Share
Behöver du veta hur man skriver ett formellt email? Om du är van vid att skriva tillfälliga e-postmeddelanden till vänner och familj, kanske du inte vet hur du skriver ett formellt email korrekt.
Oroa dig inte. Du är inte ensam. Många människor kämpar med att skriva ett formellt email. Den här artikeln kommer att hjälpa till.
Formella e-postmeddelanden kallas ofta när du skickar ett mail till någon du inte vet väl. En formell e-post är också det rätta valet för vissa affärssituationer. Om du inte är säker på att skicka ett formellt eller informellt email är det vanligtvis bättre att skicka ett formellt meddelande.
Är du redo att lära dig hur du skriver ett formellt email? (grafisk källa) I den här artikeln lär du dig hur en formell e-post skiljer sig från ett informellt e-postmeddelande. Vi ger exempel på de olika delarna av ett email så att du kan se skillnaden mellan informella och formella e-postmeddelanden. Vi visar också hur du skriver ett formellt email, formaterar ett formellt email och skickar ett formellt email. Dessutom lär du dig hur mallar för e-signaturer kan ge din formella e-post mer inverkan.
Få mer användbara e-posttips och professionella strategier i vår gratis ebook, Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery.
Låt oss nu börja med att lära oss allt om hur man skriver formella e-postmeddelanden:
En formell e-post skickas vanligtvis till någon du inte vet väl eller till någon som har befogenhet. Exempel på någon som du kanske skickar ett formellt email till inkluderar din professor, en offentlig tjänsteman eller till och med ett företag du driver med.
Om din arbetsplats har en formell miljö, använd formella e-postmeddelanden med din chef och kollegor om du inte får veta att du gör något annat. Många arbetsplatser går mot en mer avslappnad miljö och det går ofta över till e-postkommunikation. Om du inte är säker på vad som är bra för din arbetsplats, fråga.
En formell e-post skiljer sig från ett ledigt e-postmeddelande. En vardaglig e-post går vanligtvis till en person du vet väl, ofta är det någon du är på goda villkor med som en vän eller familjemedlem. När du skickar ett ledigt e-postmeddelande behöver du inte oroa dig så mycket om struktur och ton.
Faktum är att en del av det som skapar ett formellt e-postmeddelande som skiljer sig från ett ledigt e-postmeddelande är strukturen. Ett formellt e-postmeddelande har en mycket definierad struktur, med en bestämd hilsen (den öppna delen av e-postmeddelandet), underskrift, öppningsdom och kropp.
Du använder också språket annorlunda i ett formellt email än i en ledig e-postadress. Undvik att använda förkortningar, sammandrabbningar, slang, uttryckssymboler och annan informell terminologi. Tonen på en formell email är också annorlunda. Ett informellt e-postmeddelande kan inte ens använda fullständiga meningar eller ordentlig grammatik, men en formell email alltid gör det.
Här är ett exempel på formellt email-språk:
Mötet är planerat till 5 december kl 9:30. Alla studenter ska delta. Dina projektuppdateringar behövs.
Jämför det formella språket med det informella email-språket i det här meddelandet:
Obligatoriskt möte-5 december, 9:30 am Uppdateringar behövs. Se dig där. :)
Båda uttalandena delar samma information. Men den första tonen är mycket mer formell. Notera den ofullständiga meningen, slang och smekmånad i det informella exemplet.
Medan en informell e-post ofta kan skickas snabbt, tar det normalt lite mer tankar och lite mer tid att skriva ett formellt mejl. Noggrann övervägning måste ges till varje e-postelement.
Med det i åtanke, låt oss ta en närmare titt på några vanliga element i ett formellt email:
Ämneslinjen är vad läsaren ser i sin inkorg. Om ämnesraden är vilseledande eller saknas information kan det hända att din e-post inte läses. Meddelandet kan till och med skickas till skräppost. Ju mer formella ditt e-postmeddelande är desto mer detaljerat måste din ämnesrad vara. Men akta dig för att göra din ämnesrad för lång.
Här är ett exempel på en formell ämnesrad:
Obligatoriskt Studentmöte: 5 december, 9:30 a.m..
Jämför ämnesraden med denna informella e-postadress:
Kommande möte
Observera att den första ämnesraden är mer informativ och komplett. Den informella ämnesraden, skickad till någon du känner väl, berör knappt knappt ämnet.
Hälsningen adresserar direkt den person du skickar e-post till. Den används alltid i formella e-postmeddelanden, men överhoppas ibland i informella meddelanden. Här är några exempel på formella och informella hälsningar:
Om du skickar e-postmeddelandet till en grupp, adressera hela gruppen. Här är ett exempel:
Kära elever,
Om du har personens namn, du vill skicka e-postmeddelandet, är det rätt att använda sitt namn tillsammans med vilken titel personen har. Här är ett exempel på formell hälsning för en individ:
Kära Professor Smith,
Om du inte vet namnet på den person du försöker nå ska du göra allt för att upptäcka den informationen. Som en sista utväg är det okej (men mindre effektivt) att adressera e-posten till titeln på personen du hoppas nå. Här är ett exempel på en formell hälsning utan namn:
Kära personalchef,
I sällsynta fall där du inte känner till en persons namn eller titel är det okej att använda denna hälsning:
Till den som detta berör,
Kontrast de formella hälsningsexemplen med följande informella hälsningar:
Hej klass!
Hej Taylor,
Som du kan se är de formella och informella hälsningarna väldigt olika.
Öppnandet av ett formellt email kräver ofta att avsändaren presenterar sig. Däremot skickas informella e-postmeddelanden till någon du känner och introduktionen behövs inte.
Här är ett exempel på en öppning i ett formellt email:
Jag heter Jordan Smith. Jag är professor i statistik för XYZ University. Detta meddelande är för alla nuvarande studenter.
I den här artikeln hittar du ännu fler exempel på e-postöppningar:
Kroppen av ett formellt email utarbetar vanligtvis på syftet med e-postmeddelandet. Utarbetande kan inte behövas i ett informellt e-postmeddelande. Även om kroppen innehåller detaljerad information är det viktigt att skriva tydligt och kortfattat i ett formellt email. Kom ihåg att din läsare inte är bekant med dig och kanske inte är bekant med ditt ämne. Du vill inte att din e-postmottagare missförstår en viktig punkt.
Hur du avslutar ett formellt e-postmeddelande är lika viktigt. Eftersom e-postavslutningen är den sista som mottagaren tittar på kan ditt e-postmeddelande lämna ett varaktigt intryck.
En bra formell email avslutning påminner också läsaren som du är, eftersom den ska innehålla ditt fullständiga namn, kontaktinformation och titel (om det är lämpligt). Om du kan kan du använda en professionell signaturmall för extra påverkan. (Läs mer om signaturmallar i nästa avsnitt.)
Däremot kan ett email-stängning vara extremt ledigt för ett informellt e-postmeddelande. I vissa fall där mottagaren är väl känd för dig kan du till och med släppa bort email-stängningen.
Det vanligaste sättet att starta ett formellt avslutningsformulär är med ordet "Med vänliga hälsningar". Det kan vara en gemensam stängning, men det är också en säker stängning.
Här är ett exempel på en formell email-avslutning:
vänliga hälsningar,
Jordan Smith
Professor i statistik, XYZ College
[E-postadressen går här]
[Telefonnummer går här]
I dessa artiklar ger vi ännu fler exempel på formella (och informella) e-posttillslutningar:
Du har nu den information du behöver för att skriva varje avsnitt av ett formellt email. Formella e-postmeddelanden är mycket lik professionella e-postmeddelanden, eftersom professionella e-postmeddelanden ofta skrivs i formell stil. Principerna som gäller för professionella e-postmeddelanden är också användbara för formella e-postmeddelanden. Lär dig hur du skriver ett effektivt professionellt email i denna handledning:
Medan många informella e-postmeddelanden är ostrukturerade, är det viktigt att du formaterar och strukturerar ditt formella email. Som ett minimum ska en formell email innehålla alla följande element:
Som vi nämnde tidigare finns det många likheter mellan ett företags email och en professionell email. Denna handledning förklarar det rätta sättet att strukturera ett företags email:
Ditt val av e-post typsnitt är också viktigt när du formaterar ett formellt email. Även om många moderna e-postplattformar tillåter dig att använda många olika typsnitt, är det bäst att hålla fast vid en gemensam läsbar typsnitt som Verdana, Calibri, Times New Roman eller Georgia. Helvetica och Arial är vanliga sans-serif typsnitt som du kan använda också.
Undvik nyhetsfonter som Comic Sans, handstilfonter som Bradley Hand och skript teckensnitt som Brush Script. Kom ihåg att om du väljer ett ovanligt teckensnitt för ditt formella e-postmeddelande kanske det inte kan stödjas av vissa e-postplattformar.
Håll dig också till ett eller två teckensnitt i ditt formella email. Använda för många olika teckensnitt kan göra ditt email ser för casual. För många teckensnitt kan till och med göra din formella email mindre läsbar.
När du har skrivit och formaterat ditt formella email är du nästan redo att skicka ditt meddelande. Men innan du trycker på det Skicka knappen, granska din e-post noggrant. Leta efter:
Kom ihåg att en slarvig e-post full av misstag ger ett dåligt intryck.
Också uppmärksamma den e-postadress du använder för att skicka e-post om du vill bli seriös. Många av oss skapade e-postadresser när vi yngre som inte är lämpliga för formella e-postmeddelanden. Om du kan få det, måste din e-postadress för formella e-postmeddelanden vara en variation av ditt namn utan några extra tecken.
Här är några exempel på lämplig och olämplig emailadress:
KittenL0ver73%@example.com
Spara den här typen av e-postadress för lediga e-postmeddelanden till din familj och dina vänner.
[email protected]
Den här e-postadressen kan användas för formella och professionella e-postmeddelanden.
Notera: Dessa e-postadresser som används här och i hela den här artikeln är endast till exempel ändamål. De är inte avsedda att representera riktiga e-postadresser.
Om du är student eller skriver på uppdrag av en organisation är det en bra idé att använda e-post som tillhandahålls av din utbildningsinstitution eller den organisation du representerar. De flesta högskolor, till exempel, ger sina elever e-postadresser i formatet:
[email protected]
Ett sätt att lägga till extra inverkan på ditt formella email är att använda en professionellt utformad signaturmall. En signaturmall lägger till grafiskt intresse för ditt mail. En signaturmall innehåller även din fullständiga kontaktinformation.
Här är ett exempel på ett e-postmeddelande med en professionellt utformad signaturmall:
Här är ett exempel på en formell email-avslutning med en signaturmall.Notera: Det föregående exemplet använder 1127 Email Signaturmall från Envatos GraphicRiver, vilken är en bra källa för professionella email mallar som den som används i exemplet ovan.
Notera skillnaden som en kvalitetsmall gör. För mer bra exempel på mallar för e-signaturer, se artikeln:
Du kanske inte har mycket erfarenhet av att skriva formella e-postmeddelanden, men om du behöver skriva en är det viktigt att göra det rätt. Att skriva ett formellt email är inte svårt när du vet vad du ska göra.
En formell e-post är ganska annorlunda än en informell. Det finns en riktig struktur, formatering och ton som du ska använda för en formell email.
Nu när vi har förklarat vad du behöver veta om formella e-postmeddelanden, är du redo att skriva, formatera och skicka ditt eget formella email. Lycka till!
Förutom att skriva bra e-postmeddelanden är det också viktigt att hålla sig kvar på din e-postbrevlåda.
Lär dig allt om professionella e-posthanteringsstrategier i vår gratis eBook, The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery.
Vi visar dig hur du kommer igång med Inkorgen Noll, hur du implementerar den och hur du adopterar friska e-postvanor. Ta det gratis med din prenumeration på Tuts + Business Newsletter.
Accentsconagua