Share
Bra filnamn och arkivstrukturer gör att du kan hitta och hitta varje unik bild korrekt när du behöver det, även om din bildhanteringsprogram misslyckas. Det låter enkelt, och det är! I den här handledningen lär du dig mer om vad du behöver i filnamn och arkivstruktur, hur du skapar ett system och använder systemet oavbrutet. Du lär dig hur du håller dina digitala bilder organiserade och undviker mycket onödigt hjärtesorg.
Romeo, Romeo, WTF Romeo ?, efter William Powell Frith, av Mike Licht, CC BY 2.0Kameror och smartphones gör ett bra jobb med att ge unika identifierare till varje bild som tagits. Om du inte återställer räknaren i din enhet numreras varje ny bild i följd: IMG_0001, IMG_0002, och så vidare till IMG_9999, och sedan börjar numreringen igen. Det är många bilder innan du börjar få konflikter, såvida inte
Nu kan du föreställa dig att du laddar upp de numrerade bilderna till datorns grundläggande filhanterare eller till bildhanteringsprogram. Filerna kommer säkert att ställa upp ordentligt efter namn, och beroende på fil- eller bildhanteringsprogrammet du använder kan filerna stämma ordentligt efter datum skapat, men kommer du ihåg om bilderna du tog i Amsterdam är IMG_2345 till IMG_5432, eller var det skottet som du gjorde för tidningen? Var den galna hatterens bröllop den du sköt den 1 april 2011 eller 1 augusti 2011?
Du kan skapa olika mappar på din dator för olika uppsättningar bilder: Amsterdam-mars 2001, till exempel, eller TheChronicle-StreetFair eller Montague-Capulet-Wedding-2011. Det fungerar så länge som arkivstrukturen är meningsfull för dig månader senare när du har bråttom och bilderna och mapparna inte har blivit lossna.
Ser det här ut som din fotokatalog? Jag har dessa bilder begravd i RAID: \ ToBeIntegrated \ OLD-stuff \ pics-DDO. Namnen är meningslösa och så är arkivstrukturen.Du får min poäng, det är jag säker på. Och det tar mig till existensberättigande av filnamn och arkivstrukturer: att tillåta dig - och någon som kanske tar över för dig - att på rätt och enkelt hitta varje unik bild när du behöver det, även om din bildhanteringsprogram misslyckas. Det låter enkelt, och det är så länge du tänker på vad du behöver i filnamn och arkivstruktur, upprätta ett system och använd systemet oförnuftigt.
Denna handledning beskriver riktlinjerna som du kan använda för att fastställa ditt filnamnssystem (nomenklatur) och arkivstrukturen. Den här delen av digital asset management måste vara agnostisk mjukvara: Allt du behöver installera och använda måste fungera oavsett vilken fil- eller bildhanteringsprogramvara du använder. Så, idealt, tänk på nomenklatur och arkiveringsstrukturer innan du bygger ditt DAM-system. Och när du har ditt DAM-system aktivt, använd filnamn på nya bilder innan eller som en del av att ta bilder i ett DAM-system.
När vi fortsätter kan du ha frågor om hur man namnger filer och hur man gör det som en del av digital asset management. Jag har lämnat en lista med förslag till artiklar och kurser för dig i slutet av handledningen.
Rosor med något annat namn skulle lukta så sött. PhotoDune.Innan du tänker på arkivstrukturer och mappar, skapa den nomenklatur som du ska använda för att namnge dina bildfiler. Det är lättast om du börjar med det.
Det finns fyra regler för namngivning av filer:
Filnamn måste hjälpa dig att snabbt sortera igenom en stor samling bilder från flera skott. Medan du inte vill lägga till jobbnamn eller beskrivningar som kommer att göra ett filnamn för lång och obehagligt, kanske du vill lägga till några grundläggande information och koder som hjälper till att gruppera relaterade bilder och beskriva dem.
Den mest grundläggande informationen du kan använda i ett filnamn är det datum bilden skapades. Om du antar att du har satt klockorna korrekt i dina kameror, kommer varje digital bild att ha det datum som lagrats i metadata. Nästan alla fil- och bildhanteringsprogram kommer att ge några sätt att använda det datum som skapats för att namnge en fil. Du vill uttrycka det datumet som ÅÅÅÅMMDD. Använd fyra siffror för året för att vara internetvänliga och för att klargöra att siffrorna är ett datum, inte slumpmässig kodning. Bygg ditt datum i månadens order så att dina filer sorteras korrekt efter datum.
Vissa rekommenderar att du använder bindestreck i datumet (ÅÅÅÅ-MM-DD) för att göra datumet lättare att läsa, men jag rekommenderar att du inte använder bindestreck för att hålla dina filnamn så korta som möjligt. Det är också vanligt i affärs- och detaljhandeln att uttrycka ett datum med bindestreck. Men beroende på var du bor kan ordern vara ÅÅÅÅ-MM-DD eller ÅÅÅÅ-DD-MM. Undvik risken för förvirring genom att använda det åtta siffriga systemet; Det har standardiserats för att uttrycka datumet i en ordning. Om du har använt bindestreck, prova det utan. Du kommer att bli förvånad över hur snabbt du lär dig att läsa datumet endast uttryckt som åtta siffror.
En vanlig deskriptor som ska användas i ett filnamn är fotografens initialer. Om inget annat, genom att lägga till dina initialer i filnamnet markerar du källbilden som din. Du förhindrar också någon form av förvirring om någon hanterar dina bildfiler också hanterar bilder som tagits av en annan fotograf. Detta kan hända i kommersiella miljöer och är ofta fallet i familjer när en familjemedlem fungerar som rekordhållare, hanterar bilderna som tas av alla familjemedlemmar.
Vissa fotografer tycker om att inkludera deras namn, inte bara initialer, i ett bildfilnamn. Det är ett sätt att kommunicera upphovsrätten och det kan hjälpa till med marknadsföring och sökmotoroptimering. Om ditt namn finns i bildfilen heter ditt namn överallt bilden gör. Men med ditt namn istället för initialer läggs fler tecken till filnamnet. Så, som med någon aspekt av digital kapitalförvaltning, tänk på ditt slutändamål och bestäm vilken metod som passar ditt syfte bäst.
Vissa fotografer lägger till en kort kod till filnamnet för att identifiera klienten eller skjuta. Till exempel, för Dick och Jane Smiths bröllop, kan du lägga till WEDDJS eller SMIT till filnamnet. Platsfoton kan få ett förkortat ställenamn som läggs till i filnamnet-NL, till exempel för Nederländerna. Vissa fotografer kommer att använda fler tecken och välja klarhet över korthet. Poängen är inte att det finns ett specifikt system för att beskriva dina bilder, men att du bör tänka på om du behöver beskrivare i bildfilnamn och om så, vilken metod för att beskriva bilder fungerar för dig. Och om du ska använda beskrivare, håll den kort.
Muren full av meddelanden, Verona, Italien. PhotoDune.Det finns två enkla metoder för att generera unika filnamn: använd den tid ett foto togs eller använd sekventiell nummerering.
Digitalkameror gör det enkelt att använda tid som en unik identifierare, eftersom digitalkameror spelar in tiden ner till sekunder. Använd den exakta tiden som en typ av bildfil DNA-HHMMSS-det kommer i kombination med datumet att vara en unik kod för varje bild.
Det finns en situation där två eller flera bildfiler kan ha samma tidstämpel och så använder tidsstämpeln att namnge filer misslyckas. När du tar bilder, tar du mer än en bild per sekund. Det händer ofta i sportfotografering och kan oavsiktligt hända på de vanligaste skotten om du var snabb med slutarutlösningen. Alla bilder som tas inom en sekund kommer att ha samma stämpel och bilderna ser märkbart ut med endast den minsta variationen. För att skilja en från en annan måste du söka efter mer subtila skillnader eller hitta ett annat namnesystem.
Om du är den typ av fotograf som bara sällan har två bilder med samma stämpel-tog jag ett par av sådana bilder i fjorton års digital fotografi - utnyttja varningssystemet inbyggt i all fil- och fotohanteringsprogramvara. Om du försöker ge en andra fil samma namn som en annan fil, frågar programvaran om du vill byta ut den befintliga filen med den nya, eller om du vill ge varje fil ett unikt namn. Välj alternativet för unika namn och din fil kommer att bifogas med -1, -2, och så vidare som behövs för att skilja varje fil med samma tidsstämpel. För att se till att det inte finns någon förvirring, gå tillbaka manuellt till den första filen med det vanliga namnet. Det kommer inte att bifogas med ett särskiljande nummer. Lägg till -0 till filnamnet så att alla filer med samma tidsstämpel har en kod som påminner dig om att bilden är en del av en samling olika bilder med samma kärnfilnamn.
Om du regelbundet skjuter i burstläge och så ofta har kluster av bilder med samma tidstämpel, har du två val: Lägg till tidsstämpelfaserade filnamn med en unik identifierare (-1, b, etc.) eller istället för att använda HHMMSS i ditt filnamn, använd sekventiell numrering: 0001, 0002, och så vidare. Var noga med att använda ledande nollor så att dina bilder blir ordentligt organiserade i alla filhanteringsprogram. Utan ledande nollor kommer vissa program att beställa filer som 1, 10, 101, 2, 20, 201, och så vidare. Använd också tillräckligt med platshållare i din sekvens för att du ska få unika identifierare under hela bilden. Om du brister i ett hockey spel, behöver du till exempel minst fyra siffror.
Jag är inte ett fan av sekventiell numrering, men ibland är det som fungerar. Om du ska använda sekventiell numrering, håll följande i åtanke:
Spara själv krångel och använd bara HHMMSS som din unika identifierare, om du kan.
Med god nomenklatur sorteras filer enkelt och är också lätt att hitta.Många digitala förvaltningsspecialister rekommenderar att du behåller det ursprungliga bildnumret när du namnger filer. Vanligtvis innebär det att du ger din bildfil ett nytt namn som föregår det ursprungliga bildnumret: [Nytt filnamn] - [Original bildnummer]. Det finns tillfällen då det här är en bra idé, till exempel när du inte är den enda personen som arbetar med bilderna ur kameran. Din nomenklatur kan vara annorlunda än den som används av den andra personen som arbetar med de ursprungliga bilderna. Genom att behålla det ursprungliga bildnumret får du en gemensam referens utöver information om datum och tid bilden togs.
Ibland vill du behålla det ursprungliga filnamnet, inte bara numret, när du namnger filer. Detta skulle vara fallet när du arbetar med en etablerad kaotisk samling bilder som har blivit namngivna på olika sätt. Dessa bildnamn innehåller förmodligen en del användbar information; JulietBday3-001, till exempel betyder förmodligen att bilden togs på Julies tredje födelsedag. Du vill också behålla ursprungliga filnamn när du känner dig eller någon annan på något sätt arbetat med filen under det ursprungliga filnamnet. Ja, du kan välja att behålla det ursprungliga filnamnet som information i bildens metadata, men kom ihåg att ditt mål med namn ska vara agnostisk mjukvara. Ta inte chansen att bryta anslutningen till en källa bildfil; om du inte byter namn på bildfilen direkt ur kameran, behåll det ursprungliga filnamnet i det nya namnet.
Om du gör någon form av bearbetning eller publicering med dina bilder kommer du att hamna i olika versioner av en bildfil. Inte bara kan du ha en PSD-fil utöver din RAW-fil, du kanske också har en fil genererad för vissa pixeldimensioner, konverterad till CMYK-färgutrymme eller vattenmärkt för användning på webben. Vissa fotografer sparar också versioner på olika stadier genom bearbetning. Undvik någon form av förvirring och behåll samma filnamn, men undvik risken för att eventuellt skriva över en fil genom att lägga till en beskrivande slug till filnamnet när bilden går igenom dess livscykel. Du kan använda -bw, till exempel för att markera en bild som har konverterats från original till svartvitt; -CMYK för en bild som har konverterats till det färgutrymmet; -webben för en bild som har blivit dimensionerad för att posta online -wm för en vattenmärkt bild och så vidare. När jag förbereder bilder för mina Tuts + -artiklar, vet jag att jag måste dimensionera dem till 600px över, så jag lägger till de stora filerna med -600px.
Innan du slutför den nomenklatur du ska använda för dina bilder, granska din plan med några grundläggande regler i åtanke. Tekniken har utvecklats mycket och filnamnen är inte längre begränsade till åtta tecken och inga mellanslag. Men inte alla fil- och bildhanteringssystem spelas av samma regler. Det som kan fungera i operativsystemet kanske inte fungerar i ett annat. Detta inkluderar online-fillagringssystem, som kan fungera på något av ett antal datorplattformar. Längre och mer komplexa fil- och mappnamn måste också kodas eller "alias" av de flesta system, vilket avslöjar filnamnet för eventuell korruption, vilket gör innehållet i filen otillgänglig. För att undvika alla dessa problem använder du de mest konservativa filnamnkonventionerna för digitala tillgångar.
Alla tecken skapas av en datorkod (unicode) som berättar en teckensfamilj vilken karaktär som ska uttryckas. Brev från latinska alfabetet och siffrorna har kodats och standardiserats sedan datorns gryning, så de karaktärerna är säkra att använda. Systemen blir bättre på att erkänna accenterade och icke-latinska bokstäver, men många av dessa koder har ännu inte standardiserats och inte alla operativsystem kommer att känna igen varje unicode. För tillförlitliga filnamn, håll till latinska bokstäverna A-Z och a-z, och använd så få tecken som möjligt för att uttrycka ett tal, använd siffror (0-9) i stället för ord (noll-nio).
Många skiljetecken och koder faller i den utvidgade kategorin av unicodes som jag redan har nämnt, men vad som är mer kritiskt relevant är att många skiljetecken och koder läses av operativsystem som beräkningsåtgärder. Solidusen (/) används till exempel regelbundet av operativsystem för att signalera en ändring i katalogen. Hyphens (-) och understreck (_) är alltid säkra i filnamn. Och om du verkligen vill vara användarvänlig, undvik även att använda underskrifter: de behöver två tangenttryckningar för att skapa (SHIFT + BINDESTRECK).
Använd bindestreck eller understreck istället för mellanslag i filnamn. Medan de flesta system läser ett mellanslag i ett filnamn, kodas eller konverteras mellanslag till tecken i vissa situationer, särskilt på webben. Undvik potentiella problem genom att ersätta mellanslag med bindestreck eller understreck eller genom att skapa det som ibland kallas "CamelCase" - börjar varje ord eller kod i ett namn med en stor bokstav, AllWithoutAnySpaces.
Detta är bara bra grundläggande datorhygien. Ett program kan inte berätta vad det fungerar med om filnamnet inte innehåller informationen. Röra inte med det.
Vissa system tillåter extraordinärt långa filnamn. Ändå är den säkraste längden för filnamn det som kallas 8.3-mönstret: åtta bokstäver i filnamnet plus en förlängning med tre bokstäver som anger filtypen. Men åtta tecken är vanligtvis inte tillräckligt för att effektivt hantera digitala tillgångar. Den vanliga rekommendationen är att hålla filnamnen så nära 8,3 mönstret som möjligt men tillräckligt länge som det är rimligt att korrekt identifiera filen. För att bestämma hur många fler tecken du kan lägga till i ett filnamn, överväga följande:
Lås det! Symboler av kärlek på Juliens gård, Verona, Italien. PhotoDune.När du har bestämt vad du behöver i dina bildfilnamn måste du bestämma i vilken ordning du placerar den informationen. Hur du beställer informationen beror på dina mål. Om du behöver dina bilder att falla i ordning, först, med tiden, oavsett fotografen, använd datumet (ÅÅÅÅMMDD) först. Om det är viktigare att sortera bilder av vem som tog dem, sätt fotografens initialer (INI) först. Om du behöver hålla bröllopsbilder separerade från din resfotografi, sätt beskrivaren (KODA) först. Du får idén. Du vill ha din unika identifierare (tid eller sekventiellt nummer) i slutet av filnamnet, följt av en slug du väljer att använda. Och separera de viktigaste bitarna av information med en bindestreck eller understrykning.
En vanlig tumregel för bildfilnamn är att begränsa längden till 28 till 35 tecken. Jag använder den längden med följande formel:
ÅÅÅÅMMDD-INI-CODE-HHMMSS-slug
Det är 29 tecken-många tecken i ett filnamn, men det är balansen mellan längd och beskrivning som fungerar för mig. Vad som är viktigast är att filnamnet fungerar för mig, jag har skrivit det i min anteckningsbok, och jag använder det flitigt.
Det finns ett undantag från denna regel. När du arbetar för en kund, fråga alltid om kunden behöver en viss nomenklatur. Om du gör affärer mellan företag, hittar du kunder som begär att bilderna ska namnges på ett sätt som fungerar med deras organisations digitala kapitalförvaltningssystem. Om du stöter på en situation där kunden vill ha en nomenklatur som är väldigt annorlunda än din, kan du försöka att namnge dina filer på ett sätt som passar din klient men behåller fortfarande de väsentliga delarna i ditt eget system.
Eftersom jag har använt en konsekvent nomenklatur och tillämpat den flitigt, kan jag se en överblick vad jag har i den arkiverade mappen. Och även om avledda filer (PSD, till exempel) har ett skapelsedatum som skiljer sig från den ursprungliga bilden, klarar de relaterade filerna fortfarande samman eftersom de delar samma kärnfilnamn. Kodning som jag använder för sniglar ger mig snabbt mer information om relaterade filer.Du kan helt enkelt behålla alla dina bilder i en katalog utan några mappar, men att navigera tusentals bilder i en katalog, även med bildhanteringsprogramvara, blir en mammut, resurskrävande och tidskrävande uppgift. En hierarki av mappar är det vanliga sättet att bryta en samling filer ner i hanterbara grupper och undvika att blanda det senaste Montague familjen porträtt med bilder från Capulets familjeförsamling. Det finns inget romantiskt om mappar, men de får jobbet gjort. Här följer några riktlinjer som hjälper dig att få ut mesta möjliga av din mappstruktur.
Du måste bygga en arkivstruktur som hjälper dig att enkelt hitta bilder även utan bildhanteringsprogram. Det enklaste sättet att bygga arkivstrukturen du behöver är att titta på dina prioriteringar när du skapade ditt filnamn. Hur bestämde du dig för att tänka på dina bilder: efter datum, klient, fotograf, händelse eller något annat? Om du bestämde dig för att du först sorterar dina bilder först när du tog dem, kommer din första nivå av mappar att vara i år (YYYY). Om du å andra sidan tänker på dina bilder först av vem som tog dem, kommer din första nivå av mappar att vara en för varje fotograf (INI). Och så vidare.
Det är möjligt, även sannolikt, att med dina bilder uppdelade i din första mappnivå, har du fortfarande alltför många filer i varje mapp för att enkelt navigera navigera i dina bilder. Dela upp din första nivå av mappar i vad som är meningsfullt för dig, men undvik för många indelningar. En komplicerad eller djup mappstruktur kommer att sakta ner dig och skapa möjlighet till fel. En hierarki med tre nivåer av mappar är förmodligen det mesta du behöver.
Du borde kunna dra en bild ur en mapp och fortfarande kunna identifiera den och veta tillräckligt om det för att ta reda på var bilden återfinns i din samling av bilder. Dina mappar bör inte struktureras på ett sådant sätt att du förlorar värdefull information om en bild när du tar bort den från en mapp. Till exempel, om ditt filnamn är ÅÅÅÅMMDD-INI-HHMMSS, men du heter din mapp HÄNDELSE, du skulle inte veta var du ska återvända bilden om den blir separerad från mappen. Du måste granska bilden och förmodligen kolla metadata innan du visste var bilden var tillhör.
Det finns olika åsikter om denna riktlinje. Vissa källor rekommenderar att du lägger alla dina DNG-filer i en mapp och derivatfiler i en annan. Argumentet är att detta minskar oddsen att en originalfil kommer att skrivas över av en derivatfil. Det kan också vara lättare att automatisera vissa uppgifter om dina bilder sorteras efter funktion. Du kan till exempel ha ett onlinegalleri som har konfigurerats med en klockad mapp på din dator. När du lägger till en fil i mappen laddar onlinetjänsten upp filen i ditt galleri. I det fallet vill du förmodligen bara ha JPG i den kollapsade mappen.
Min erfarenhet av denna typ av system är att jag slutar med flera kopior av en bild och förlorar spår av vilka versioner som finns och hur många jag har. Och om mappstrukturen faller isär, vet du det FILE-1.jpg kom från en mapp med filer på webben och är en sämre version av FILE-1.jpg som kom från en mapp med filer för skrivaren?
Min föredragna struktur - och det system som rekommenderas av många digitala kapitalförvaltningsspecialister - är att använda sniglar i filnamnet för att skilja versioner av filer och behålla alla versioner i samma mapp så att du enkelt kan se vad du har, även utan bildbläddringsprogram. Med det sagt kan du ha skäl att sortera bilder efter typ. Om så är fallet, sätt upp ditt system noga så att du inte förlorar vad du har. En vanlig lösning jag har sett är att använda undermappar per typ i en huvudmapp för skottet.
Om det finns någon magi att bygga ett effektivt och användarvänligt digitalt kapitalförvaltningssystem, är det ett resultat av att du tar dig tid att tänka på vad du behöver, fatta beslut om hur du kan få det att hända, sedan dokumentera dessa beslut och hålla fast vid dem. Alltid. Varje gång. När du har bestämt dig för att namnge dina filer, skriv ner din nomenklatur. Och när du har sorterat ut din arkivstruktur, skriv ner den också. Sätt din noterade nomenklatur och arkivstruktur på en uppenbar plats och använd dem.
Min arkivstruktur är inte komplex, men då behöver den inte vara. Om en bild skulle separeras från arkivstrukturen, skulle jag veta var den tillhörde, och om jag behöver en fil kan jag snabbt hitta den.Nu när du har en nomenklatur och arkivstruktur måste du använda den. Jag lovade att ge dig en lista med referenser som kan hjälpa dig med det.
Ibland är det bästa sättet att skryta och varumärkesbildfiler inte använda fotohanteringsprogram, utan istället använda en omdirigeringsapp. (Det här är speciellt fallet om du arbetar med en oorganiserad samling av befintliga, äldre bildfiler.) Du hittar två snabba handledning i datorkunskaper som kan vara till hjälp:
Slutligen, för att lära dig mer om att bygga och upprätthålla ett pålitligt system för digital kapitalförvaltning, utforska vår serie om Digital Asset Management Fundamentals.
Det är mycket information om namngivning och lagring av bildfiler! Jag kan dock inte överstate, hur viktigt detta stadium av digital kapitalförvaltning är. Om jag kan erbjuda dig några sista råd, är det att börja små. Gör ett duplikatuppsättning på cirka 100 av dina bilder och flytta dem till en separat katalog som blir ditt testlabb. Spela i det testlabb med riktlinjerna och förslagen i denna handledning och när du bestämt dig för vad du behöver och hur du ska göra det, använd din övning på din riktiga bildsamling.
Accentsconagua