Så här skyddar du celler, ark och arbetsböcker i Excel

När det är dags att skicka ditt Excel-kalkylblad är det viktigt att skydda data som du delar. Du kanske vill dela dina data, men det betyder inte att det ska ändras av någon annan.

Kalkylark innehåller ofta viktiga data som inte ska modifieras eller tas bort av mottagaren. Lyckligtvis har Excel inbyggda funktioner för att skydda dina kalkylblad.

I den här handledningen hjälper jag dig att se till att dina Excel-arbetsböcker upprätthåller dataintegritet. Här är tre viktiga tekniker som du kommer att lära dig i denna handledning:

• Lösenordsskydd hela arbetsböcker för att förhindra att de öppnas av obehöriga användare.
  
• Skydda enskilda ark och arbetsbokstrukturen, för att förhindra att ark läggs in eller raderas i arbetsboken.
  
• Skydda celler, att specifikt tillåta eller förbyta ändringar av nyckelceller eller formler i dina Excel-kalkylblad.
  

Även användare med de bästa avsikterna kan oavsiktligt bryta en viktig eller komplex formel. Det bästa är att ta bort alternativet att ändra dina kalkylblad helt och hållet.

Så här skyddar du Excel: celler, ark, och arbetsböcker (titta och lära)

I skärmbilden nedan ser du mig genom flera viktiga typer av skydd i Excel. Vi skyddar en hel arbetsbok, ett enda kalkylblad och mer.

 

Vill du ha ett steg för steg genomgång? Kolla in mina steg nedan för att ta reda på hur du använder dessa tekniker. Du lär dig hur du skyddar din arbetsbok i Excel, samt skyddar enskilda arbetsblad, celler och hur du arbetar med avancerade inställningar. 

Vi börjar med bredare kalkylbladskydd, sedan arbeta ner till smalare riktade skydd som du kan använda i Excel. Låt oss börja lära oss hur du skyddar dina kalkylarkdata:

1. Lösenord Skydda en Excel-arbetsboksfil

Låt oss börja genom att skydda en hel Excel-fil (eller arbetsbok) med ett lösenord för att hindra andra från att öppna den.

Det här är en bris att göra. När du arbetar i Excel, navigerar du till Fil fliken väljer Info flik. Klicka på Skydda arbetsboken dropdown-alternativet och välj Kryptera med lösenord.

Som det är fallet med något lösenord, välj en stark och säker kombination av bokstäver, siffror och tecken, med tanke på att lösenord är skiftlägeskänsliga.

Bläddra till fliken Arkiv> Info och välj Skydda Arbetsbok> Kryptera med lösenord.

Det är viktigt att notera att Microsoft verkligen har bättrat allvaret av sitt lösenordsskydd i Excel. I tidigare versioner var det enkla lösningar att kringgå lösenordsskydd för Excel-arbetsböcker, men inte i nya versioner.

Ange ett komplext lösenord för säkerhets skull, men var noga med att lagra det på ett säkert sätt.

I Excel 2013 och senare kommer lösenordsimplementering att förhindra att dessa traditionella metoder kringgår den. Se till att du lagrar dina lösenord försiktigt och säkert eller riskerar permanent att förlora tillgången till dina viktiga arbetsböcker.

Excel-arbetsbok - Markera som sista

Om du vill vara lite mindre kraftfull med dina kalkylblad, överväg att använda Markera som Final funktion. När du markerar en Excel-fil som den sista versionen, byter den filen till Skrivskyddad läge, och användaren måste återaktivera redigering.

Om du vill ändra en fil till läsläge, återgå till Arkiv> Info knappen och klicka på Skydda arbetsboken igen. Klicka på Markera som Final och bekräfta att du vill markera dokumentet som en slutgiltig version.

Markera en fil som den sista versionen för att lämna en mild varning för användare av den filen. 

Om du markerar en fil som den sista versionen läggs en mjuk varning till toppen av filen. Den som öppnar filen efter att den har markerats som slutgiltigt kommer att se ett meddelande, varna dem om att filen är färdigställd. 

När en fil är markerad som den slutliga versionen kommer arbetsboken att visa detta

Att markera en fil som den slutliga versionen är ett mindre formellt sätt att signalera att en fil inte bör ändras ytterligare. Mottagaren har fortfarande förmåga att klick Ändra ändå och ändra kalkylbladet. Att markera en fil som den sista upplagan är mer som ett förslag, men det är ett bra tillvägagångssätt om du litar på de andra filanvändarna.

2. Lösenord Skydda din Excel Sheet Structure

Låt oss sedan lära oss hur vi skyddar strukturera av en Excel-arbetsbok. Det här alternativet säkerställer att inga ark raderas, läggs till eller ordnas inuti arbetsboken.

Om du vill att alla ska kunna komma åt arbetsboken, men begränsa de ändringar som de kan göra i en fil är det här en bra start. Detta skyddar arbetsbokens struktur och begränsar hur användaren kan ändra lakan inuti den.

För att aktivera detta skydd, gå till Recension fliken på Excel-bandet och klicka på Skydda arbetsboken.

Hitta fliken Granskning, klicka på Skydda arbetsboken, och ange ett lösenord för att skydda strukturen i din Excel-arbetsbok.

När detta alternativ är aktiverat kommer följande att träda i kraft:

• Inga nya lakan kan läggas till i arbetsboken.
• Inga ark kan raderas från arbetsboken.
• Ark kan inte längre döljas eller tas bort från användarens synvinkel.
• Användaren kan inte längre dra och släppa arkflikarna för att omordna dem i arbetsboken.

Naturligtvis kan betrodda användare få lösenordet för att skydda arbetsboken och ändra den. För att avskydda en arbetsbok klickar du bara på de Skydda arbetsboken knappen igen och mata in lösenordet för att skydda Excel-arbetsboken.

Klick Skydda arbetsboken en andra gång och mata in lösenordet för att aktivera arbetsbokens ändringar igen.

3. Hur man skyddar celler i Excel

Nu, låt oss gå ner till riktigt detaljerade metoder för att skydda ett kalkylblad. Hittills har vi lösenord skyddat en hel arbetsbok eller strukturen i en Excel-fil. I det här avsnittet gräver vi hur du skyddar dina celler i Excel med specifika inställningar som du kan ansöka om. Vi täcker hur du tillåter eller blockerar vissa typer av ändringar som ska göras till delar av kalkylbladet.

För att komma igång hitta Excel Recension fliken och klicka på Skydda arket. I popup-fönstret ser du en enorm uppsättning alternativ. I det här fönstret kan du finjustera hur du vill skydda cellerna i Excel-kalkylbladet. För nu, låt oss lämna inställningarna till deras standard.

För att skydda ett ark, välj en flik i din Excel-arbetsbok, klicka på Recension fliken och välj Skydda arket menyalternativ.

Det här alternativet möjliggör mycket specifika skydd för ditt kalkylblad. Som standard låser alternativen nästan helt ner kalkylbladet. Låt oss lägga till ett lösenord så att arket är skyddat. Om du trycker på ok Låt oss nu se vad som händer när du försöker byta en cell.

När ett ark har blivit skyddat, kommer försök att ändra en cell det här felmeddelandet. 

Excel kastar bort ett fel som cellen är skyddad, vilket är exakt vad vi ville ha.

I grund och botten är detta alternativ avgörande om du vill se till att ditt kalkylblad inte ändras av andra som har tillgång till filen. Att använda skyddsarkfunktionen är ett sätt att du kan skydda kalkylbladet selektivt.

För att skydda arket, klicka helt enkelt på Skydda arket knappen och skriv in lösenordet för att ta bort de skydd som läggs till i arket.

Specifika skydd i Excel

Låt oss ta en titt på alternativen som visas när du börjar skydda ett ark i Excel-arbetsböcker.

Lösenordsskydda arbetsarkceller i Excel-alternativ.

De Skydda arket menyn kan du fördjupa alternativen för arkskydd. Var och en av rutorna på den här menyn låter användaren ändra något mer inuti ett skyddat arbetsblad.

För att ta bort ett skydd, kolla respektive fält i listan. Till exempel kan du tillåta kalkylarkanvändaren att formatera celler genom att markera motsvarande fält.

Här är två idéer om hur du kan selektivt tillåta användaren att ändra kalkylbladet:

• Kolla Formatera celler, kolonner, och rader lådor för att låta användaren ändra det visuella utseendet på celler utan att ändra ursprungliga data.
• Infoga kolumner och rader kan kontrolleras så att användaren kan lägga till mer data medan man skyddar de ursprungliga cellerna.

Den viktiga rutanatt lämna kontrolleras är Skydda kalkylblad och innehåll i låsta celler låda. Detta skyddar data inuti cellerna. 

När du arbetar med viktiga ekonomiska data eller formler som ska användas vid beslutsfattande måste du behålla kontrollen över data och se till att den inte förändras. Att använda dessa typer av riktade skydd är en viktig Excel-skicklighet att behärska.

Hämta och fortsätt lära dig mer om Excel

Att låsa upp ett kalkylblad innan du skickar det är avgörande för att skydda dina värdefulla data och se till att det inte missbrukas. De tips som jag delade i den här handledningen hjälper dig att behålla kontrollen med data även efter att ditt Excel-kalkylblad har vidarebefordrats och delats.

Alla dessa tips är ytterligare verktyg och steg för att bli en avancerad Excel-användare. Skydda dina arbetsböcker är en särskild färdighet, men det finns många sätt att förbättra din prestanda. Som alltid finns det utrymme för att öka dina Excel färdigheter ytterligare. Här är några användbara Excel-tutorials med viktiga färdigheter att behärska nästa:

• Pivottabeller är ett bra verktyg för att arbeta med kalkylbladdata. Här är 5 avancerade Excel-pivottabelltekniker för att lära dig nu.
• ExcelZoo har en lista över ytterligare handledning för att skydda dina arbetsböcker, ark och celler.
  
• Villkor formatering ändrar hur en cell ser ut baserat på vad som är inuti det. Här är en omfattande Excel-handledning om hur du använder villkorad formatering.

Hur skyddar du dina viktiga företagsdata när du delar den? Låt mig veta i kommentarfältet om du använder dessa skyddsverktyg eller andra som jag kanske inte vet om.