stycke med en vertikal pil till vänster om Det.
När du klickar på den här knappen visas en rullgardinsmeny. Från den här rullgardinsmenyn kan du välja ditt dokuments avstånd (1,0, 1,2, 1,5 eller 2,0). Dessutom kan du från denna meny lägga till utrymme före eller efter den valda punkten med hjälp av Lägg till utrymme före stycket eller Lägg till utrymme efter stycke knappen i rullgardinsmenyn.
Slutligen kan du på mellanslagsmenyn, redigera avstånd och inryckningar mer precist med hjälp av Spacing and Indentation knappen längst ner i rullgardinsmenyn. När du gör det visas ett popup-fönster där du kan mata in informationen. När du är redo att spara mellanslags- och indrycksinformationen klickar du på ok knappen längst ner på menyn.
Använda Quick Parts för att lägga till information i ditt dokument. Till höger om fliken Hem är fliken Infoga. Från den här fliken kan du lägga till foton, former och sidbrytningar med respektive knapp på menyns vänstra sida. Men en av mina favoritfunktioner på fliken Infoga är Snabba delar knapp.
Med den här knappen kan du enkelt ange information om dig själv och dokumentet du redigerar. Om du till exempel klickar på den första knappen till vänster kommer ditt namn automatiskt att läggas in i dokumentet. Om du klickar på datumknappen kommer dagens datum att anges. Dessutom, om du klickar på den vänstra knappen kommer du att bli ombedd att infoga en YouTube-länk. Videon läggs sedan in i ditt dokument.
Lägga till tabeller i ditt dokument. Slutligen kan du också använda fliken Infoga för att lägga till tabeller i ditt dokument. För att göra detta klickar du på Tabell knappen och använd popup-fönstret för att välja hur många kolumner och rader du vill ha i ditt bord. Ditt bord läggs sedan till i ditt dokument och redo att redigera.
Sidlayoutfliken är ganska enkel: den innehåller alla dina grundläggande layoutformateringsalternativ. Från den här fliken kan du till exempel ändra sidstorlek, sidorientering, marginaler, redigera rubriker och sidfot och till och med lägga till vattenstämplar och ändra sidfärg.
Var och en av dessa alternativ kan redigeras genom att klicka på respektive knapp. När du klickat visas en rullgardinsmeny under den nedanstående knappen. Från rullgardinsmenyn kan du snabbt ändra alternativ med ett musklick.
Text vattenstämplar i Zoho Writer. Detta är dock inte fallet för vattenstämpel och flikalternativ. Om du vill lägga till ett vattenmärke i ditt dokument klickar du på Watermark knappen visas en popup-meny. Från popup-menyn kan du välja om du vill infoga ett text- eller bildvattenmärke.
Om du väljer att lägga till ett textvattenmärke, kan du infoga respektive text från Skriv text knappen och sedan redigera den typsnitt, storlek och färg från respektive knapp nedan. Slutligen väljer du om ditt vattenstämpel är ett vertikalt eller horisontellt vattenstämpel. Klicka på Förhandsvisning knappen nedanför det här alternativet för att förhandsgranska ditt nya vattenstämpel, och när du är redo att lägga till den, tryck på Tillämpa knappen längst ner på menyn.
Om du lägger till ett bildvattenmärke, ladda upp ett foto med hjälp av Bildfil knappen från mitten av menyn. Nedanför den här knappen kan du använda Bildstorlek knappen för att redigera ditt vattenstämpel storlek och använda Fiasko menyn för att kontrollera bildens blekning.
Ändra flikinställningar i Zoho Writer. Slutligen, om du klickar in i Flik inställningar knappen kan du redigera dina Tab Stop-positioner. Tab Stop-positioner är i huvudsak där textmarkörrörelsen stoppas när du trycker på flikknappen, eller med andra ord är det dina inställningar för inmatning. Du kan lägga till ytterligare inslag med hjälp av Lägg till knappen som finns längst ned till höger i popup-fönstret. När du är redo att använda ditt nya inslag väljer du det från Flik inställningar fönster.
I fliken Visa kan du justera din syn på dokumentet du redigerar. Dessutom kan du gå in i helskärmsläge och till och med gömma din linjal och kommentarer på sidan för en renare skriftlig upplevelse.
Den lämpliga namnet Review-fliken låter dig ge ditt nyskapade dokument ett slutgiltigt utseende innan du publicerar eller skickar till samarbetare. Du kan använda den här fliken för att hitta och ersätta ord i ditt dokument, lägga till kommentarer, stavningskontroll, lägga till anpassade ord i din Zoho Docs-ordlista, visa en tesaurus, kolla ett ordantal eller till och med skapa och visa versioner av ditt dokument.
Lägger till kommentarer i ditt dokument. Att lägga till kommentarer i ditt dokument är viktigt om du planerar att dela dokumentet med medarbetare (mer om det senare). Att göra detta är enkelt: Se till att din textmarkör finns där du vill lägga till din kommentar och titta mot vänster på fliken Granskning. Klicka på kommentarer knappen, och på rullgardinsmenyn, klicka på Ny kommentar knapp. På den högra sidan av Zoho Writer-fönstret visas en sidobalkmeny.
Lägg till en ny kommentar i ditt dokument med hjälp av chattrutan från det här sidofältet. När du är redo att skicka din kommentar till dokumentet, tryck på Lägg till knappen som ligger längst ner i kommentarsmenyn.
När du har lagt till en kommentar till ditt dokument kan du se det genom att titta mot höger om ditt dokument. Din kommentar kommer att visas bredvid ditt dokument nära din markör när du lägger till kommentaren.
Från rullgardinsmenyn kan du ta bort kommentarer från Hantera knapp. Du kan välja att radera den markerade kommentaren, alla kommentarer eller kommentarer av en viss författare.
Slutligen, om du bara vill visa olösta kommentarer, kan du välja att bara visa de här kommentarerna längst ner på kommentarer-menyn.
Skapa en version av ditt dokument. Skapa versioner av ett dokument kan hjälpa dig att hålla reda på större ändringar och andra ändringar i ett dokument. Du kan skapa en ny version av ditt dokument genom att klicka på Skapa version knappen som ligger längst till höger om fliken Granskning. Från popup-fönstret kan du namnge din version och klicka på Skapa knappen för att skapa din version.
Det är värt att notera att Zoho automatiskt skapar versioner av ditt dokument när du fortsätter att redigera ditt dokument. Dessa instanser är till hjälp om du någonsin behöver korrigera eller se en stor förändring i ditt dokument.
Visa versioner och revisioner i Zoho Writer. Om du vill ladda upp en version av ditt dokument tittar du till höger om fliken Granskning och klickar på knappen märkt Visa versionshistorik. Härifrån kan du se alla dina skapade versioner. För att ladda en, klicka bara på den.
Om du vill jämföra två versioner markerar du kryssrutorna till vänster om versionsnamnet och tittar överst på Zoho Writer-skärmen. Klicka på Jämföra knappen och all den ändrade texten kommer att markeras.
Lägga till samarbetare i ditt dokument i Zoho Writer. En av de bästa delarna med att använda Zoho Writer över en offline kontorspaket är det faktum att du kan använda Zoho Writer för att samarbeta med dina vänner, familjemedlemmar och medarbetare. För att lägga till samarbetare i ditt dokument klickar du på Dela med sig fliken och titta till längst till vänster på fliken och klicka på knappen märkt Dela inställningar.
Från fönstret Dela inställningar kan du lägga till samarbetare i dokumentet genom att mata in deras e-postadress och klicka på Dela med sig knapp. Samarbetaren skickas sedan till en länk för att ansluta sig till dokumentet. När din medarbetare går in i dokumentet kan de redigera dokumentet på vilja.
Ändra anmälningsinställningar i Zoho Writer. Om du vill få e-postmeddelanden när ditt dokument redigeras, se till höger om Dela inställningar knappen och klicka på Underrättelse knapp.
Från popupfönstret Meddelande kan du välja när du vill ha e-postmeddelanden. Det finns ganska många frekvensalternativ att välja mellan: från ett e-postmeddelande för varje redaktion till ett mail för kommentarsvar.
Slutligen är en annan anmärkningsvärd egenskap hos Zoho Writer EchoSign integration. Om du behöver digisignera ett dokument klickar du på DigiSign knappen som ligger längst till vänster om fönstret. Från popupen, logga in på ditt EchoSign-konto och börja signera dokument.
Exportera dokument i Zoho Writer. Om du vill exportera ditt nyskapade Zoho-dokument tittar du längst upp till vänster på Zoho Writer-skärmen och sveper över Fil knapp. På rullgardinsmenyn, klicka på det filformat du vill exportera ditt dokument till.
Det är enkelt att importera dokument till Zoho Writer. Titta bara mot toppen av Fil menyn och klicka på Importera fil… knapp. Du uppmanas då att ladda upp ditt befintliga dokument från din enhet eller om din fil är värd online kan du importera den från en URL genom att klicka på Från URL rutan längst upp i fönstret. Du kan sedan ange webbadressen.
Dessutom kan du i fönstret Arkiv utföra ett antal andra uppgifter som jag har behandlat i den här artikeln.
Det avslutar den första delen av min Zoho Docs-handledning. Du är nu inställd att använda Zoho Writer i ditt dagliga arbetsflöde för att skapa och redigera dokument. Håll dig klar för del två där du lär dig hur du använder Zoho Sheet för att skapa kalkylblad i molnet.
Accentsconagua