Share
Absolut allt i livet bär en risk. Oavsett om du går eller kör, gifta dig eller stanna ensam, gå på college eller gå till jobbet, tar du en risk. Du kan inte ens undvika risk genom att inte göra någonting! Trots allt löper soffpotatiserna risken för fetma, diabetes och högt blodtryck.
Med tanke på verkligheten att ingen åtgärd eller till och med handikapp är riskfri, hur bestämmer du om ett projekt eller förändring i ditt företag är värt risken?
Det finns verkligen flera olika delar till riskanalys. En är en enkel analys av risker, deras sannolikhet, och deras inverkan ska de ske. Den andra är konstruktionen av en riskmatris för att hjälpa ditt team att visualisera den relativa betydelsen av olika risker. Den tredje är en riskhanteringsplan - en översyn av vad det skulle ta för att mildra de oundvikliga riskerna i din plan.
För att göra detta lite tydligare, tänk dig att du planerar en företagsamhällsevenemang. Du har sammanställt en grundläggande plan för en picknick, utomhus spel och en kvälls bonfire. Det borde vara mycket roligt, men som med allt i livet-det finns risker.
En riskanalys kommer att berätta att det kan regna ... lagmedlemmar kan välja att inte delta i spelen ... och kvällens bonfire kan bli en jättefire om inte hanteras korrekt. Denna typ av analys kommer också att berätta att regn är mycket osannolikt, eftersom du råkar bo i ett ökenområde, men mycket torra förhållanden innebär att eldar är ganska farliga.
En riskmatris hjälper dig att visualisera betydelsen av dessa risker, så att du bättre kan bestämma vilka som är viktiga för att hantera-och som helt enkelt kan undvikas.
En riskhanteringsplan skulle nästan säkert inkludera urval av platsalternativ i händelse av regn, andningsbyggande aktiviteter för att höja intressen i spel och roliga, kvällsalternativaktiviteter som inte kräver faktisk flamma.
Naturligtvis kan ingen av dessa analyser vara 100% exakta: ingen kan döma risken med 100% säkerhet. Som förklarar bland annat varför spel och försäkring fortsätter att vara så populära branscher! Men processen med att erkänna, identifiera och planera för risk kan hjälpa dig och ditt företag att se till att du säkrar dina insatser och planerar på lång sikt.
När du väl har identifierat ditt projekt, dess mål och en grupp med teammedlemmar med kompetens att utföra arbetet, är du redo att gå vidare med riskanalys. Självklart är det bra att ha pengar och tid att anställa en expert på riskanalys utan att som de flesta av oss kanske du måste bli den experten själv! Om så är fallet, oroa dig inte: processen är inte hemskt komplicerad.
Ingen förstår risk som de människor som lever med det varje dag. Din försäljningskraft förstår riskerna med över- eller underbudgivning. ditt marknadsföringsteam förstår riskerna med att prova en ny och edgy typ av meddelanden. Så du måste vända dig till ditt lag när du börjar göra din lista över risker. För att göra detta kan du intervjua enskilda lagmedlemmar, köra brainstormingsmöten, granska utvärderingar av tidigare, liknande projekt eller (helst) göra alla tre.
Utvärdering av risker innebär att man får svar på svar på två relaterade frågor:
Du ger varje risk en poäng från 1 till 9, där 1 är den minsta risken eller den minsta påverkan, och 9 är störst. Så, till exempel, går tillbaka till företagets picknick, risken för att Margaret i marknadsföring glömmer att ta med potatisallad är ganska hög (kanske en 8), men den inverkan det skulle ha på evenemanget är väldigt liten (kanske en 2) . Omvänt kan risken för en stor storm vara ganska låg, men det skulle ha en förödande inverkan.
Processen att utvärdera risker kan vara ganska komplex, med matematiska modeller. Det kommer åtminstone säkert att innebära en viss nivå av forskning. För din picknick kanske du inte vill modellera det troliga resultatet av att vissa händelser uppstår - men i alla fall vill du titta på vädertrender för att se hur sannolikt det är att du upplever svåra stormar under eftermiddag.
När du är färdig med din analys bör du ha en lista med risker med två nummer bredvid var och en. Det är praktiskt att tilldela varje risk ett brev, så att det blir enklare att kartlägga dem på riskanalysmatrisen.
En riskanalysmatris är ett kvadratiskt diagram eller diagram uppdelat i fyra lådor, vilket representerar svår, hög, förhöjd och bevakad risk. Längs en axel i diagrammet är siffrorna 1 - 9 som representerar sannolikhetsfrekvensen; längs den andra axeln är siffran 1-9 representerande svårighetsgrad eller betydelse. Om du vill kan du färgkoda ditt diagram som visas. När du har graftat dina hot kommer det att bli visuellt uppenbart vilket är den mest signifikanta och mest troliga (och vice versa).
Riskanalys Matrix (blank diagram). Diagram dina risker som du skulle ha någon annan information genom att placera bokstaven som representerar risken på diagrammet där den hör hemma. En risk med en sannolikhet på 8 och en betydelse av 7 skulle planeras i den röda zonen, vilket betyder att det är ett stort hot, medan en risk med en sannolikhet på 4 och en betydelse av 3 skulle plottas i den blå zonen vilket betyder att den är en mindre risk.
Med din matris i handen kan du nu tydligt se och enkelt dela information om risker relaterade till ditt planerade projekt. Det innebär att du är redo att börja tänka på hur man hanterar dessa risker baserat på deras sannolikhet och allvarlighetsgrad.
Det finns egentligen bara några grundläggande sätt att hantera risk, oavsett vad ditt företag eller de risker du föreställer. Du väljer riskhanteringens stil baserat på vilken typ av risk du står inför. Här, enligt Föreningen för projektledning, är dina alternativ:
Förstå dina alternativ kan du nu - med eller utan hjälp av råd eller dina medarbetare - gå igenom din riskmatris och tilldela lämpliga svar på varje objekt.
Din riskhanteringsplan är ett dokument baserat på allt arbete du har gjort hittills, vilket inkluderar din matris och ditt uppdrag av strategier för varje risk. Om strategin innebär mer än enkel acceptans måste du arbeta med intressenter för att bestämma det bästa handlingsförfarandet om risken blir verklighet.
Detta dokument ska läsas, revideras och godkännas av dina lagmedlemmar och andra intressenter, så att du är alla på samma sida angående bästa handlingssättet i varje situation. Med din riskhanteringsplan godkänd kommer du vara redo att mildra eller undvika många risker. Kanske viktigare är att du får en "Plan B" i handen om stora risker blir verkliga problem.
En riskhanteringsplan blir i huvudsak försäkring mot ett brett utbud av möjligheter. Hur användbart är det? Enligt NASA har en väl utformad riskhanteringsstrategi varit ett viktigt redskap för att säkerställa framgången för många högprofilerade uppdrag, såsom reparation av Hubble-teleskopet. Enligt ett fallstudiedokument som beskriver riskhanteringen i NASA var matrisen som skapades för rymdrelaterade projekt mer komplex än de flesta, eftersom vissa projekt involverar flera miljarder dollarbudgetar och internationell granskning medan andra är nästan osynliga för allmänheten. Resultatet var dock väl värt arbetet:
Upprättandet av risknivån tidigt i programmet / projektet ger grunden för program- och projektledare att utveckla och genomföra lämpliga strategier och krav för uppgiftsförsäkring och riskhantering och effektivt kommunicera den acceptabla risknivån. Dokumentet sätter scenen för projektgenomförande som hanterar en mängd krav på delar, materialdesign - enstaka punktfel, analys, programvara, verifieringstestning, kvalitetssäkring, recensioner och riskacceptansnivå.
Om du inte arbetar för SpaceX är det naturligtvis inte troligt att dina risker kommer att innebära förlust av en stor satellit eller att inte rädda ett rymdteleskop med flera miljarder dollar. Men den typ av risk du medför är verkligen vid sidan av punkten. Ditt företag är lika viktigt för dig och dina medarbetare som en raket till Mars, kanske för NASA. Förlusten av en större produkt, kund eller projekt kan vara dödlig för ditt företag. En riskhanteringsanalys och plan har styrkan att du aldrig riskerar mer än du har råd att förlora.
Grafisk kredit: Pilar designade av iconoci från Noun Project.
Accentsconagua