Share
Över 89 miljarder företagsemail skickas varje dag enligt ny statistik som publiceras i Mashable. Det inkluderar inte ens de över 55 miljarder personliga e-postmeddelanden som skickas varje dag.
E-post är en viktig del av hur vi bedriver verksamhet och våra liv. Ändå vet få personer rätt sätt att starta och avsluta en professionell företags e-post för att få de bästa resultaten.
I den här handledningen visar jag dig det bästa sättet att starta och avsluta en professionell affärskort. Jag förklarar också e-post stil och diskutera vikten av att identifiera din målgrupp.
E-postskrivning (grafisk källa) Innan du hoppar in i det här inlägget lär du dig professionella emailstrategier i vår nya e-bok, Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery (ta den nu gratis):
Innan du kan skriva en effektiv start och slut på din e-post, identifiera målgruppen för din email. En målgrupp är den du försöker nå med din e-postadress. Det kan vara en viss individ eller en grupp människor.
Till exempel, en webbutvecklare som skriver ett företags e-postmeddelande till ett företag för att se om de behöver ett webbutvecklingsarbete har en målgrupp för den anställande chefen. Däremot är ett email skrivet till din vän för att se om det finns några öppningar för en webbutvecklare i företaget där de arbetar har en målgrupp för din vän.
Det är viktigt att veta vem du försöker nå med din email. Din målgrupp påverkar din e-postskrivstil, inklusive din e-post början och slut. Här är de två vanligaste målgruppsskillnaderna för e-post:
Det är en bra idé att lära dig så mycket som möjligt om din målgrupp. Om du kan, adressera ditt mail till någon som är känd för dig inom den företagsorganisation du skriver till.
Om du inte känner någon i organisationen, försök lära dig namnet och titeln på den person du skriver till och använd dem i e-postmeddelandet. Människor är mer benägna att svara när de adresseras direkt.
Det finns tillfällen då du kanske behöver skicka ett mail till en okänd publik. Du kan till exempel svara på en annons för en frilansspelning och annonsen innehåller inte en persons namn. Trots din bästa forskning på företaget kan du inte ta reda på vem som ska adressera e-posten till. I dessa fall är det oftast bäst att starta din e-post med en generisk men vänlig öppning som "Hej".
Undvik "till vem det kan komma ifrån" vilket låter för styvt och formellt.
Din publik påverkar också stilen och tonen i din e-postadress. En professionell affärskort som du skickar till en vän kan vara mindre formell och mer personlig än en affärskort som du skickar till någon du knappt vet eller någon du aldrig har träffat.
När det är möjligt, adress din epost till en individ. Men det finns några affärssituationer där du kan behöva skicka en grupp e-post. Här är några exempel:
Jag är säker på att du kan tänka på andra exempel som gäller för ditt eget företag.
Om du skickar ett e-postmeddelande till en grupp är det en bra idé att bilda gemensamma egenskaper hos gruppen. Det kan hjälpa dig att bestämma hur man adresserar ditt e-postmeddelande och vilken ton som ska användas.
Till exempel skulle ett mail skickat till en grupp advokater vara mer formellt än ett mail skickat till en grupp högskolestudenter.
Stilen du använder för att skriva din e-post påverkar hur effektiv din e-post kommer att bli. Dessutom kommer start och slut på ditt e-postmeddelande att vara annorlunda beroende på vilken stil du väljer.
Det finns tre saker du behöver veta om e-poststil:
Låt oss ta en titt på varje problem med e-poststil.
För flera år sedan skickades alla professionella affärskort med hjälp av en formell stil. Du kan ha lärt sig att använda en formell stil för att skriva alla dina företagsemailer.
Det största problemet med många formella email hälsningar är att de låter stela.
Var uppmärksam på konventionerna i organisationen du skriver till. Idag föredrar många organisationer en avslappnad och informell e-poststil även för professionella affärskort.
Medan en formell email-stil fungerar med många företag föredrar vissa företag en mindre formell ton. Här är några tecken på att det är lämpligt att använda mindre formellt språk i ditt email:
Ett av de största problemen med e-postmeddelanden är att mottagaren inte kan se ditt kroppsspråk. Detta kan orsaka missförstånd.
Till exempel brukade jag skriva vad jag trodde var professionella e-postmeddelanden. Jag har rätt till punkten efter att ha adresserat mottagaren och behandlade bara det ämne jag ville täcka. Jag blev chockad när en av mina kunder skrev tillbaka och frågade mig varför jag var så ovänlig i mina e-postmeddelanden. Jag var tvungen att ompröva hur jag skrev e-postmeddelanden.
För e-post till den klienten lade jag till en vänligare mening i början av varje e-post, till exempel:
Vilket resulterade i ett positivt svar. Tänk på att du borde undvika att öppna fraser som känner sig för stela, som:
Målet är att ansluta till mottagaren innan du hoppar in i ämnet på din email.
Hur startar du ett företags email? Din email-början är det första som en mottagare ser. En bra början betyder att du lämnar ett bra intryck. En dålig e-postbegäran kan innebära att ditt företags email går direkt till papperskorgen.
Här är de tre elementen i en bra e-post som börjar:
Låt oss titta på varje element.
De flesta e-postmottagare skannar ämnesraderna i sin e-postbrevlåda för att bestämma vilka e-postmeddelanden som är viktiga och vilka kan hanteras senare eller raderas. Om du vill att din professionella affärskort ska läsas är en bra ämnesrad för e-post viktigt.
David Masters har bra råd om att skapa högpresterande e-postfält:
Mästare påpekar att bra e-postadresser är relevanta för publiken, specifika när det är möjligt och är personliga. Också, e-postämnesrader som försöker för svårt att ta tag i läsarens uppmärksamhet, misslyckas ofta. Utropstecken motsvarar inte högre öppna priser. Och skicka aldrig ett mail med en tom ämnesrad. Många e-postsystem sorterar meddelanden med tomma linjer till mappen Spam.
Hälsningen av ett e-postmeddelande är vem e-postadressen är adresserad till. I mer formella e-postmeddelanden föregås det ofta av ordet "Kära".
Några exempel på öppningar av formella företagsemail inkluderar:
"Kära herre" och "Kära fru" som används ensam kan vara stötande om du inte vet om du skriver till en man eller en kvinna. Försök "Kära herr eller fru" om du vill använda denna hälsning.
"Hej", medan mindre formellt, är också mindre sannolikt att förolämpa och är ett bra sätt att starta ett email när du inte känner till mottagarens namn.
När du skriver till någon som befinner sig i myndighet eller äldre än dig själv, starta e-postmeddelandet med "Kära Mr Jones", "Kära fru Lopez" eller "Kära Dr Smith." Till exempel, "Kära Dr Smith" skulle vara ett respektfullt sätt för en elev att starta ett mail till en högskoleprofessor. Undvik att använda "Fröken" eller "Fru" Eftersom civilstånd inte är vanligt relevant.
När du använder en persons för- eller efternamn dubbelkollar du alltid stavningen av namnet. Ett felstavat namn lämnar ett dåligt intryck.
Om organisationen uppmuntrar till mindre formella e-postmeddelanden, kan det vara lämpligt att starta ett mail med en enkel "Hej". Om du känner till personens förnamn, inkludera det. Till exempel, "Hej John."
Var försiktig, dock. Medan informella hälsningar uppfattas som vänligare kan du vara för avslappnad. Om du är osäker är det bättre att vara lite för formell med din eposthälsning.
Det finns en sådan sak att vara för informell med ett företags email. De flesta experter är överens om att förkortningar av textmeddelanden inte någonsin är ett bra sätt att starta eller avsluta ett företags email. Här är några exempel på textmeddelandenhälsningar som du inte borde använda i en professionell affärskort:
Den första meningen i ett e-post avgör om mottagaren fortsätter att läsa. En bra första meningen är hur man startar en professionell email. Jag kan inte börja berätta hur många e-postmeddelanden jag har raderat eftersom den första raden berättade för mig att personen inte hade något att skriva till mig.
Här är några exempel på dåliga öppningslinjer och hur du fixar dem:
När du skriver till någon du inte vet men har en koppling till, hänvisar du till den anslutningen. Till exempel kan du säga "Jag tyckte om din presentation om användbarhet vid förra månadens möte för [organisationens namn]" eller "Jag läste din senaste artikel om [ämne] i XYZ-publikationen."
Varning, låtsas inte att det finns en anslutning när det inte finns. Om du inte deltog i mottagarens presentation eller inte läste deras artikel, blir det lätt för dem att upptäcka. Som författare får jag ofta e-postmeddelanden från personer som hävdar att de har läst min artikel, men vidare diskussion med dem gör det uppenbart att de bara tittat på rubriken.
Har du någonsin kommit till slutet av ett email och är osäker på hur du avslutar det? Du är inte ensam. Avslutande av ett e-postmeddelande är också viktigt. Det är en av anledningarna till att Envato Market har dussintals professionella email signaturmallar som innehåller alla delar av en bra e-poständring. Här är ett exempel design från den svarta e-signaturmallen:
Black Email Signature Template. Innehåller 30 layoutvariationer med HTML- och Photoshop-filer.Jag kommer ihåg att jag blev förskräckt för några år sedan av en klient som stängde hans email till mig med orden "Love Ya." Jag hade precis gjort ett stort rush jobb för honom, men jag kände inte honom väl. Det visar sig att han bara var tacksam att jag hade varit tillgänglig för att göra ett så stort jobb med så kort varsel, men hans alltför bekanta slutade gjorde mig lite obekvämt vid den tiden.
Här är elementen på rätt sätt att stänga ett mail:
Som med öppningsdelen av e-postmeddelandet är inte textmeddelandena acceptabla i ett företags e-postmeddelande. Här är några exempel på stängningar för att undvika:
Ta din e-postlärning vidare så att du inte bara kan skriva bättre, men också hålla din e-postkorg organiserad och vara produktiv. Snabba svar och hålla på toppen av massan av e-postmeddelanden du får är lika viktiga som effektiva e-postskrivningstekniker.
Ta tag i vår gratis ebook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Den är full av handlingsbara strategier som hjälper dig att hantera ditt mail mer professionellt.
Du kan skapa effektiva professionella affärskontakter och -ändringar. För att sammanfatta vad vi har lärt oss i den här handledningen, starta och avsluta dina professionella affärskort genom att:
Läs mer om att skriva professionella e-postmeddelanden i denna omfattande handledning:
Eller kolla in vår lärohandledning (serie av handledning) på: Skriva effektiva företagsemail.
Accentsconagua