Share
I vår serie om digital kapitalförvaltning har vi fokuserat på att bygga det bästa DAM-systemet som fungerar för dig. Vi har erbjudit lösningar på olika kostnadspunkter och behållit våra föreslagna system så enkelt som möjligt. Men för den genomsnittliga familjerekordhållaren eller hobbyfotografen är många DAM-lösningar mer av investeringar, mer komplicerade att sätta upp och springa och dyrare att behålla än många kan eller vill hantera.
Jag är övertygad om att DAM måste bli ett vanligt sätt att göra saker, inte ett undantag, för varje person som berör en kamera eller videokamera. Utan ens grundläggande digital kapitalförvaltning kommer vi att förlora vad vi har och, mer oroande, förlora det vi har helt och hållet. Istället för att bygga och bevara minnen, kommer vi att drunkna i ett meningslöst visuellt hav.
I den här artikeln, istället för att föreslå den bästa DAM-lösningen, föreslår jag det minsta möjliga DAM-systemet som alla kan använda för att organisera och skydda sina bilder. "Digital Shoebox" är tänkt att vara det mest tillgängliga, minst tråkiga och mest minimala systemet vårt team kunde föreställa sig. Oavsett om du bara tar snabba bilder med din smartphone eller skjuter hundratals timmars video med en sofistikerad videokamera, fungerar det här systemet för dig.
Vår digitala shoebox är avsedd att vara ett minimalt, livskraftigt DAM-system. "Viable" betyder att vår digitala shox måste vara konsekvent repeterbar, pålitlig och användbar.
Vi tror att vår digitala shoebox är ett ganska bra DAM-system, om inte av någon annan anledning, för att det först och främst är ett system. Som med allt vi vill behålla och hitta igen måste vi ha en metodisk process som vi kan och kommer att använda. Digital asset management, oavsett hur enkelt, måste fortfarande vara systematisk och repeterbar. Den digitala shoeboxen är ett enkelt system baserat på vad vi tror är ett repeterbart DAM-arbetsflöde.
Det är bra att ha ett system, men systemet är värdelöst om slutresultatet sätter vad vi vill hålla risken för att bli förlorade eller förstörda. Syftet med DAM är trots allt att få dina bilder till ett säkert digitalt utrymme. Medan det inte finns något sådant som ett helt säkert system, uppfyller vår digitala shoebox vad vi anser vara de grundläggande gyllene reglerna för digital kapitalförvaltning.
Om vi vill att människor ska använda ett system måste systemet vara användarvänligt och praktiskt. Det innebär att systemet måste vara allmänt tillgänglig, gratis eller låg kostnad, och lättförståelig. Med tanke på vårt mobila globala samhälle ville vi också ha ett system som kunde nås från nästan var som helst på nästan vilken dator som helst. Vi har även utformat vårt system för att vara mjukvara-agnostisk. Vår digitala shoebox kräver ingen programvara utöver datorns operativsystem eller tjänster tillgängliga för dig med molnlagring.
Innan du arbetar igenom de här stegen, ladda ner och skriv ut det enhetsdokument som ingår i den här artikeln. Dokumentet innehåller följande diagram, vilket hjälper dig att se flödet när du går vidare.
För att komma igång med din digitala shoebox behöver du följande utrustning:
Smartphones och kompaktkameror har gjort fotografering enkelt och så automatiskt som vi vill att det ska vara. Men om du vill behålla dina bilder måste du komma in i processen och starta din digitala shox när du trycker på avtryckaren.
Vanligtvis betyder det att du skjuter RAW-filer när det är möjligt, och när det inte är möjligt eller praktiskt, skjuter du den största storleken JPEG som kameran tillåter. Läs din kamerahandbok eller titta på nätet för information om bildkvaliteten som kameran kan producera. Ställ in kameran för att ta och spara den högsta upplösningsbilden som är möjlig.
Det kan finnas tillfällen när du har anledning att ta något mindre än den bästa kvalitetsbilden. Om så är fallet, gör dina kompromisser medvetet, fullt informerade om de val du gör.
Kontrollera lagringsutrymmet på din kamera eller smartphone och övervaka hur mycket utrymme du har tillgängligt för nya bilder. Det finns inget värre än att komma till en gång i livet för att upptäcka att din smartphone eller minneskort är fullt.
Om du använder en kamera med ett minneskort bör du överväga att alltid ha ett extra minneskort. Kort kan misslyckas. Och behåll ditt minneskort i god form. Undvik att radera bilder med din kamera, vilket leder till kortfel. Istället ska du formatera kortet i kameran för att få bra minneskorthälsa, när du har laddat upp bilder från ditt minneskort.
Din ursprungliga bildfil är digitalt guld och behöver behandlas som sådan. Om du har en dator är det enklaste alternativet att ladda upp dina ursprungliga bilder till datorns hårddisk. Om du inte har någon dator eller inte vill använda din dator, kan du spara dina bilder direkt till en cloud storage-tjänst.
Om du använder molnlagring kontrollerar du att du använder lagring och inte en synkroniserings tjänst. Google Drive, Google Foton, Apple Photos, Dropbox och Microsoft OneDrive är alla exempel på synkroniseringstjänster för moln. Med en synkroniseringsservice, om du tar bort en bild, avsiktligt eller oavsiktligt, från en enda åtkomstpunkt, kommer bilden att tas bort från synkroniseringsservicen och kommer inte längre vara tillgänglig på någon enhet. Det är inte säkert förvaring för originalbilder.
En synkroniseringstjänst är inte en säker lagringsplats, men det har dess fördelar. Om du använder en synkroniseringstjänst för att automatiskt ladda upp bilder från din smartphone, tänk på synkroniseringstjänsten som ett massivt virtuellt minneskort för din smartphone. Precis som du behöver ladda upp bilder från en kamera till en säker lagringsplats, så behöver du ladda upp bilder från en fotosynkroniseringstjänst till ett säkert lagringsutrymme.
Att namnge dina bilder med väsentlig information i ett konsekvent format är det enklaste och en av de viktigaste sakerna du kan göra för säker lagring av dina bilder. Bildfiler som systematiskt heter kan lokaliseras och identifieras i det mest grundläggande filhanteringssystemet utan någon speciell programvara.
Du har några alternativ för att byta namn på dina filer.
Om du använder en dator kan du omdöpa dem genom att använda batch omdämningsalternativ i datorns operativsystem när du har laddat upp dina bilder. Alternativet kanske inte är omedelbart uppenbart, men att söka på Internet leder dig snabbt till anvisningar för din version av operativsystemet.
Du kanske också vill titta på några av de nedladdningsbara bulknamnverktygen. De flesta är små fristående verktyg som är specifika för operativsystem men inte beroende av någon annan programvara. Vissa verktyg erbjuder fler alternativ än andra. En värdefull funktion, om du tittar på alternativ, är möjligheten att använda information från bildens metadata för att byta namn.
Om du använder en synkroniseringstjänst direkt från inspelningen, utforska alternativ för att byta namn på dina bildfiler innan du lagrar en uppsättning originalbilder. Detta säkerställer att dina bildfiler - original, synkroniserad eller arbetskopia och alla publicerade versioner - alla har samma namn.
Hur du namnger dina filer beror på dina behov, men här är en vanligt rekommenderad mall som håller dina bilder i gott skick i nästan alla omständigheter: ÅÅÅÅMMDD-fotograf-Shoot-HHMMSS.
”ÅÅÅÅMMDD"Är det datum bilden togs till exempel 20150901. Genom att använda ordningen på månadens dag kommer dina foton att rada i sekventiell ordning i ett filhanteringssystem. Det är webbvänligt att använda fyra siffror istället för två för året.
”Fotograf"Är fotografens namn. Genom att inkludera ditt namn i filnamnet identifierar du bilden som din - en värdefull information bör du och dina bilder bli separerade eller om du behöver identifiera bilden som din. Genom att placera ditt namn efter datumet kommer bilder från två eller flera källor (till exempel om du och din partner delar ett arkiv) fortfarande att flöda i kronologisk ordning.
”Skjuta"Är namnet på evenemanget, platsen eller, om man gör porträtt, personen som fotograferas. Att lägga till bildinformation i bildnamnet är inte nödvändigt men det hjälper dig att identifiera bilder som hör hemma.
”HHMMSS"Är den tid bilden togs med en 24-timmars klocka; till exempel 130923. Att använda tid för att identifiera enskilda bilder i en skott är ett enkelt alternativ som garanterar att inga två bilder är förvirrade eller en bild överskrivs av en annan till följd av oavsiktlig eller oregelbunden numrering. Vissa namn om namnändring ritar den här informationen från bildens metadata. Om du inte har det här alternativet med ditt omdirigeringssystem kan du numrera dina bilder i följd med början med 0001. Om du använder sekventiella nummer, se till att du håller nollarna så att dina filer kommer att rada i sekventiell ordning.
Beroende på storleken på din bildsamling behöver du kanske inte en mappstruktur utan att gruppera bilder efter år. Om du är en produktiv skytt, kanske du vill bryta ner dina årliga mappar i mappar per månad eller skjuta. Ditt mål är bara att göra dina bilder hanterbara. Att skapa en mappstruktur på mer än två nivåer komplicerar djupare ofta än att förenkla navigering av bilder.
Nyckeln till framgångsrik DAM i detta skede är att arbeta på en kopia av dina bildfiler. Aldrig, någonsin manipulera din ursprungliga bildfil. Det här gäller speciellt om du arbetar med JPEG-filer: varje gång du öppnar och återställer en JPEG-även om du inte gjorde någon bildredigering-äventyrar du kvaliteten på bilden.
Om du använder en synkroniserings tjänst från fångst kan du redan ha en uppsättning fungerande bilder om du kopierade, i stället för att flytta, dina bilder till din säkra lagringsplats. Om du inte använder en synkroniserings tjänst från fångst är det här den tid du kanske vill använda en. Du kan redigera, flytta och dela dina bilder utan att behöva göra många kopior eller förlora spår av var du lagrade dina filer. Många molnsynkroniseringstjänster för foton har även bildredigeringsprogram i tjänsten.
Om du inte använder en synkroniseringstjänst kan du utföra allt du behöver göra på din dator med ditt operativsystem. Placera bara kopiorna av dina ursprungliga bilder i en katalog som är helt skild från originalet. Dina dubbla filer är dina arbetsfiler.
Du behöver inte någon speciell programvara eller molntjänst på redigeringsstadiet, speciellt om du är en "shoot and go with it som den är" typ av fotograf. Om du emellertid vill använda en hanterings- och redigeringstjänst eller använda redigeringsprogram, ta dig tid att läsa två artiklar skrivna av Andrew Childress för DAM-serien:
Båda artiklarna överväger kombinerade onlinetjänster och fristående kombinerad och enstaka programvara.
Om du använder JPEG-skivor för fotografering och slutliga bilder är oddsen mycket hög att du på något sätt kommer att överskriva din ursprungliga bild med den slutliga versionen. För att undvika denna katastrof rekommenderar jag starkt att du vid något tillfälle när du arbetar med en bild lägger till en kod till filnamnet på arbetsexemplet. Använd en kod som betyder något för dig; till exempel "FV" för slutversionen eller "Ed" för redigering. Bildfilnamnet blir då: ÅÅÅÅMMDD-fotograf-Shoot-HHMMSS-FV.jpg
Om du letar efter ett super enkelt DAM-system eller om du inte redigerar dina bilder (eller redigera dem bara väldigt lite) behöver du förmodligen inte säkerhetskopiera dina fungerande bildfiler. Kom ihåg att du har dina ursprungliga filer säkert borta, så om det värsta händer och du förlorar en bild i redigeringsfasen, behöver du bara gå tillbaka till din ursprungliga bild, skapa en ny kopia och börja om igen.
Om du emellertid gör ett betydande arbete med dina bilder, överväga att behålla en säkerhetskopia av dina arbetsfiler. Denna säkerhetskopiering behöver inte vara något komplicerat eller permanent. Att hålla en aktuell kopia av dina filer på en USB-flash-enhet eller en extern hårddisk kan vara tillräckligt. Om du tror att du kanske behöver något mer automatiskt eller heltäckande, överväga om du planerar att använda en digital shoebox och titta på de andra artiklarna i Digital Asset Management for Everyone-serien.
Innan du lämnar redigeringssteget, överväga hur du kommer att berätta för din berättelse. Ibland räcker ett enda foto eller en video. Ofta kräver en berättelse några eller flera bilder. Tänk på att organisera dina bilder i album eller kataloger antingen med hjälp av ett online- eller programalternativ, genom att kopiera dina foton och gruppera kopiorna i en mapp eller genom att organisera samlingar som ska skrivas ut i fotoböcker.
Vi tar bilder och gör videor så att vi kan dela dem med andra och titta på dem igen. Dela dem på sociala medier eller i en online fototjänst. Om du har inkluderat ditt namn i ditt bildfilnamn har du tagit minst ett steg för att markera bilden som din. Skriv ut dina foton för att rama eller organisera dem och skriva ut dem i en fotobok. Dela dina minnen på något sätt som ger dig mest förnuft, förutom aldrig, skicka någonsin din ursprungliga bildfil. De ursprungliga bildfilerna ligger kvar i din digitala shoxbox.
Ditt bildarkiv är den slutliga, säkra, lagringsplatsen för dina ursprungliga bilder och den slutliga versionen av alla redigerade bilder. Du kommer att behålla minst två kopior av ditt arkiv. Den gyllene regeln för säkerhetskopior är att ha tre kopior av bildfiler, men jag antar att du har en aktiv kopia av dina bilder någonstans-i ett online fotoalbum eller synkroniserings tjänst eller skrivs ut i en samling.
Du har placerat dina ursprungliga bilder i ditt arkiv när du laddade upp och sparade dina ursprungliga bildfiler på ett säkert ställe. Om du inte ändrar dina foton eller videoklipp behöver du inte lägga till något mer i ditt arkiv. Men om du gör ändringar, lägg till en (endast en) kopia av din slutliga arbetsversion av dina bilder till ditt arkiv. (Om du vill lära dig mer om arkiv - och varför skulle du bara spara en kopia av din slutliga arbetsversion - kolla på Anatomin för ett digitalt kapitalförvaltnings system.)
Om du använder JPEG-skivor för fotografering och slutliga bilder, kom ihåg att lägga till en kod till filnamnet på kopian av din bild. Du kanske vill lagra de slutliga versionerna av dina bilder i en mapp som tydligt skiljer sig från den mapp du har använt för dina ursprungliga bilder.
Om du bara gör en sak för att hantera dina digitala bilder och videoklipp är detta det viktigaste: göra en kopia av dina bildfiler och lagra den kopian någon annanstans än där du behåller din primära uppsättning bilder. Jag menar inte bara använd en separat mappstruktur. Jag menar att du gör en säkerhetskopia på en separat lagringsenhet, även om du använder molnlagring och lagringstjänsten gör egna säkerhetskopior. Du vill ha en andra fysisk kopia borttagen på ett säkert ställe.
USB-flashenheter är idealiska för fysiska säkerhetskopior. De är små, stabila och relativt billiga. Eftersom det inte finns några rörliga delar i en flash-enhet är risken för mekaniskt fel liten. Och eftersom du använder flashenheten för långvarig lagring på ett säkert ställe behöver du inte USB 3.0 eller kryptering, vilket minskar kostnaden med ungefär hälften. Men ge inte avkall på kvalitet för kostnad. Det här är långsiktigt lagringsutrymme vi pratar om, så hålla fast vid de försökta och sanna varumärkena. En garanti kommer inte att rädda förlorade bildfiler, men en garanti är ett tecken på att tillverkaren står bakom sin produkt.
Om du är en produktiv fotograf, skytte RAW och generera en stor filstorlek, kan flash-enheter vara opraktiska. I så fall bör du överväga att använda externa hårddiskar, men handla för ett välrenommerat märke för resor. Dessa hårddiskar klarar vanligtvis stötar och knackar bättre.
Använd inte CD-skivor, DVD-skivor eller Blu-ray-skivor för långvarig lagring. För en förklaring och alternativ, ta en titt på snabbartikeln "Välja datalagringsmedia för foton och video: När du inte använder optiska medier."
Oavsett lagringsmedia du väljer att använda, märka det när du har gjort din säkerhetskopia. Du kan få mycket USB-flash-enheter och till och med några externa hårddiskar i en shoebox, vilket gör din shoebox till ett potentiellt kaos av digital data. Lägga till taggar eller etiketter i ditt lagringsmedium gör det enkelt för dig - och för den som följer dig - för att hitta rätt bilder.
Hämta nu ditt kopierade arkiv från webbplatsen. Gör en byte med en vän eller familjemedlem: du lagrar din backup och de lagrar din. En gång om året, gör en punkt att kolla dina säkerhetskopior. Anslut lagringsmedia till datorn och kontrollera att filerna finns och läsliga.
Det allra bästa digitala kapitalförvaltningssystemet är det du använder. Det kan verka som arbetsintensivt eller tråkigt att bygga din digitala shoebox, men verkligen, en regnig helg som är värd att arbeta ska få dig bra på väg, om inte färdig. När du har fått din DAM-process på plats, behåller din digitala shoebox en fråga om några extra steg som tar inte mer än några minuter efter varje fotografering. Belöningen är år att kunna granska minnen och ett arv som du kommer att lämna för dem som följer dig.
Accentsconagua