Share
Behöver ditt småföretag en anställdas handbok?
För många företagare kan en anställdshandbok låta som den typ av byråkratiska byråkrati som endast stora företag behöver oroa sig för. Och vissa kanske inte vet vad det är eller ens har tänkt på det. Men faktiskt, när du börjar använda fler än en handfull anställda kan en handbok vara mycket värdefull.
I den här handledningen lär du dig att skriva en anställdshandbok. Upptäck exakt vad en anställd handbok är, varför ditt lilla företag kan behöva en, och vad ska gå in i det. Vi ska också titta på några användbara mallar och exempel som hjälper dig att komma igång med att skapa en egen handbok för småföretagare.
Är du redo att skriva din handbok för småföretagare? (Bildkälla)En anställdshandbok, även ibland kallad en anställdmanual eller en policy- och procedurhandbok, är ett dokument som berättar för dina anställda vad de ska förvänta sig när de arbetar för dig.
Även om det ofta handlar om praktiska detaljer som semestertid, förmåner, disciplinära förfaranden och så vidare, kan det också vara ett bra ställe att introducera dina anställda till företaget på andra sätt. Du kan förklara företagets värderingar och vilken typ av arbetsplats du har i den. Du kan låta anställda veta vem de kan kontakta om de har frågor eller problem. Det finns mycket mer du kan täcka också-vi kommer att gå in mer detaljerat om innehållet senare i handledningen.
Det finns inget angivet format för att skriva en anställdshandbok. Detta är ditt dokument, och du kan välja hur du vill kommunicera med dina anställda. I själva verket kan tonen och formatet du använder, kommunicera något om företagets värden. Handboken kan vara lekfull eller formell, modern eller traditionell, grafisk laddad eller text-tung. Vi tittar på några exempel och mallar senare i handledningen så att du kan se hur andra företag har hanterat det.
Traditionellt var det en tryckt bok, och många företag använder fortfarande det formatet. Men du kan också göra den tillgänglig i digital form, kanske tillgänglig på ett företags intranät eller delad filserver. Det är särskilt användbart om dina anställda ofta reser eller arbetar på distans-då kan de komma åt det var som helst.
Det grundläggande syftet med en anställdas handbok är att ställa förväntningar. Det låter dina anställda veta vilka typer av fördelar och stöd de kan förvänta sig av dig, och även vilka standarder eller arbete och beteende du förväntar dig av dem i gengäld. Det ger tydlighet på båda sidor.
När du bara har börjat och bara har en eller två anställda behöver du kanske inte en anställdshandbok, men informell kommunikation kan fungera bra i den skalaen. Men när du börjar expandera, börjar du verkligen se fördelarna med att ha den tydliga dokumentationen på plats. Vi tittar på några av fördelarna i nästa avsnitt.
Om du inte är övertygad om behovet av en handbok eller handbok i ditt företag, läs det här avsnittet för att upptäcka några av fördelarna.
Huvuddelen av en anställd handbok är att dokumentera allt som en anställd behöver veta för att göra sitt jobb. Men ibland kan själva dokumentet att dokumentera alla dessa saker hjälpa dig att hitta bättre sätt att göra saker.
Du kanske skriver upp avsnittet om närvaro, till exempel när du inser att för vissa jobbfunktioner kan det inte hända att någon kommer sent, så länge de får jobbet (för andra som klockar på en viss tiden kan vara mycket viktig). Så du kommer upp med en mer flexibel formel än den du använde tidigare.
Du vet förmodligen hur det är att starta ett nytt jobb. Så många nya ansikten, ett obekant kontor, olika processer och jargong från dem du har varit vana vid i ditt gamla jobb. Och du brukar ha tusen frågor att fråga, och du känner dig dålig om att fråga dem eftersom alla runt är så upptagen med sitt eget arbete.
En välskriven personalhandbok är perfekt för att hjälpa nya anställda att hitta fötterna snabbare. Medan de kanske inte läser hela bokomslaget för att täcka, kan de använda det som en snabb referens för att få många av sina frågor att besvaras enkelt.
Om du inte har en anställdshandbok, förvänta dig ständiga frågor, inte bara från nyanställda, men också från befintliga. Hur många semesterdagar får vi? Vilka nationella helgdagar får vi betalt för? Vilka regler gäller intressekonflikter eller arbetar på andra ställen?
Det finns många saker på arbetsplatsen som kan orsaka förvirring, och du kan sluta spendera mycket tid på samma frågor - eller värre att ha anställda som följer fel policy eftersom de inte frågade.
Ibland har företagen dokumenterat sin policy, men på ett fragmenterat sätt. Vissa saker registreras på intranätet, men på olika ställen, medan andra bara kommunicerades via e-post. När anställda behöver se något upp måste de gå in på en utarbetad skattejakt.
Det kan vara irriterande för din personal, och det är helt klart inte ett effektivt sätt att arbeta. En anställdas handbok samlar allt tillsammans till ett ställe, så att det är snabbt och enkelt att hitta information.
Även om det är lätt att få dig att lägga sig i det snygga med politiken och rutinerna, är en anställdshandbok också din chans att berätta för företagets berättelse och få dina anställda att anpassa sig efter sina värderingar. Varför finns ditt företag? Vad jobbar du med? Vad är din position på saker som mångfald och socialt ansvar? Det här kan vara ett bra sätt att få dina anställda motiverade och energiska och se till att alla är på samma sida om företagets värderingar.
Jag nämnde i det första avsnittet att det grundläggande syftet med arbetstagarhandboken är att ställa klara förväntningar på båda sidor. Den tydligheten kan också ge dig rättsligt skydd.
Låt oss till exempel säga att du måste avfyra en av dina anställda för dålig närvaro eller för att trakassera en kollega. Arbetstagaren kunde försöka stämma dig för orättvis uppsägning och hävdar att det aldrig blev klart för dem att dessa saker var skäl för att bli avskedade. Om du har angett de riktlinjerna i din handbok och dokumenterat det faktum att alla anställda får kopior av det, då har du ett starkare försvar.
Som jag nämnde tidigare finns det inget nödvändigt format för hur man skriver en anställdshandbok, men det finns några gemensamma avsnitt som många företag och småföretag inkluderar. I det här avsnittet ser vi på de avsnitt och vad du kanske vill inkludera. Men kom ihåg att du alltid kan lägga till det här eller anpassa dokumentet för att täcka det som är viktigt för ditt företag.
Viktig notering: I vissa jurisdiktioner finns det arbetslagar som innehåller särskilda saker som du måste inkludera i arbetstagarhandböcker. Envato Tuts + har en världsomspännande publik, så vi kan inte täcka alla lokala variationer här. Var noga med att undersöka lokala bestämmelser som kan gälla. Det är också en bra idé att ha en anställdshandbok granskad av en advokat så att du kan vara säker på att du överensstämmer med alla relevanta lagar och inte gör dig utsatt för framtida rättstvister.
OK, nu ska vi titta på de gemensamma delarna för att inkludera i en handbok för småföretagets anställda.
Medarbetarhandböcker börjar ofta med en generell introduktion och översikt över företaget. Du kan inkludera en kort historia av verksamheten, en tidslinje för viktiga händelser och ett uttalande om viktiga värderingar och mål.
Dina anställda spenderar mycket tid på jobbet, och deras säkerhet är det viktigaste. Det här avsnittet berättar om vad man ska göra i händelse av en nödsituation eller olycka på jobbet, hur man får tillgång till första hjälpen, brandsäkerhetsförfaranden och så vidare.
Det här är din möjlighet att visa ditt engagemang för lika möjligheter på arbetsplatsen och att du inte tolererar diskriminering eller trakasserier baserat på ålder, ras, religion, sex eller sexuell läggning, funktionshinder mm.
Du kan också ge mer information om vad som utgör diskriminering och trakasserier, så att människor är tydliga på vad som omfattas och ge anställda ett förfarande som de kan följa om de tror att de blir trakasserade eller diskriminerade på arbetsplatsen. För mer om mångfald, se vår serie om mångfald på arbetsplatsen.
Ge detaljer om när och hur anställda kan förvänta sig att betala, hur skatt och andra avdrag kommer att tas ut, och om de kommer att bli berättigade till övertid (om vissa anställda får betalt övertid och andra inte eller om vissa är heltid och andra deltid, gör dessa klassificeringar väldigt tydliga). Du kan också inkludera uppgifter om andra typer av ersättningar, såsom bonusar och aktieoptioner, om det är tillämpligt.
Då specificera några företag fördelar du erbjuder, såsom sjukförsäkring, pensioner, och så vidare. Du kan också inkludera uppgifter om betalad ledighetspolicy här, till exempel föräldraledighet, sjukfrånvaro, semesterlön och så vidare. För mer information om förmåner, se den tidigare handledningen i denna serie:
Vilka standarder förväntar du dig från dina anställda? Här kan du ange allt från en klädkod till den förväntade nivån av närvaro och punktlighet. Du kan också hantera saker som användning av internet och sociala medier om du vill lägga in begränsningar på det.
Det är upp till dig, hur mycket detalj du går in i. Vissa företag föredrar att inte tillhandahålla en straffrättslig lista över regler här, istället ge allmänna riktlinjer och lämna anställda möjlighet att använda sitt eget utrymme för skönsmässig bedömning. Du får se några exempel senare. Det kan dock fortfarande finnas några saker som du behöver vara strikta och klara med med din handbok för småföretagets anställda, till exempel behovet av att hålla företagets och kundens uppgifter konfidentiella.
Ge medarbetarna en tydlig uppfattning om vad som ligger till grund för disciplinåtgärder och vilken typ av åtgärder som ska vidtas. Låt dem också veta vad de kan göra om de känner att de har behandlats orättvist. Då kan du bestämma vad som händer vid uppsägning.
Tänk på att eventuella disciplinära förfaranden du lägger ut i det här avsnittet kan vara bindande, så var försiktig med att förbinda dig till allt du inte vill följa i varje enskilt fall. Om du till exempel anger i handboken att du ger en rad muntliga och skriftliga varningar för disciplinära problem kan du komma i trubbel om du senare brinner en anställd utan att ha gett alla dessa varningar.
Det är viktigt att dokumentera det faktum att varje anställd fick en kopia av handboken. Så har varje medarbetare tecknat ett kvitto på mottagandet av handboken - det ingår vanligtvis i slutet av boken, för att arbetstagaren ska logga och ta bort, så att du kan behålla kopia i sin personalfil. Om det är någon tvist senare, hindrar det människor från att hävda att de inte var medvetna om policyn.
När du har en advokat granskar din anställdas handbok kan de råda dig att inkludera extra formulering, där du exempelvis anger att handboken är en guide, inte ett kontrakt, och att framtida anställning inte garanteras. Ordalydelsen beror på var du är baserad och din speciella situation, så var säker på att få enskild juridisk rådgivning.
Även om en anställdshandbok är ett individuellt dokument för varje företag som du förmodligen vill utarbeta, kan det säkert hjälpa till att börja med en mall att arbeta från. Så i det här avsnittet länkar jag till några användbara resurser för mallar för anställda. Vi ska också titta på några exempel på verkligheten. Dessa kan hjälpa dig med att skriva ditt eget småföretag eller anställningshandbok.
Det finns en hel del webbplatser där man hittar mallar för handböcker. Till exempel tillhandahåller Human Resource Solutions i Storbritannien en gratis medarbetarhandbokmall på sin webbplats. Dokumentet är 40 sidor långt och ganska detaljerat, så det skulle vara en bra utgångspunkt för att skapa ditt eget dokument.
Eller, för något mer personlig, prova det här webbaserade verktyget från Rocket Lawyer. I stället för att tillhandahålla en mall kan du skapa ditt eget dokument online genom att ge information om ditt företag och de policyer du vill inkludera. Du måste anmäla dig till en gratis provperiod av medlemskapet Rocket Lawyer för att få tillgång till det slutliga resultatet.
Det finns många fler mallar och dokumentbyggare där ute. Försök med FitSmallBusiness, eller FormSwift. Tänk bara på att några av de mallar du hittar online är anpassade till reglerna i vissa länder, så du kan behöva ändra dem och / eller få juridisk rådgivning om du är baserad på annat håll.
Kom också ihåg att ju mer personlig personal du kan göra, desto bättre. Använd mallarna som utgångspunkter, inte färdiga produkter. Som du ser på ett ögonblick kan en riktigt personlig handbok vara ett mycket effektivt sätt att kommunicera med dina anställda.
Låt oss nu titta på några riktiga handböcker från verkliga företag. Ta först och främst en titt på Rock Spring Farms anställningshandbok, med hjälp av praktiska Farmers of Iowa. Det är en enkel handbok för småföretag som förklarar lite om företaget och går sedan igenom många av de avsnitt som vi just har diskuterat. Det är bara 12 sidor långt och ganska läsbart, och det finns också några trevliga personliga detaljer - kolla in sidan "Team Secrets" i slutet.
Vissa företag väljer också att ta saker lite längre. Denna artikel av Nasdaq listar några coola exempel för att inspirera.
Till exempel har videospelutvecklaren Valve Corporation handboken den bästa undertexten någonsin:
"Ett oerhört äventyr i att veta vad man ska göra när ingen finns där och berättar vad man ska göra"
Det fortsätter sedan, i en underbart konversationskonfiguration, att gå igenom vad det är att jobba på Valve. Det finns några policyer och förfaranden här, men det känns verkligen inte som om du läser ett policydokument. Det känns som om du får en vänlig introduktion till en plats som skulle vara kul att jobba på.
Valve Corporation anställd handbok.Finansiell webbplats Motley Fool å andra sidan går för en interaktiv webbbaserad "Fool's Rules", ett slags bildspel där du kan se videor, klicka för mer information inom vissa områden och så vidare. Återigen täcker den en del av samma mark som en traditionell handbok, men på ett mer kreativt sätt med stor vikt på företagsvärden.
Motley Fool online anställd handbok.I den här handledningen har du lärt dig allt om handböcker för småföretagares anställda. Du har sett vad de är och fördelarna med att ha dem. Du har lärt dig om några vanliga typer av information som företag innehåller i sina anställda handböcker. Och du har sett några bra exempel på praktiska handböcker, samt några mallar som du kan använda för att hjälpa dig skapa din egen.
Du har nu en bra form för att börja skriva en anställdshandbok för ditt eget företag. Om du hittade den här handledningen, bör du också kolla in några av de andra från den här serien, där vi täcker småföretagets HR-funktioner i djupet. I den sista handledningen tittade vi på löner och fördelar, och i nästa hand tacklar vi utbildning och utveckling.
Anmäl dig till vår Tuts + Företagsnyhetsbrev med hjälp av formuläret i sidofältet, och du kommer att höra om framtida avbetalningar i denna serie samt fler nya företagsartiklar varje vecka.
Accentsconagua