Så här skyddar du ark och låsceller i Google Sheets

Varför är kalkylbladssäkerhet viktigt för Google? Oavsett om ändringarna är ändamålsenliga eller oavsiktliga, är det bästa sättet att förhindra dem att genomföra hårda kontroller i kalkylbladet som låter dina data låsa till ändringar.

I den här handledningen lär du dig hur du låser celler i Google Sheets. Du lär dig även arkskydd så att viktiga data aldrig tas bort från dina kalkylblad. Låt oss hoppa in.

Varför skydda dina skivor?

Om du vill kontrollera vem som kan tillgång kalkylbladet måste du tänka på Googles kalkylarkbehörigheter. För Ark betyder det att du kan styra vem som har en länk för att visa eller redigera arbetsboken. 

Men du kan också skydda arken och arbetsböckerna för att kontrollera de ändringar som kan göras i kalkylbladet. Det här är inriktningen för denna handledning, och här är några anledningar till varför du kanske vill göra det istället för att bara förhindra åtkomst till kalkylbladet helt och hållet:

• Många kalkylblad är strukturerad med "inmatnings" -celler där du anger nyckelvariabler och andra beräkningsceller som är baserade på dessa ingångar. I dessa fall är det viktigt att hålla insignalerna skyddade.
• Om du ska dela kalkylbladet med en stor publik hjälper det om du kan "användarskydda" arket genom att låsa nyckelceller och se till att de inte av misstag ändras.
• Generellt innehåller kalkylblad ofta viktiga beräkningar som du vill se är skyddade mot oönskade ändringar och bevarar beräkningarna.

Några av dessa är skäl nog att lära sig Sheets cellskydd. Låt oss se hur dessa funktioner fungerar.

Så här skyddar du Google Sheets (Watch & Learn)

Låt oss gå igenom nyckelteknikerna för att skydda celler i ett Google-kalkylblad i denna skärmdump. Du ser mig tillämpa några av skyddsverktygen för att se till att inga oavsiktliga ändringar görs på dina kalkylblad.

 

I den här handledningen kommer du att se att det finns två unika sätt att lägga till kalkylarkskydd:

• Du kan skydda vissa celler och intervall, vilket är användbart när du vill låta användaren göra ändringar i det mesta av kalkylbladet men låsa i vissa celler.
• Du kan skydda hela kalkylark, med möjlighet att ställa in specifika celler som du kommer att låta användaren redigera.

Läs vidare för en guide (inklusive skärmdumpar) för att tillämpa alla dessa tekniker och mer.

Så här låser du celler i Google Sheets 

Ibland är det bara en viss uppsättning celler som du vill låsa upp i ett kalkylblad. I så fall kan du låsa (specifika) celler i Google Sheets.

Först upp, börja med att markera en cell eller ett antal celler som du vill skydda. Gå sedan till Data> Skyddade ark och intervall menyn för att börja skydda dessa celler. Se exemplet nedan för menyalternativet.

Använd Data> Skyddade ark och intervall menyalternativ för att börja skydda specifika celler i ett Google-ark.

Jag rekommenderar alltid att ge detta skyddade sortiment ett namn i sidofältet. För mitt exempel kommer jag helt enkelt att hänvisa till det som Skattenivå. Klicka sedan på Ange behörigheter som du kan se nedan.

Sidofältet låter dig ange ett namn för det här intervallet för att påminna dig om vilka celler du skyddar.

Välj nu de alternativ du vill använda på nästa meny som jag visar nedan. Jag ställer den på "Begränsa vem som kan redigera detta intervall", och låt den vara inställd på "Bara du" för detta första exempel.

Välj vem som kan redigera det skyddade intervallet genom att välja "Begränsa vem som kan redigera det här intervallet ..." 

Ett annat alternativ är att ändra rullgardinsalternativet till Beställnings att lägga till fler medarbetare som kan redigera dessa data. De flesta kommer att vara låsta för att redigera cellerna, men vem som helst du anger kan redigera det valda området.

Lägg till specifika användare som kan redigera dina skyddade intervall så att medarbetarna kan uppdatera kalkylbladet.

En av fördelarna med Sheets är förmågan atttillåta några celler som ska ändras av användare som du bjuder in för att samarbeta. Genom att använda dessa inställningar säkerställs att betrodda medarbetare kan tillämpa uppdateringar i kalkylbladet.

Mjuka varningar för redigering av celler

Vad händer om du inte vill totalt begränsa redigering av vissa celler? Du kan visa en varning innan specifika celler redigeras för att räkna ut att specifika celler är viktiga och bör inte ändras.

För att ge en varning om redigering av celler följer du samma steg som ovan för att komma igång. Men när du når Räckviddsredigeringsbehörigheter fönstret, kryssa på Visa en varning ...  alternativet innan du trycker på Gjort för att lägga till varningen.

I fönstret Omfattningsredigeringsbehörigheter väljer du Visa en varning när du redigerar detta intervall för att placera ett "mjukt" skydd på redigeringsceller.

Varje gång dessa celler redigeras kommer användaren att se en varning som den nedan, varning att cellerna inte är avsedda att redigeras.

Varningsmeddelandet låter en användare veta att cellen inte är avsedd att ändras, men tillåter dem fortfarande att göra det.

Detta tillvägagångssätt skiljer sig från att placera hårda begränsningar för att redigera ett kalkylblads celler. Det är mer som en varning än en riktig begränsning, och det är en bra idé när du vill låta avancerade användare göra tweaks. 

Google Sheet Protection

Nu när vi har lärt oss hur man skyddar enskilda celler i ett Google-kalkylblad, låt oss ta itu med praktiken att skydda hela arken. I det här läget skyddas hela arket som standard och du måste ange celler som kan redigeras.

För att skydda ett helt ark, bläddra tillbaka till Data> Skyddade ark och intervall meny. Den här gången behöver du inte välja några celler innan du börjar. Klicka bara på Ark, och välj sedan kalkylbladet för att skydda från rullgardinsmenyn.

Skydda ett helt ark från Data> Skyddade ark och intervall menyn och välj Ark möjlighet att välja ett kalkylblad.

Nu har du skyddat hela arket. Ändringar är inte möjliga om du inte tillåter vissa celler (mer om det på en minut.) Se skärmdumpen nedan för ett exempel på vad som händer om någon försöker göra ändringar på arket.

Skyddade celler eller ark kommer att kasta det här felet när som helst du försöker ändra det. 

Vill du lämna några celler eller serier öppna för ändringar? Låt oss lära oss mer om det.

Undantag för arkskydd

När du har ett fullständigt kalkylblad skyddat kan du fortfarande tillåta specifika, valda celler eller intervall att redigeras. Om du vill ha det mesta av kalkylbladet, rekommenderar jag att du börjar med att skydda hela arket och sedan låta några celler redigeras.

Återgå till Data> Skyddade ark och områden menyn för att öppna alternativen. Med det valfria arket är det dags att se till att du markerar kryssrutan Förutom vissa celler alternativet, klicka sedan på

Du kan lägga till flera intervaller genom att klicka på Lägg till ett annat sortiment. Fortsätt lägga till fler val av celler för att tillåta ändringar och ändringar och klicka Ange behörigheter när det är klart.

Du kan lägga till undantag till skyddade ark för att tillåta ändringar genom att klicka på Förutom vissa celler menyalternativ och plocka ut vissa celler för att lämna öppet för ändringar.

Det är lätt att lägga till dessa undantag om du vill tillåta några ändringar i kalkylbladet.

Du kan hantera alla dessa genom att återvända till det Data> Skyddade ark och områden meny. Du kan lägga till, ta bort eller justera något av de arkskydd som du har ställt in för att finjustera dessa kalkylarkskydd.

Hämta och fortsätt lära

Kalkylblad är så viktiga att det ibland blir avgörande att uppgifterna i dem skyddas noggrant. När så är fallet, tänk på de viktigaste verktygen som du kan använda för att se till att kalkylbladet är skyddat.

För fler tutorials om hur du får ut det mesta av Google Sheets, ge några av handledningarna en titt nedan:

Hur skyddar du dina Google-kalkylblad? Begränser du användare från att gå in i kalkylbladet alls eller genomför du cell-för-cell eller ark för kontroller? Låt mig veta i kommentarfältet nedan.