När projektet är över - Komma organiserade

När projektet är över är det verkligen inte.

Du kan andas en lättnad suck, men det finns fortfarande mycket att göra. Vi hör mycket om hur man landar kunder, uppskattar och hanterar projekt, men uppföljningen verkar bli bortglömd och det är det här serier handlar om.

Under de kommande flera inläggen kommer jag att ta itu med att bli organiserade för din uppföljning, uppföljningsmötet, fakturering och några tekniker för att samla referenser och vittnesmål. Detta kommer att ge dig några idéer, så att du inte hittar dig själv att dra ditt hår ut.

Projektorganisation av numren

Projektuppföljning börjar med projektets början. Förhoppningsvis har du någon form av jobbnummer system på plats. Till exempel är mitt jobbnummer upprättat så jag känner till det datum som projektet startades, där det föll i månadens roster och kunden.

Ett typiskt projektnummer för mitt arbete skulle vara 1110-12 AB. De två första siffrorna är året. Nästa kommer månaden. Därefter följer rosternumret följt av klienten. Så 1110-12 AB berättar att jobbet startades i oktober 2011 och det var det tolfte projektet den månaden. Dessutom vet jag att det var gjort för Acme Bells & Whistles.

Med ett system är allt du behöver göra att skjuta upp ditt projektlista, se arbetsnummeret och dra ut mappen ur arkivskåpet. Allt är där.

När ett projekt kommer in och bekräftas läggs det till i min projektlista, vilket är ett enkelt kalkylblad. Därefter skapas en fysisk jobbmapp med en smidig utskriftskod. Den har arbetsnummer, klient och projektrubrik emblazoned på den.

Jag använder pocketmappar från den lokala kontorsleveransen, men inte bara någon fickmapp. De jag använder har en massa information som skrivs ut på dem - projektrubrik, beskrivning, uppgiftslista med plats för datum, ett område för kundkontakter, telefonnummer, e-postadresser, anteckningar och vilka dokument som bifogas. Visst, de är lite dyrare, men väl värda det. De räddar mig potentiella huvudvärk på vägen.

I projektmappen går alla pappersbitar relaterade till jobbet. Dessa inkluderar beräkningsformuläret, förslaget eller uppskattningen, kontraktet, godkännandena, tidsloggar, fakturor, kvitton och liknande. Jag har en filhylla för aktiva projekt. Avslutade projekt är poppade in i det goda ole arkivskåpet, kronologiskt.

Varför behöver du ett system? Här är det som händer ofta. Ett par år går och kunden ger dig ett samtal. De har antingen en fråga om deras spelning, behöver någon form av förändring eller har ett liknande projekt. Utan ett system på plats kan du gå lite mindre än galen och försöka omdirigera dig själv och ta reda på vad du gjorde.

Med ett system är allt du behöver göra att skjuta upp ditt projektlista, se arbetsnummeret och dra ut mappen ur arkivskåpet. Allt är där. Självklart, min Institutionen för redundansavdelningen kräver att en digital mapp också hålls och säkerhetskopieras.

En annan anledning till att ha ett system är att du med tiden kommer att ha önskemål om liknande projekt. Ett välskött system ger dig möjlighet att slå upp tidigare projekt med liknande specifikationer. Du kan enkelt se hur mycket tid som var inblandad, vad du fakturerat och några andra detaljer. Detta ger dig möjlighet att vidta åtgärder baserade på fakta och inte dra siffror ur luften.

Jag har gjort det här länge, så jag har mycket data för att fånga in för en mängd olika projekttyper. Mina uppskattningar är rimliga. Din blir det också.

Med ditt projektnummersystem på plats är det dags att komma dit och hitta lite arbete för att fylla alla dessa mappar med kontrakt, inköpsorder och annan projektinformation. När projektet är klart och din klient gör den lyckliga dansen är det dags att starta din uppföljning. Detta börjar med ett uppföljningsmöte, antingen offline för lokala kunder eller online för avlägsna kunder.

Hantering av uppföljningsmötet är föremål för nästa del i denna serie.