Share
Vi har alla mött utmaningen att utbyta meddelanden med människor som vi aldrig har träffat personligen:
Ansikte mot ansikte arbetar på ett kontor, de 50 år gamla affärsmänna förväntade sig en viss grad av presentation. När jag gick frilans var det helt annorlunda att prata med människor online. Jag var inte säker på hur man skulle svara.
E-post och sociala budskap blir det snart tydligt att det finns många röster där ute - olika åldersgrupper, agendor och förväntningar. Hur kommunicerar vi med dem på ett lämpligt sätt och får vårt meddelande övertygande?
När jag blev mer interaktiv med främlingar blev jag mindre självsäker i min egen röst. Personligen kunde jag agera delen. I den virtuella världen, speciellt utan någon tidigare anslutning, hur bedömer du det bästa sättet att svara?
Personligen finns det så många andra signaler att läsa tonen i situationen och interaktionen. Om du gör ett steg mot humor och det inte svaras så kan du justera tonen. I utskrift har vi olika teckensnitt som hjälper till att styra den röst som vi hör i vårt huvud, men hur är det med rak oformaterad text?
Till exempel, hur ofta får du ett textmeddelande och är inte helt säker på avsändarens indragna ton? Det kan lämna dig lite förvirrad; "Är de irriterad? Det var ett kort svar."
Online har vi varit konditionerade för att hålla vår kommunikation minimal eftersom vi är begränsade till karaktärsutrymmen eller har begränsad energi för onödig skrivning.
Vi påverkas av våra främre motiv. Om vi är desperata, om vi letar efter kunder, om vi gör en tjänst, om vi kontaktar dem som hänvisning eller kyler av fladdermusen.
Anonymitet innebär att du kan uppfinna dig själv. Uppfinner du dig själv med varje korrespondens, eller håller du en stadig hand på vilken du vill vara online? För mig kände jag mig själv att bli mer kameleontliknande att prata med så många olika röster på nätet.
Att vara själv skriftlig betyder dock inte att du är strikt med din kommunikationsstil. Varje gång vi kommunicerar med någon anpassar vi oss till situationen. Vi använder en annan takt och ton baserat på vem vi skriver till och våra mål för att kontakta dem.
Här är några vinklar om hur du möglar dina meddelanden så att de matchar mottagarens ton, liksom övertygande strategier, som hjälper dig att landa fler kundavtal.
Titta på någons Twitter eller Facebook-konversationer kan hjälpa till. Pratar de som ett företag, pratar de om arbete på ett lekfullt sätt, och pratar de om andra saker bortsett från arbete? Du vet aldrig riktigt vilken typ av person du närmar dig, särskilt om de skriver som ett företag, men du kommer att få en känsla för hur man närmar sig dem genom att granska sina sociala medier. Här är två prover av tweets att jämföra.
En modetikett:
Svart, Svart, Svart - Vi Älskar Det !! "," Kolla in den här eklektiska samlingen av sommarbitar och bobs för att kittla din fantasi.
Ett arkitektfirma:
Färgtrender 2012 - EXHIBITION ARCHITECTURE "," Japan rör sig snabbt: 208 japanska företag inrättades i Vietnam förra året - 1,8 miljarder dollar
I det här fallet skulle jag med modebutiksklienten anta en mer avslappnad ton, engagera dem på ett lekfullt sätt om sina produkter och erbjuda några förslag på hur de kunde integrera sin designvision med mina tjänster. Att kommunicera med arkitektfirman skulle diktera en mer allvarlig ton och tillvägagångssätt.
Vill bara kolla in, nyfiken på din prislista, vet att det är en svår fråga, kanske kan vi göra affärer. Låt oss ta dig tid, ha det bra.
Att få ett meddelande som det ovanstående känns lite avslappnat, punchigt och bekvämt. Du kan ta på sig två olika sätt när du kontaktar dem, genom att svara i en vänlig ton: "Hej, jag är jättebra!" Då börjar du vara lite chattig, visa några priser, prata ett tag och göra det till en konversation bit - som om du hade en virtuell kaffe.
Eller du kan närma sig detta med din enkla informationsröst: "Tack för att du kontaktade mig. Var god och hitta mina bifogade priser. Med vänliga hälsningar ..."
Att ha omedelbar konversation med varje klient fungerar inte alltid bra. Se till att matcha tonen som den potentiella klienten använder i sitt meddelande och du får bättre chans att fortsätta kommunikationen.
Du kan matcha din personlighetsnivå på ett sätt som du känner dig bekväm. Du är fortfarande själv, just anpassad för att kommunicera med den här personen, vilket är något vi gör personligen med lätthet när vi kommunicerar hela tiden.
Du måste bestämma hur mycket du vill anpassa ditt språk till varje potentiell kund och vad du känner dig bekväm med.
Jag ansökte om ett jobb som i sin beskrivning använde termer som "Living and breathing senke". Ärligt talat, jag var tvungen att se detta ord upp. Beskrivningen formulerades och formulerades ganska seriöst, så jag justerade mitt svar i enlighet därmed.
Varje ny korrespondent jag närmar mig som en tom skiffer. Om språket är sofistikerat fattar jag ordboken och matchar deras ton och nivå om det behövs. Problemet här ligger i att skapa en ton som dikterar hur du matchar i framtiden och det här kanske inte är hur du vill självleda dig själv.
Du måste bestämma hur mycket du vill anpassa ditt språk till varje potentiell kund och vad du känner dig bekväm med. Vissa klientkommunikationsstilar blir mer utmanande än andra.
När jag kommunicerar online med en ny klient (eller skickar dem information eller citat), tenderar jag att styra bort från språk och språk som är för tekniskt tills jag känner mig grundad i förhållandet. Villkor som "responsiv design" kan vara för mycket information och lämna en potentiell klient förvirrad.
Val av formulering kan ge ett intryck på en kund om vilken typ av person du är. Du kan presentera dig som ny och / eller ung, vilket kan visa dig att vara entusiastisk. Eller du kan lägga en snurr på ditt språk som tyder på att du är en expert, som kan insinuera visdom och att kunderna kommer att hanteras med försiktighet. Var uppmärksam här för att inte hävda att du är något du inte är. Din vinkel är hur du får kunden att känna sig efter att ha pratat med dig.
Att prata med dessa 3 grupper kommer naturligtvis att förändra din ton som de har olika dagordningar. Motsvarar individer är lättare att känna sig mer personliga. De kommer att leta efter ett en-till-ett-tillvägagångssätt och personlig uppmärksamhet.
Med en liten byrå behöver du ett sätt att ansluta till dem. Entusiasm, kunskap och nyfikenhet är egenskaper som du kan föreställa dig när du diskuterar byråens projekt. HR och rekryteringspersonal behöver en röst med jordad erfarenhet, yrkeskvaliteter och en akademisk förståelse. Alla kommer att behöva variationer av din personliga "pitch".
Jag har funnit att det är för formellt att komma ut så skrämmande och övertalande. För avslappnad får du inte vara seriös och otillförlitlig för att slutföra uppgiften.
När du läser online läser du i huvudet författarens röst. Kunder vill veta att de kommer att tycka om dig och vill matcha dig. Om du stöter på som någon de inte vill arbeta med personligen, varför skulle de vara online?
Har du aldrig pratat med den potentiella kunden innan? Titta på deras arbete, några artiklar om deras arbete eller företagets släppta material.
När "kallt" kontaktar en potentiell klient, hur vet du huruvida du ska ta tillvägagångssättet för: "kolla in min webbplats" eller "var vänlig hänvisa till min webbplats". Det är här ett litet detektivarbete kan hjälpa dig.
Hur hittade du om detta företag eller individ? Till exempel, om det är en webbplats som du känner kan göra med att städa upp, och du vill kontakta ägaren, ta reda på vem de är först. Har de haft någon publicitet, är de i några tidskrifter, artiklar, etc. Även bilder av personen kan ge ledtrådar.
Jag fick vind av en person som "kan behöva design en dag, en gång i framtiden". Jag undersökte deras arbete, förstod att hon var 45 +, och hade en viss stil i sina produkter. Detta förvandlade hur jag skrev min introduktionsbrev. Denna klient svarade entusiastiskt.
Efter att ha pratat med en medarbetare i Twitter när det gäller frilansarbete fungerade det inte för mig att ta jobbet. Jag blev dock ganska överraskad när korrespondenten frågade om vi kunde arbeta tillsammans om framtida projekt, de som kunde göras på distans.
Det var inte uppföljnings-e-postmeddelandet som förvånade mig (även om det var trevligt); det var tonen i det språk de använde. Det var överväldigande gushing och adoring - till skillnad från ett kort "första kontakt" meddelande. De gjorde mig intresserad av att arbeta med dem och jag blev upphetsad över möjligheter. De uppnådde detta genom att vara uppmärksam och entusiastisk i sitt språkval.
Viktiga faktorer kommer alltid att vara relevanta, till exempel professionalism och artighet. Ändå kan du anpassa din kommunikationsstil för att göra första kontakten med miljontals röster online.
Tänk på att någonting förbi det första steget måste du anpassa dina korrespondenser till ditt eget spår så att konversationerna känns naturliga när de utvecklas. Fortsätt pitching för att hitta din fot, du kommer att utveckla en rad strategier för att närma sig nya kunder. Med tiden kommer du att känna dig bekväm som en kameleon av kommunikation.
Fotokrediter: Några rättigheter reserverade av sergeyskleznev.
Accentsconagua