Share
Är din verksamhet ute efter ett effektivt sätt att ansluta till fjärrarbetare? Online videosamtal är ett viktigt sätt för fjärrlag att hålla kontakten. Men vissa arbetare och företag är fortfarande obekanta med hur man håller ett effektivt videokonferenssamtal
Även om ditt företag inte litar på avlägsna lag idag är chansen att de kommer inom en snar framtid. Fjärrarbete är en viktig del av hur de flesta företag körs. Fjärrarbetare kan spara en affärspengar eftersom det finns generellt mindre kostnader med en fjärrarbetare. Anställande av avlägsna arbetstagare ger också ett företag tillgång till en bredare och mer mångsidig arbetskraft. Nyliga siffror från USA: s folkräkningskassans amerikanska gemenskapsundersökning visar att 13,4 miljoner människor i USA arbetar hemifrån. I Förenade kungariket visade de senaste uppgifterna från Byrån för nationell statistik att över 4,2 miljoner människor arbetar hemma åtminstone en del av tiden.
Online videosamtal är ett viktigt sätt för fjärrlag att hålla kontakten. (Bildkälla: Envato Elements)God kommunikation är avgörande för alla framgångsrika affärer. Ändå fann en studie att fjärrarbetare ofta känner sig borta (affärsrecension från Harvard). Online videosamtal kan hjälpa till att lösa kommunikationsproblem och lindra känslor av bortkoppling. Online videokonferenser kan också vara ett medel för att avlägsna lag kan hålla kontakten och se till att laget är på rätt spår för att möta mål och deadlines.
I den här handledningen delar vi vad du behöver veta för att komma igång med online videosamtal för företagskonferenser. Vi börjar med de verktyg du behöver delta i ett videosamtal. Då diskuterar vi hur du förbereder dig för ett videokonferenssamtal samt vad du ska göra när du deltar i en live conf. ring upp. Slutligen kommer vi att ta reda på vad du ska göra när ditt videosamtal är över.
De verktyg du behöver för ditt onlinevideosamtal varierar, men troligtvis börjar du med webbkonferensprogramvara. För en översikt över några av de olika bästa videokonferensprogrammen som finns tillgängliga, studera den här artikeln:
De flesta videokonferensprogramvara är beroende av internet, så se till att du har en anslutning tillgänglig. Du behöver också vissa hårdvaruverktyg för ditt videosamtal, inklusive a:
Var noga med att kolla in hårdvaruanvisningarna för videokonferensprogrammet du valt. Du kan också hitta några riktlinjer för att välja bra maskinvara i den här artikeln om hur du skapar ett professionellt webinar:
Du kan också hitta den här kursen till hjälp:
När du väl valt rätt verktyg och utrustning är det dags att börja förbereda ditt online-samtal.
Om du vill att ditt telefonsamtal eller ett annat live videosamtal ska bli framgångsrikt måste du vara förberedd. I det här avsnittet diskuterar vi fyra områden som du bör uppmärksamma på:
Låt oss titta på varje område separat.
Det första området du vill uppmärksamma är hur du ser ut. Du kanske arbetar hemifrån, men om du deltar i ett live videosamtal måste du se presentabel. Det betyder att du bär samma klädsel som du skulle bära på kontoret (om du gick in) för din videokonfiguration. ring, men välj en bekväm version av det med tanke på temperaturen. Här är en kort video som diskuterar utseende på kameran.
Några av dessa riktlinjer i denna handledning gäller även konferenssamtal:
Tänk också på vad som kommer att visas i samtalet omedelbart bakom dig. Är det ett rörigt kontor? En rörig anslagstavla? En vägg fylld med affischer? Alla dessa kan eventuellt påverka hur du uppfattas. Ta lite tid att spruce upp någon del av kontoret som kan vara synligt för deltagarna i ditt online-samtal.
Det finns mer att ha ett framgångsrikt konferenssamtal än att bara välja rätt klädsel. Du måste också se till att miljön ligger strax före konferensen.
Se till att det rum du använder för konferenssamtalet har bra belysning. Mjukt, naturligt ljus är bäst. Men undvik bakgrundsbelysning, vilket kan uppstå om du sitter framför ett fönster. Helst placeras ljuskällan bakom datorns skärm.
Du vill också se till att ditt utrymme är distraktionsfritt. Det kan innebära att familjemedlemmar vet att du kommer att ringa (och otillgänglig) så att de inte av misstag avbryts. Se också till att ringsignalen på din telefon är tyst under samtalets varaktighet och stäng av eventuella meddelanden som du har ställt in på din dator eller smarta enheter.
Om du har regelbunden konfidens. samtal som planeras med ditt lag, kan de vara mer eller mindre informella. Tyvärr kan oplanerade samtal ibland bli ramlande och tidskrävande, vilket äter i din produktivitet och produktiviteten hos ditt lag.
Du kan spara tid genom att planera vad som diskuteras i förväg. Om du är värd för konferenssamtalet, skicka ut en agenda. Men även om du inte är värd för mötet kan du fortfarande skapa en personlig lista över ämnen som du vill att gruppmedlemmarna ska diskutera. Att ha en sådan lista kan hålla mötet på rätt spår.
En presentation, som en PowerPoint-presentation, är också ett bra sätt att presentera information till lagmedlemmar snabbt och effektivt. Och många verktyg för webbkonferenser låter dig integrera en presentation i ditt videosamtal. En extra bonus med att använda en presentation är att du kan skicka till lagmedlemmar som missade konfiden. samtal samt deltagare efter mötet är över.
Om du bestämmer dig för att använda en presentation, vill du se till att den ser professionell ut. Det snabbaste sättet att göra det är att använda en förkonstruerad presentationsmall som de som är tillgängliga via Envato Elements eller GraphicRiver.
Genom att använda en av de hundratals presentationsmallar som finns tillgängliga via Envato Elements kan ditt live videosamtal verkar mer professionellt.Envato Elements är en all-you-can-download-tjänst som ger dig tillgång till premium kreativa tillgångar som presentationsmallar, WordPress-teman, stock foton och mer. GraphicRiver låter dig betala för varje tillgång när du behöver det.
För att lära dig mer om hur du skapar en bra presentation, varför ladda inte ner vår eBook på presentationer: Den kompletta guiden till att göra stora presentationer. Det är gratis när du prenumererar på Envato Tuts + Business Newsletter.
När du har fått din utrustning och planerat för din webbkonferens är det dags att ringa. Här följer några riktlinjer som följer på dagen för samtalet:
Du har just lärt dig hur du väljer den programvara och hårdvara du behöver delta i eller vara värd för ett livevideosamtal, samt hur du planerar för det samtalet och hur du deltar i det. Men när samtalet är slut är du inte klar. Det finns några uppföljningsuppgifter du behöver göra. Här är några av dem:
Om ditt möte inte var ett rutinmötet, överväg att skicka ett tackbrev efteråt. En tackanmälan är särskilt viktig efter en intervju - även ett webbintervjuanrop. Enligt en studie från Robert Half skickar mindre än en fjärdedel av alla intervjumedlemmar ett tackbrev efter en intervju. Likväl fann samma studie att över hälften av HR-proffs tycker att de får ett tacksamtal som är till hjälp.
Men även om ditt videosamtal inte var en intervju, kan ett tackbrev fortfarande vara ett bra sätt att få ett positivt intryck om samtalet involverade någon som gör en extra insats för dina räkning. För vägledning om hur man skriver ett bra tack notera email, studera denna handledning:
När din levande videosamtal har slutat, ta tid att verkligen studera dina mötesnoteringar. Var uppmärksam på några saker som du inte förstod, liksom alla föremål som kräver åtgärd från din sida. För objekt som du inte förstår, kontakta presentatören eller mötesorganisatören så snart som möjligt för att få en förtydligande. Använd tipsen i denna handledning för att skriva ett professionellt e-postmeddelande:
För de uppgifter som krävs för att du ska agera, var noga med att följa igenom de nödvändiga åtgärderna. Om du är mötesorganisatören och du upptäcker att deltagarna inte fullgör sina tilldelade uppgifter, kommer handledningen nedan att hjälpa dig att skriva ett påminnelsemail:
Vi har gått över hårdvaran och programvaran du behöver för ett live videosamtal. Vi har också diskuterat hur man förbereder ett videokonferenssamtal. Dessutom har vi pratat om vad man ska göra under ett webbsök och hur man följer igenom efteråt.
Med de riktlinjer du lärde dig i den här handledningen vet du hur du konfigurerar videosamtal. Varför börja inte planera en idag? (Och glöm inte att ladda ner en premium presentationsmall från Envato Elements eller GraphicRiver för att spara tid.)
Accentsconagua