Hur man hanterar korrekt företags e-postformat - och undvik professionell katastrof

E-post har blivit det viktigaste sättet att många företagare kommunicerar. De flesta av oss skickar ut mer affärer e-postmeddelanden än någon annan form av affärskommunikation. 

Varje dag har du mail till din chef, dina kunder, dina leverantörer och dina professionella kontakter.

Din e-post är viktig. Ett bra email kan leda till företags framgång. Medan ett dåligt e-mail kan skada ett professionellt förhållande, sidospår ditt projekt eller skada ditt rykte.

Trots betydelsen ignoreras e-postformatering ofta. Korrekt formatering förbättrar chansen att en mottagare läser, svarar och reagerar positivt på din e-post. 

I den här handledningen lär du dig hur du skapar professionella affärer e-postmeddelanden genom att använda korrekt företags e-postformat. Jag ger dig också exempel på bra och dåliga affärer e-postmeddelanden som du tillämpar på din egen kommunikation. 

Innan du gräver i de här handledningstrenderna, överväg att ladda ner vår nya eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. (Den är tillgänglig GRATIS med Tuts + Business Nyhetsbrev.)

1. Hitta din företags e-post målgrupp

Inte alla e-postgrupper är desamma. Av den anledningen bör inte alla företags e-postformater formateras och skrivas på samma sätt. Vissa affärer e-post bör struktureras i en mer formell stil. Men om du är mer bekant med din mottagare är det okej att strukturera ditt mail i en mindre formell stil.

Den e-poststil du väljer bestämmer din öppning och stängning av e-post. Det kan även avgöra vilket språk du använder och tonen i e-postmeddelandet. För att lära mig mer om formell och informell e-post stil läs mitt senaste inlägg:

Här är en snabb sammanfattning av några allmänna regler om när man ska använda en formell kontra informell e-poststil.

Använda en formell email stil:

• om det krävs i din organisation
• om mottagarna inte är kända för dig
• när du skickar ett mail till någon som står över dig i auktoritet som din chef eller en lärare

 Använd en informell email stil:

• om det uppmuntras i din organisation (din chef och andra använder en informell stil)
• för en företagskollega som är välkänd för dig och / eller på vänliga villkor
• för personliga e-postmeddelanden som kan innehålla både affärs- och icke-företagsemner

Valet mellan formell och informell stil varierar från företag till företag. Därför är det viktigt att veta vad som accepteras i ditt företag. Om du inte är säker på om du ska använda en formell emailstruktur eller en informell emailstruktur, är det ofta säkrare att använda en mer formell stil.

2. Känn strukturen i en företagsadress

Hur du formaterar ditt företags email gör en skillnad. En bra företags e-poststruktur hjälper dig att meddela ditt meddelande tydligt. En dåligt formaterad e-post kan lämna ett dåligt intryck.

Alla bra affärer e-postmeddelanden ska ha åtminstone dessa delar:

• Ämnesrad. Ämnesraden är den första delen av e-postmeddelandet som läsaren ser. Det kan avgöra om din läsare öppnar e-postmeddelandet. De flesta experter är överens om att ämnesområdena ska vara korta (sex till tio ord) och specifika.
• Hälsning. Hälsningen är hur du hälsar läsaren. Det är viktigt att du förstår om du adresserar en formell eller informell publik.
• Kropp text. Kroppstexten överför huvudmeddelandet i e-postmeddelandet. Det bör också innehålla en introduktion och slutsats. Det ska skrivas i korta punkter med en till två meningar. Där det kommer att lägga till tydlighet, använd punktlistor eller numrerade listor.
• Signatur. Din signatur kan vara formell eller informell, beroende på din publik. En bra email signaturmall hjälper din läsare att hitta all information om dig som de behöver. Enavto Market har användbara signaturmallar för att göra din e-post signatur mer professionell.
  

Använd ett korrekt emailformat. Strukturera din e-post så att de första orden i huvudtexten förklarar vad e-posten handlar om. De sista få meningarna borde vara en slutsats som sammanfattar företagets email. Slutsatsen är också ett bra ställe att inkludera ett uppmaning till handling. Ett anrop till handling berättar e-postläsaren vad man gör nästa och hur man gör det. 

3. Problemet med de flesta e-postmeddelanden

Många av oss har aldrig lärt sig det rätta sättet att strukturera ett företags email. Därför slänger så många människor bara ett mail tillsammans och hoppas på det bästa. Tyvärr gör de snabba e-postmeddelandenna ofta mer skada på vårt professionella rykte än bra.

I det här avsnittet diskuterar jag två dåligt skrivna och dåligt formaterade e-postprover Vi ska titta på båda exemplen och jag förklarar vad som är fel med var och en av dem. I nästa avsnitt gör jag en överföring på var och en av dessa e-postmeddelanden och visar hur du förbättrar dem.

Formell E-post Exempel - Innan

Här är ett exempel på ett formellt email som inte formaterades eller skrivits bra. Ta en liten stund för att titta på exemplet och se om du kan berätta vad som är fel med det. Jag kommer att beskriva problemen med det här e-postmeddelandet nedan.

Låt oss se detta företags email noggrant för att avgöra vad som är fel. Här är några av problemen:

• Ämnesrad. Ämneslinjen "Stuff" är för kort och för vag. Den består av endast ett enda ord. Med denna ämnesrad kan vissa e-postsystem även skicka det direkt till spamfiltret.
• Hälsning. Hälsningen av "Hey" är för informell för ett inledande meddelande som detta. E-postförfattaren nämner att de aldrig träffat några av lagmedlemmarna.
• Kropp text. Kroppen i det här e-postmeddelandet är en jätte punkt. Det gör det svårt för den genomsnittliga läsaren att följa. Kroppen innehåller också saker som skulle vara bättre om de formaterades som en lista.
• Typos och grammatikproblem. Kroppstexten innehåller flera dåligt formulerade fraser. Det finns några löpande meningar. Det finns också skrivfel och till och med ett upprepat ord, "gör make".
• Dålig eller ingen stängning. "Fånga dig på baksidan" är för casual av en stängning för de flesta affärer e-postmeddelanden.
• Signatur. Det finns ingen signatur för det här e-postmeddelandet. Om laget är nytt, kanske de undrar vem avsändaren är.

Det är troligt att mottagarna av detta e-postmeddelande skulle missa några av de punkter som görs på grund av hur det formateras och formuleras. Plus, det ser slarvigt och dåligt organiserat ut. Sammantaget är det här inte ett bra sätt att representera en företagsorganisation.

Många företag skulle hitta ovanstående email pinsamt. Ändå är det inte ovanligt för en affärspersonal att snabbt skriva och skriva e-postmeddelanden. Några av dessa rusade e-postmeddelanden innehåller några av samma problem som vårt exemplar email.

Informell E-post Exempel - Innan

Här är ett exempel på ett informellt e-postmeddelande som var dåligt formaterat och dåligt formulerat. Ta en liten stund för att se på det och se om du kan berätta vad som är fel. Jag kommer att beskriva problemen med det här e-postmeddelandet nedan.

Låt oss se noga på varje del av e-postmeddelandet för att avgöra vad som är fel. Här är några av problemen:

• Ämnesrad. Ämneslinjen "Get It Together !!!" är lite för kort. Det är också vagt och anklagande.
• Hälsning. Hälsningen av personens namn är inte hemskt för ett informellt e-postmeddelande. De tre utropsteckena lägger dock till en onödig arg eller upprörd ton.
• Introduktion. Det finns ingen inledande paragraf i det här meddelandet.
• Kropp text. Kroppstexten är alla ett stycke. Det är skrivet i en arg ton med fraser som "Grrr" som inte är till hjälp. Det innehåller också uttryckssymboler, som inte är allmänt accepterade i ett företags e-postmeddelande.
• Slutsats. Det finns ingen avslutande mening. Mottagaren kan vara osäker på vad man ska göra nästa.
• Signatur. Det finns ingen signatur i det här meddelandet.

Inte bara är detta email formaterat, det ger också en oprofessionell, negativ ton. Istället för att få de resultat avsändaren vill, är det troligt att läsaren skulle bli arg och defensiv.

4. Nu att korrekt formatera dessa företagsemailer

Dåliga e-postmeddelanden kan förbättras med effektiv redigering och formatering. Låt oss återskapa tidigare e-postmeddelanden för att göra dem mer effektiva. Jag ändrar formateringen och formuleringen för att visa dig hur du åtgärdar de dåliga e-postexemplen.

Formell E-post Exempel - Efter

Här är ett exempel på det formella e-postmeddelandet, omskrivet och formaterat för att förmedla en mer professionell bild.

Låt oss titta på vad vi gjorde för att förbättra e-postmeddelandet:

• Ämnesrad. Ämneslinjen är den ideala längden, sex till tio ord. Det är också mer specifikt. Det identifierar projektet med namn och beskriver ämnet för e-postmeddelandet.
• Hälsning. Den nya hälsningen gör det klart att detta e-postmeddelande är för projektgruppens medlemmar.
• Introduktion. Den inledande meningen berättar läsaren vad e-posten handlar om. Det förmedlar också en positiv ton genom att använda ordet "Välkommen".
• Kropp text. Kroppstexten är ordentligt organiserad i korta avsnitt med högst tre meningar. Den innehåller också en numrerad lista som snabbt kan skannas för enkel förståelse.
• Slutsats. Slutsatsen sammanfattar posten. Det innehåller uppmaningen till handling "Låt mig veta om du har några frågor."
• Signatur. Signaturblocket identifierar avsändaren som projektledaren.

Det reviderade e-postmeddelandet är en affärskommunikation som någon organisation skulle vara stolt över. Den har bearbetats med ett professionellt emailformat. Det förmedlar också budskapet tydligt och kortfattat på ett affärsmässigt sätt.

Tips: E-postmeddelandet kan förbättras ytterligare genom att inkludera en professionell email signaturmall som de som finns i Envato Market Här är tre exempel på hur en professionell email signaturmall kan användas:

Exempel på företagsnamn för e-post signaturmallar

Läs mer om hur man skapar en professionell email signatur: 

Informell E-post Exempel - Efter

Här är ett exempel på ett informellt e-postmeddelande, omskrivet och formaterat för att förmedla en mer professionell bild:

 Vad har förändrats? Låt oss ta en titt:

• Ämnesrad. Ämneslinjen är mer specifik, utan att vara anklagande. Det innehåller också orden "Vänligen svara." Många experter är överens om att inklusive fraser som "Please Answer" eller "Response Needed" gör det mer troligt att en e-postmottagare kommer att svara.
• Hälsning. Genom att lägga till ordet "Hej" till hälsningen har vi mjukat tonen i e-postmeddelandet. Läsaren är mindre sannolikt att vara defensiv.
• Introduktion. Introduktionen förklarar vad e-posten handlar om i två meningar.
• Kropp text. Tonen i kroppstexten är mycket vänligare. Målet är att få projektet tillbaka på rätt spår, för att inte göra läsaren arg.
• Slutsats. Slutsatsen uppmuntrar läsaren att svara.
• Signatur. Den enkla signaturen är bra för en informell affärsmail.

Som du kan se, ger vänlig formulering och bättre formatering läsaren ett mer positivt intryck. Läsaren av det här mailet är mycket mer benägna att svara och problemet är mer benägna att lösa.

Du kan lära dig ännu mer om att komponera effektiva e-postmeddelanden i denna Tuts + handledning från David Masters: 

5. Hur man undviker Email Disaster

Så hur undviker du e-postkatastrof? Med planerad planering kan du behärska korrekt företags e-postformat och skapa ett e-postmeddelande som förmedlar ditt meddelande utan att förstöra ditt företags rykte.

Här är fyra enkla riktlinjer för att skriva rätt företagsemail:

1. Rusa inte. Ett skyndsamt e-postmeddelande är ofta ett dåligt formaterat, dåligt skrivet e-postmeddelande. Tillåt dig tillräckligt med tid för att formatera varje mail du skriver.
2. Undvik känsla. Det är aldrig en bra idé att skicka ett mail när du är upprörd. Vänta tills du har lugnat dig.
3. Var noggrann. Använd korta meningar och korta stycken. Använd i tillämpliga fall punktlistor eller numrerade listor.
4. Recension. Dubbelkontrollera ditt mail för typsnitt, grammatikfel och andra fel. Det är också en bra idé att se till att alla delar av e-postmeddelandet ingår.

Dina företagsemail är viktiga!

Dina företagsemails kan göra skillnaden mellan att uppnå ditt affärsmål eller göra ditt företag så dåligt. Tänk på hur din e-post är formulerad och formaterad.

Dina e-postmeddelanden är viktiga: Ange ett mål att arbeta med att korrekt formatera alla dina e-postmeddelanden. 

För att ta ditt lärande om att skriva effektiva företagsemail, se vidare vår guide till Skriva effektiva företagsemail eller börja med den första handledningen i flerpartsserien: 

Vill ha mer professionella e-posttips och toppstrategier. Läs om hur du tar kontroll över inkorgen, bearbetar ditt mail snabbare och hanterar ditt e-postmeddelande som ett proffs. Anmäl dig till Tuts + Business Nyhetsbrev och få den gratis inkorgen Zero eBook nu.

Vilka e-poststrategier fungerar bäst för dig? Låt oss veta i kommentarerna.