Share
Det händer äntligen - du har lanserat ditt nya företag eller frilansföretag och äntligen landat din första klient! Projektet är in, idéerna låter bra, och sakerna går simma - men hur är det med att få betalt? Oavsett om du har kommit överens om ett fast pris eller en timpris, måste du formellt begära betalning för ditt arbete när ditt projekt är klart, med en faktura. Och medan tanken på att skapa fakturor kan tyckas skrämmande för första timers, är det faktiskt ganska enkelt och du behöver bara en grundläggande skrivbords- eller webbaserad ordbehandlare för att komma igång.
Precis som du förväntar dig en faktura efter att du köpt en vara i en butik, förväntar dig en kund en faktura som beskriver de tjänster som gjorts efter att ha arbetat med dig. Detta dokument gör det inte bara möjligt för kunderna att betala dig, men hjälper dig också att hålla dina konton i ordning. Förutom, när du har skapat din första faktura kan du helt enkelt återanvända basdokumentet som en mall för alla dina framtida projekt.
I den här handledningen visar jag vad en faktura behöver och hur man skapar professionella kundanpassade fakturor som kommer att imponera på kunder och få dina betalningar snabbt med bara Word eller någon annan textbehandlare du redan har.
En faktura beskriver tjänster som utförts eller produkter som levereras av en part till en annan, och anger betalningen till leverantören. Utan det kan alla pengar som utbyter händer mellan leverantören och kunden inte redovisas - och det är viktigt att redogöra för det är viktigt när du behöver bestämma hur mycket pengar ditt företag tar med sig och hur mycket du ska beskattas. Dessutom kan dina kunder ha redovisningsgrupper som du inte direkt kan interagera med, och de behöver veta vad de ska betala för, vilka de är skyldiga och hur mycket.
Med en faktura är all denna information tillgänglig och gör transaktioner snabbare och enklare. De är en av de små nödvändigheterna av näringslivet.
Låt oss titta på en provfaktura som presenteras av en fotograferingstjänst till ett klädföretag för produktbilder - och förstå all information som den innehåller:
Ett exempel faktura.1) Din företagsidentitet
Det gör det enkelt att identifiera din faktura och låter dig presentera dig professionellt när du begär en betalning.
2) Ditt företags adress och kontaktuppgifter
Detta låter din kund veta var du ska skicka kontroller och korrespondens, och var du ska gå till frågor och feedback.
3) Fakturatitel, referensnummer och fakturadatum
Fakturatiteln anger vilket projekt kunden faktureras för och gör det enkelt att skilja mellan andra fakturor som tas emot från ditt företag. Referensnumret gör fakturan lätt att hitta senare i både kundens och leverantörens databaser. Utgivningsdatumet för fakturan är särskilt viktigt, eftersom det hjälper till att avgöra när betalningen förväntas göras.
4) Klientföretagets namn och adress
Detta gör det möjligt för kunden att veta vilken filial eller kontor fakturan är adresserad till.
5) Betalningsfrist
Detta datum är baserat på avtalet mellan leverantören och kunden, och låter revisorer veta hur snart betalningen behöver schemaläggas. Betalningar begärs vanligen vid mottagande av fakturan, inom en vecka eller inom en månad, och detta fält kan spegla det.
6) Anteckningar
Du kan använda det här fältet för att kortfattat beskriva projektet, nämna några kontaktpersoner hos kundföretaget, eller inkludera eventuella villkor relaterade till projektet. I det här exemplet fakturan för en fotografering nämns i noterna att de digitala fotofilerna kommer att levereras online i olika format som är lämpliga för utskrift och webben.
7) Linjeposter
Här kan du presentera en detaljerad fördelning av vad du fakturerar din kund för och inkludera detaljer som mängden levererade produkter, kostnader för projektkostnader, fakturerbara timmar eller till och med milstolpebetalningar för projekt med längre tidslinjer. Det är viktigt att dessa objekt är beskrivande och utformade så att de är lätta att läsa (särskilt det totala beloppet), så att dina kunder har minimal problem att hantera din betalning.
8) Anmärkningar
Detta inkluderar detaljer om hur du vill få betalningar, liksom information som ditt skattregistreringsnummer. I vissa jurisdiktioner måste du ha numret bredvid skattesumman, så var noga med att kolla med din lokala byrå innan du utformar din faktura.
9) Tack notera
Bara för att du gör affärer betyder inte att du måste vara klinisk. Tacka dina kunder för sin verksamhet - det tar bara en mening i din fakturab footer!
Enkelt, eller hur? Du kan sätta ihop denna faktura från början på bara fem minuter, eller snabba på saker med hjälp av en mall.
Istället för att skapa en komplett faktura varje gång är det mycket bättre att bygga en mall som du kan återanvända bara genom att ändra ditt kundnamn och fylla i rader. Låt oss börja med att skapa ett nytt dokument och lägga till de nödvändiga elementen som visas i vår provfaktura, från början:
En provfaktura i Word.Var noga med att använda konsekvent typografi och gratis, professionella färger i din faktura, så det ser ut som ett kontinuerligt dokument och inte ett slumpmässigt arrangemang av olika element.
Det är allt! Spara det här dokumentet som din faktura mall och gör kopior av det för att skapa nya fakturor varje gång, ändra de nödvändiga detaljerna (kundföretagets namn, fakturatitel, fakturadatum, fakturanummer och betalningsfrist) för dina nya projekt. När din nya faktura är klar, spara den som en skrivskyddad PDF genom att välja Fil > Spara som och välja PDF i filtypen (Microsoft Word) eller Fil > Hämta som > PDF (Google Dokument). Allt som finns kvar är att bifoga det till en vänlig email till din klient.
Om du vill spara dig lite tid kan du gå vidare och använda våra gratis, lättanpassade fakturamallar för Microsoft Word eller Google Docs, som finns i bilagan högst upp till höger - bara ändra de nödvändiga detaljerna och du är bra att gå!
Nu när du har lärt dig att skapa en faktura kan du lika enkelt skapa en uppskattning, eftersom den använder samma layout. Den enda skillnaden är att en uppskattning inkluderar ordet "Estimate" i titeln och kan ha fler villkor i Notes-avsnittet och förklarar att kostnaderna som ingår är vägledande och inte slutliga.
Även om det är lätt att skapa en faktura med vår guide eller våra mallar, kan du också välja att använda en webapp för uppgiften. Fakturabel är ett bra val som är lätt att använda och innehåller en bra blandning av funktioner. Registrera dig, lägg till företagsuppgifter och logotyper, lägg till klientinformation och börja skapa fakturor genom att fylla i några fält som redan är utlagda för dig. Appen låter dig också skapa uppskattningar, konvertera uppskattningar till fakturor med ett enda klick, spåra företagsinkomsten med enkla diagram och behålla en databas med klientkontakter, hämta PDF-filer från dina fakturor och skicka dem direkt från appen till din klienter.
Om du tar med fakturering i ditt arbetsflöde hjälper dina kunder att betala dig i rätt tid, hålla dina konton snygga och städa och hålla dina konton och gör det möjligt för professionellt sätt att stänga slingan när du genomför ett projekt - och det är också enkelt om du väljer att använda en app eller dina egna skräddarsydda mallar. I stället för att behöva oroa dig för att hitta den perfekta faktureringsappen, kan du bara använda en anpassad mall genom stegen i den här handledningen, med den ordbehandlare du redan använder.
.
Accentsconagua