Så här skriver du ut områden, rader eller fullständiga Google-kalkylblad

Kalkylblad används ofta för analys och presentation av data. Detta inkluderar att förbereda rapporter med beräkningar och data som du kan skriva ut och presentera för ledning och lagmedlemmar. 

När det är dags att skriva ut ett kalkylblad tar det arbete för att få det rätt. Om du inte vet hur du ställer in alternativen, kommer du sannolikt att skriva ut för mycket data, vilket sparar papper och bläck. Det är viktigt att ställa in utskriftsintervallet och tweak-inställningarna för att få det rätt första gången.

I denna handledning kommer jag att hjälpa dig att lära dig att skriva ut Google-kalkylblad som du bygger in Google Sheets. Låt oss börja.

Titta och lära dig

Kolla in skärmbilden nedan för att följa min fullständiga guide till utskrift i Google Sheets. Vi täcker tre nyckelfärdigheter som hjälper dig att skriva ut data i Google Sheets:

1. Så här skriver du ut hela Google-kalkylblad och arbetsböcker.
2. Så här skriver du ut specifika intervaller eller uppsättningar data i ett ark.
3. Så här justerar du utskriftsinställningar för att inkludera specifika inställningar som sidstorlek, marginaler och mer.

 

Låt oss nu dyka in i ett guidat genombrott för utskrift i Google Dokument (inklusive Ark.) Du kan använda dessa tips även om du förbereder en PDF-version av kalkylbladet. Jag visar dig alla dessa färdigheter i en illustrerad guide.

Så här skriver du ut ett helt Google-ark

Låt oss börja med att lära oss att skriva ut hela arbetsboken eller kalkylbladet. Med ditt Google-ark redan öppet, gå till Arkiv> Skriv ut menyn för att starta arkutskriftsmenyn. 

När du väljer det alternativet öppnas ett nytt fönster ovanför ditt aktiva kalkylblad för att ställa in utskriftsalternativen.

Ange först den del av kalkylbladet du vill skriva ut först. För den här delen av handledningen, låt oss fokusera på två banor: skriva ut hela arket eller skriva ut hela arbetsboken. 

Kom ihåg att alla kalkylarksappar grupperar flera kalkylark i en arbetsbok och du kan välja mellan att skriva ut de två på menyn som du kan se nedan i Skriva ut falla ner.

När du går till Arkiv> Skriv ut menyn kan du välja mellan att skriva ut det aktuella arket eller hela arbetsboken från Skriva ut falla ner.

På höger sida, börja med att välja rullgardinsalternativet för att välja mellan att skriva ut det aktiva kalkylbladet och hela arbetsboken. Se till att du ställer in det här alternativet innan du fortsätter skriva ut.

Klicka på Skriva ut dropdown och välj mellan aktuellt blad eller arbetsbok för det här avsnittet i handledningen.

Om du bara vill skriva ut ett enskilt ark, börja med att markera det ark du vill skriva ut och välj Arkiv> Skriv ut. Ändra sedan nedrullningsinställningen till Aktuellt blad istället för arbetsbok.

För varje kalkylblad som du skriver ut är det viktigt att ställa in några viktiga alternativ för att säkerställa att du inte slutar med dåliga papperskopior av kalkylbladet.

Den första av dessa är landskap mot porträtt, som styr hur kalkylbladet ska skrivas ut. Landskapsinställningen ställer in kalkylbladet på papper i "wide" format, med kalkylbladet längre än det är högt. Detta fungerar ofta bra för kalkylblad, eftersom data körs från vänster till höger i kolumner.

Porträtt Orientering kan vara det rätta alternativet om dina data har många rader och färre kolumner.

Till vänster kan du se att fler kolumner passar på sidan tack vare landskapsorienteringen, medan stående orientering till höger visar fler rader.

En av mina favoritinställningar att justera på utskriftsmenyn är Passa till bredd alternativ. Detta säkerställer att alla dina data kommer att passa på bredden på ditt kalkylblad, inte överstiger pappersbredden.

Skicka sedan din färdiga data till skrivaren genom att klicka på Nästa och väljer skrivaren.

Slår på Passa till bredd alternativ på Skala dropdown kommer att se till att alla kolumner passar i ett enda kalkylblad.

Vill du inte skriva ut hela kalkylbladet eller arbetsboken? Läs vidare för att ta reda på hur du skriver ut specifika områden.

Så här ställer du in Google Sheets-utskriftsområdet

Det är mer troligt att du inte kommer skriva ut hela kalkylbladet eller arbetsboken varje gång, särskilt i komplexa kalkylblad. I det fallet vill du skriva ut ett område i kalkylbladet så att du kan fokusera på specifika data.

Ange ett intervall som utskriftsområdet för Google Sheets är enkelt nog. Börja med att markera de specifika delarna av kalkylbladet som du vill skriva ut och återvänd sedan till Arkiv> Skriv ut meny.

Det viktigaste alternativet att ändra här är Skriva ut dropdown, som du vill ställa in på Valda celler. Ark visar också cellreferenserna för den del som du ska skriva ut, så dubbelkontrollera att du har valt de exakta cellerna du vill skriva ut.

Börja med att markera de celler som du vill skriva ut och välj sedan Valda celler från rullgardinsmenyn.

Många av de inställningar som vi täckte ovan kommer att gälla för att skriva ut ett område också. Se till att du bestämmer mellan liggande och stående orientering, till exempel när du vill vända orienteringen av dina data.

Det är allt! Du kan se här hur enkelt det är att skicka dina kalkylblad till skrivaren. Låt oss ta reda på några få avancerade alternativ för utskrift.

Så här ändrar du utskriftsalternativ i skivor

Medan vi redan har täckt några grundläggande utskriftsinställningar som orientering och Google Sheets-utskriftsområde, finns det andra tweaks som du kan göra för att styra hur kalkylbladet skrivs ut. Låt oss ta en titt på de här nyckelalternativen.

1. Justera marginaler

Pappersmarginalerna styr hur mycket utrymme det finns mellan dina data och papperskanten. Du kan göra marginalerna bredare för att ge mer utrymme mellan data och kanten eller stramare för att placera data närmare kanten.

Denna funktion är verkligen praktisk när du kan nästan passa alla dina data på ett enda tryckt ark, men kan ha en enda kolumn avskurna.

I marginaler dropdown, välj ett alternativ som Smal att ställa marginalerna tättare, eller Bred för bredare marginaler. Det kan verkligen hjälpa dig att skapa tillräckligt med utrymme för dina data när du behöver det mest.

Ändra marginaler dropdown för att skapa mer utrymme för utskrift av data, närmare kanten av papperet.

2. Ändra pappersformat

Den vanligaste pappersstorleken är brevpapper, vilket är 8,5 x 11 tum. Det är ingen överraskning att Sheets standardiserar att skriva ut i den storleken, men det finns många alternativ

När du skriver ut stora kalkylblad kan det vara en bra idé att byta till ett större pappersformat. Du kan välja andra vanliga pappersformat som Rättslig från Pappersformat dropdown på höger sida. Se bara till att din skrivare är fylld med rätt pappersformat innan du skickar den!

I denna skärmdump kan du se skillnaden mellan utskrift till standardstorlek och juridiskt papper som möjliggör mer utrymme i data.

3. Lägg till rubriker och sidfot

En rubrik eller sidfot är texten som skrivs ut på varje sida. Om du använder Ark för att kompilera rapporter som du levererar till en publik, kan det vara lättare att navigera i din tryckta version med att ha nyckeldata i upprepa och sidfot..

Öppna upp Headers & Footers alternativet till höger på Ark för att öppna det här avsnittet, där du kan lägga till data i rubriken och sidfoten på varje ark.

Den hjälpsamma delen av dessa alternativ är att du enkelt kan applicera dem på varje ark med bara ett enda klick.

På alternativen Headers & footers kan du växla på alternativ att skriva ut på varje sida, som sidnummer, arbetsbokens titel, arknamn och aktuellt datum och tid.

4. Skriv ut Gridlines

Medan rutnät är vanligtvis reserverade för visning av ett kalkylblad på skärmen, kan du faktiskt skriva ut dem enkelt. I samma utskriftsalternativ öppnar du formatering avsnitt och kryssa eller avmarkera Visa gridlinjer alternativ.

Tänk på att om du skriver ut rader, kommer du att använda betydligt mer bläck när du skriver ut ditt Google-kalkylblad. Det kan vara en bättre idé att sätta gränser runt endast de data som du vill visa med gränslinjer, istället för att skriva ut alla rader i kalkylbladet.

Skriv ut rutnätet genom att aktivera alternativet från formatering alternativ dropdown.

Hämta och fortsätt lära

I den här handledningen täckte vi en viktig färdighet: skriva ut kalkylblad i Google Dokument. Att få rapporterna redo att dela med dina kollegor genom att skriva ut den färdiga versionen av ett kalkylblad kan hjälpa dig att presentera dina data perfekt.

Om du vill lära dig mer om hur du använder Google Sheets för att analysera och arbeta med data, kolla in handledningarna nedan:

Hur närmar du att skriva ut dina Google Sheets? Dela ett favorittips i kommentarfältet under det här inlägget, eller meddela mig om du har några frågor om hur du skriver ut.