Share
Oavsett om du delar bilder, rapporter eller andra dokument - att skicka bilagor via Microsoft Outlook-e-post är ett bra sätt att hämta filer till andra. Men om du försöker maila stora filer med Outlook-e-post kan du komma till problem. Det beror på att det finns en standardgräns för Outlook-filstorlek.
Vad är gränsen för en Outlook-e-postbilaga? E-postsystemet är vanligtvis 20 MB. Om du försöker skicka en större fil eller en grupp av filer på totalt mer än 20 MB, kommer du sannolikt att få ett felmeddelande. Lyckligtvis finns det sätt att komma runt gränssnittet för Outlook-filstorlek om du vet vad du ska göra.
I den här handledningen granskar vi gränsvärdet för begränsning av bilagor i bilaga. Du lär dig grunderna i att skicka Outlook-bilagor till e-post. Och vi kommer att diskutera lösningar för hur du mailar riktigt stora filer med MS Outlook.
Börja med den snabba bildskärmsbilden nedan eller gräva i instruktionerna för skriftlig handledning som följer. Lär dig hur du arbetar med bilagor i Outlook och zip dina filer delar dem via Microsoft OneDrive.
Innan du läser vidare, överväga att registrera dig för nyhetsbrevet Tuts + Business. Få bra emailstrategier i vår gratis ebook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery.
Låt oss nu titta närmare på hur man mailar stora filer med hjälp av Outlook:
Innan du kan bifoga stora filer till dina MS Outlook-e-postmeddelanden, måste du förstå grunderna för att bifoga en fil till ett meddelande. Låt oss granska den processen:
För att starta, öppna Microsoft Outlook och skapa ett nytt meddelande:
Skapa ett nytt meddelande i Microsoft Outlook.Skriv texten i ditt Outlook-e-postmeddelande. Du är nu redo att bifoga en fil.
Från ditt nya meddelande klickar du på Bifoga fil ikon i bandet. En lista över objekt du har använt nyligen visas. Om filen du vill bifoga inte finns i listan, bläddra till botten och klicka på Bläddra bland den här datorn alternativ. File Explorer öppnas. Navigera till filen du vill bifoga till Outlook-e-postadressen:
Hitta filen du vill bifoga till din e-postadress.Klicka på filen du vill bifoga till din e-post för att välja den. Klicka sedan på Föra in knapp. Filen bifogas e-postmeddelandet. Du ser filen under e-postadressen (i det här fallet en miniatyr av bilden jag bifogade):
En Outlook-e-post med en bifogad fil.När du har bifogat filen, granska texten på ditt meddelande noggrant. Klicka sedan på Skicka knappen till vänster för att skicka ditt meddelande.
Det är enkelt att bifoga en fil till ett MS Outlook-meddelande, men det finns en gränsvärde för bilagans storlek på 20 MB. Om du överskrider gränsen för Microsoft Outlook-bilagans storlek får du ett felmeddelande:
Om den totala filstorleken för alla filer som du har bifogat till ditt e-mail överstiger gränsen för bifogad filstorlek får du ett fel.Gränsen för bifogad filstorlek är kumulativ. Så, i exemplet ovan visas felmeddelandet när en extra fil bifogas. Även om ingen av de bifogade filerna överskrider begränsningen i sig, uppgår de över 18 MB. Den extra filen är ytterligare 4 MB, vilket gör att de totala bilagorna överstiger 22 MB.
Förutom gränsen för filstorlek för Microsoft Outlook, är det viktigt att komma ihåg att vissa postleverantörer har en gräns för storleken på bilagor som deras system kommer att ta emot. Så om ditt e-postmeddelande har en stor bilaga (eller flera bifogade filer) kanske ditt meddelande kanske inte levereras.
Det finns flera metoder för att komma runt begränsningar för filstorlekar i Outlook, inklusive:
Här är instruktioner om hur du använder alla dessa metoder:
Om du använder bilagor till bildfiler kan du använda Microsoft Outlook: s automatisk ändringsfunktion för att minska bildens storlek. För att använda funktionen, klicka på Fil fliken längst upp till vänster i ditt meddelandefönster. Du får se följande skärm:
Du kan automatiskt ändra storlek på stora bildfiler i MS Outlook.Klicka på växlingsknappen till vänster om Ändra storlek på stora bilder när jag skickar det här meddelandet för att få Outlook automatiskt att ändra storlek på dina bildfiler.
Obs! Bildfilerna ändras när du klickar på Skicka knapp. Så, i exemplet ovan skulle du fortfarande inte kunna lägga till den extra filen.
För att få en uppfattning om hur mycket bildstorlekarna minskades, här är en titt på det skickade meddelandet:
Outlook har ändrat storleken på bilderna som bifogats det här e-postmeddelandet.Som du kan se var även den största filen som var 5 MB, Regional (6) .jpg, nu bara 284 KB (.277 MB).
Den automatiska omformningsfunktionen fungerar bara när fotobilderna är fästa i ditt e-postmeddelande och skickas. Om du harinbäddade bilderna i ditt meddelande, kan de inte ändras med hjälp av den här metoden. Så, du kommer inte att kunna skicka en stor bildfil med den här metoden. Men det kan minska storleken på bilderna du skickar, vilket ökar sannolikheten för att de kommer att accepteras av mottagarens e-postsystem.
Outlook: s automatisk resizing-funktion är mycket användbar, men den fungerar inte för vissa typer av filer. Antag exempelvis att du hade ett stort kalkylblad eller annat stort dokument som du ville skicka via e-post. Funktionen för att ändra storlek skulle inte fungera. Videofiler är en annan typ av fil som ofta överskrider gränsen för gränssnittet för e-postgräns för e-post, men det kan inte ändras med hjälp av resizing-funktionen.
Svaret svaret på dessa stora filtyper är att komprimera dem med en zip-fil innan du bifogar dem i din Outlook-e-post. En zip-fil kan också kombinera flera filer till en enda fil.
Att skapa zip-filen komprimerar automatiskt dina filer, men det är inte användbart för filtyper som redan är komprimerade. Till exempel är .jpg-ett populärt bildformat-redan i ett ganska komprimerat tillstånd. Så, zipping filer av denna typ kommer inte att minska storleken mycket.
När mottagaren tar emot zip-filen extraherar de helt enkelt filerna från zip-filen. Låt oss börja. I det här exemplet visar jag dig hur du mailar stora filer av den här typen via Outlook-e-post.
Det första du behöver göra är att zip dina stora filer. Gå till Windows Utforskaren och hitta de filer du vill zip. Använda sig av Ctrl + Skift för att välja flera filer. Här är ett exempel på valda filer:
Välj de filer du vill zip upp i Utforskaren.I det här exemplet använder jag stora videofiler. Observera att de valda filerna tillsammans ligger något över gränsen på 20 MB. Högerklicka på de valda filerna för att få fram en popup-meny:
Du kan komprimera stora filer via Windows Zip-funktionen.Gå till Skicka till> Komprimerad (zippad) mapp. Systemet skapar automatiskt en zippad fil som innehåller alla filer du valt:
Den komprimerade zip-filen innehåller var och en av de ursprungliga filerna.Observera att zip-filstorleken är mindre än det sammanlagda antalet ursprungliga filer. Om du vill kan du nu byta namn på den här filen
När du har skapat din zip-fil kan du bifoga den till ett Outlook-e-postmeddelande med hjälp av stegen för att skicka en bifogad fil som jag beskrivit tidigare. När du är klar klickar du på Skicka knapp.
När din mottagare har fått e-postmeddelandet med en bifogad zip-fil, behöver de bara extrahera filerna. Det är lätt om du vet vad du ska göra. Här är ett mail med en bifogad zip-fil:
När du har skapat en zip-fil kan du bifoga den komprimerade filen till en Outlook-e-post.För att komma åt filerna i en zip-fil från ett mottaget Outlook-e-postmeddelande, klicka på nedpilen till höger om filen. Välj Spara som alternativ:
Börja med att spara den zippade filen till din dator.Spara zip-filen till mappen på din dator där du vill lagra den. Använd sedan Windows Filutforskare för att navigera till mappen där du har sparat zip-filen. Klicka på filen för att välja den. Högerklicka sedan för att få fram popup-menyn:
När du har sparat zip-filen kan du extrahera filerna den innehåller.Välj Extrahera alla menyalternativ.
Välj en mappplats för att lagra de extraherade filerna.Välj plats för de extraherade filerna och klicka på Extrahera knapp. Filerna extraheras till din valda plats.
Du kan också lägga en stor fil i ett molnlagringsområde och sedan dela det. Vanliga tjänster för molnlagring inkluderar Dropbox, Google Drive och OneDrive.
OneDrive är Microsofts molnlagringsområde. Den är inbyggd i Windows. Om du har ett Microsoft-konto kan du lagra upp till 15 GB på ditt gratis OneDrive-konto. Du kan hitta OneDrive i din Windows File Explorer (märka ikonen som ser ut som ett moln):
OneDrive är Microsofts molnlagringsområde.Låt oss undersöka hur du delar stora filer med Microsoft OneDrive. I exemplet ovan har jag redan skapat några mappar, inklusive en kallad Delade filer. För att dela filerna via OneDrive öppnar jag två instanser av Utforskaren på min dator. Jag klickar på de filer jag vill dela för att markera dem och dra dem sedan i OneDrive-mappen:
Du kan dra de valda filerna till en OneDrive-mapp.När filerna finns i den mapp du vill dela, högerklicka på mappnamnet för att få fram en popup-meny. Välj Fler OneDrive-delningsalternativ. De OneDrive fönster öppnas med Dela 'Delade filer' dialog ruta:
Sätt in den kopierade länken i ditt Outlook-e-postmeddelande för att dela de stora videofilerna.Du kan se olika sätt att dela filerna i din mapp, bland annat via sociala medier. För att dela filerna via Microsoft Outlook klickar du på Kopia knappen för att kopiera länken som visas till urklippet.
Öppna Microsoft Outlook och skapa ett nytt meddelande. Tryck CTRL + V att klistra in länken i ditt e-postmeddelande:
Mottagaren kan klicka på länken för att komma åt de delade filerna.När du är klar klickar du på Skicka knappen för att skicka ditt e-postmeddelande. När meddelandet är mottaget kan mottagaren klicka på länken i e-postmeddelandet för att komma åt de stora filerna du delade.
I den här handledningen har du lärt dig hur du mailar stora filer i Microsoft Outlook. Du har även lärt dig hur du skickar stora videofiler via Outlook.
Om du behöver skicka stora filer via e-post, är det viktigt att förstå om gränsen för MS Outlook-filstorlek. Med de metoder du lärde dig i den här handledningen kan du dock dela en Outlook-bilaga även om den överstiger gränsen för Outlook-filstorlek.
Accentsconagua