Share
"Vi går papperslösa!" verkar vara vår tids uttalande. Banker och telefonföretag påminner oss om det, samtidigt som vi lägger till en extra avgift för pappersutlåtanden samtidigt. Företag lägger in interna noteringar om att gå papperslös, och du har sannolikt beslutat att göra det själv när du tittar på priserna på filskåp för ditt hemkontor.
Att gå pappersljud låter som en bra idé på papper - ingen ordspydnad. Men vad gör det egentligen medföra? Vilka aspekter av ditt liv kan du ta papperslösa, och vilka verktyg behöver du göra det? Och vilka fördelar kommer du att se?
I denna handledning visar jag dig hur du kan gå papperslös, för riktigt och förenkla ditt liv i processen. Så här kan du börja minska antalet papper du använder och se till att du enkelt kan hitta de dokument du behöver samtidigt.
Fick du för mycket papper? Så här slutar du slösa bort träd.Att gå papperslösa låter skrämmande. Det är ett svepande uttalande som förlorar papper från ditt liv för alltid. Förutom behöver du inte sluta använda papper helt för att börja gå papperslös. Du kan få de flesta fördelarna med att gå papperslös medan du fortfarande håller papperskopiorna av de dokument som du tycker är viktigast.
Så vad går papperslösa? I allmänhet använder man helt enkelt digitala dokument istället för pappersdokument. Det kan innebära att du skannar varje pappersark du har, men det kan helt enkelt innebära några mer grundläggande steg - något som du sannolikt redan gör just nu. Här är två enkla sätt att du kan "gå papperslös" idag:
Idag erbjuder de flesta banker e-uttalanden-elektroniska versioner av dina kontoutdrag. Vad tidigare skulle ha tagit pappersark kan nu laddas ner och läsas elektroniskt, vanligtvis i PDF-format.
I det förflutna skulle du behöva lagra dina pappersinställningar någonstans, kanske i ett arkivskåp eller en låda. Efter några månader gå, eller till och med ett helt år, slutar du med en stor stapel papper som behöver gå någonstans. Och då finns det de oundvikliga frågorna: Hur länge lagrar du dokumenten, och kommer det inte så småningom att hamna i papperskorgen? Det känns helt enkelt onödigt och slösigt.
I stället för allt det, titta på hur enkelt du kan katalogisera och lagra digitala uttalanden i PDF-format. Allt du behöver göra är att ladda ner e-uttalandet från din banks hemsida och lämna den i en mapp på hårddisken - eller få den automatiskt levererad till din e-postbrevlåda. Enkelt, enkelt och effektivt.
Helt enkelt organisera dina e-uttalanden på din dator, och behöver aldrig oroa dig för papper igen.Tack vare att du går papperslös har vi en mycket mer hållbar metod för att hantera information som denna långsiktiga. Dina e-uttalanden kan "stapla upp" som det var i årtionden på din hårddisk och de kommer att orsaka dig lite eller ingen besvär eller frustration. Åh, och glöm inte att e-uttalanden är verkligen lätt att söka igenom också. Du kan utnyttja datorns inbyggda sökfunktionalitet, så att du snabbt kan rikta in individuella uttalanden. Jag skulle satsa det är lättare än att söka igenom ditt arkivskåp.
Medan e-uttalanden ensam är fantastiska besparingar, kombineras dem med betalningar på nätet och du börjar verkligen gå papperlös. Istället för att få ett legion pappersräkningar i posten varje månad, kommer elektroniska fakturautlåtanden i din e-postbrevlåda och betalas vanligen direkt från din banks hemsida. Om du anmäler dig till online-betalning kan du eliminera en annan stapel papper från ditt liv.
Tillsammans med elektroniska räkningar har du sannolikt bara eliminerat kontroller - en annan användning av papper - från din månatliga rutin? I stället för att skriva ut en check för varje faktura, kan du helt enkelt betala dina räkningar online efter att ha fått ett e-postmeddelande, och det behövs inte två stycken papper och medföljande kuvert. Nästa gång du behöver någon att betala dig, kanske i en garageförsäljning eller i ditt lilla företag, kan du hålla dem från att använda papper genom att acceptera kreditkortsbetalningar med Square och till och med maila dem deras kvitto istället för att skriva ut det.
Det är inte bara inom bankområdet att papperslösa framsteg redan görs. Titta på e-böckernas popularitet. Amazons brett utbud av Kindle-enheter, Barnes och Noble's Nook, och till och med Apples iPad med sitt brett utbud av ereading-appar har alla varit framgångar med att ta e-böcker vanliga. I de flesta fall är e-böcker mer praktiska och prisvärda än sina pappersmodeller. Du kan bära runt varje bok på New York Times Bästsäljare lista utan att bryta ryggen och kan söka igenom böckerna för att hitta den passage du ville citera - båda fördelarna med att spara utrymme och söktid som du hittar som huvudämnet fördel med att gå papperslös på något sätt.
Läsning är ett område där du kanske redan har blivit papperslös av misstag. Får du fortfarande en tidning som levereras till din ytterdörr varje morgon, eller läser du nyheterna online? Har du fortfarande tidningar i posten, eller prenumererar du på dem via appar som du läser på en tablett? Eller har bloggar, Twitter, Pintrest och andra onlinekvivalenter tagit platsen för tidningar i ditt liv? Vad sägs om serier? Om du är en hardcore fanboy kanske du fortfarande vill ha papperskomikerna att hålla din samling av dina orörda. Men nu kan både både mainstream och indie comics läsas digitalt. Allt vi läste på papper är nu lättare att läsa på en skärm.
Övergången till en papperslös värld händer utan att vi ens försöker, det verkar.
Att gå papperslös behöver inte vara skrämmande. Men som man säger "kunskap är makt". Så för att ge dig makt att gå papperslös, här är de villkor du oftast nämner när du går papperslös och vad de betyder för dig:
Strax utanför fladdermusen måste vi diskutera PDF-filer. De kommer att komma upp om och om igen. Många av de verktyg som är utformade för att hjälpa till i en papperslös livsstil kommer att prata om hantering och manipulation av PDF-filer. Så, vad är de?
PDF står för Bärbart dokumentformat. PDF, som ett filformat, utformades för att användas oberoende av någon viss maskinvara, programvara eller till och med operativsystem. Det är självständigt. Allt som behövs för att visa innehållet i PDF-filen är inbäddat inom det, inklusive text, teckensnitt och grafik. Slutresultatet är det närmaste du kommer till en digital representation av ett tidigare pappersdokument. För dokument där sidlayout är särskilt viktigt är PDF det bästa sättet att gå.
PDF-filer är en öppen standard, och de stöds av många appar som du redan använder, från Microsoft Office och Apples iWork-appar till standardprogrammet för din scanner. Adobes Acrobat är den mest kända appen för att skapa och läsa PDF-filer, men det ligger långt ifrån den enda appen som läser PDF-filer. I allmänhet borde nästan alla datorer kunna visa en PDF, och PDF-filer kommer alltid att se exakt ut, oavsett var du tittar på dem. Det gör PDF exakt vad det var tänkt att vara: ett verkligt bärbart dokumentformat.
Det här är en annan sak som låter komplicerat och dyrt, men i verkligheten är det inte alls. I sin enklaste form är ett digitalt arkiv något du redan har: ett system som låter dig lagra digitala filer i digitala mappar. Varje modernt operativsystem har detta inbyggda, det kallas ofta ett filsystem. Du har förmodligen använt det utan att tänka på det i det här sammanhanget innan.
Kom ihåg att våra digitala verktyg idag är modellerade efter deras analoga motsvarigheter från igår. Du kan använda datorns filsystem på samma sätt som du använder dina fysiska filskåp: för att lagra digitala filer i digitala mappar. Det är här PDF-filer verkligen är till nytta. Självklart är du inte begränsad till att bara lagra PDF-filer i dessa digitala mappar. Det är en dator som hävdar det. Du kan lagra bildfiler, ljudfiler, jämn videofiler i samma mappar som dina PDF-dokument. Svårt att göra det med ett arkivskåp, är det inte?
Om tanken på att kompilera ditt eget digitala arkiv fortfarande är skrämmande, ta en titt på några av de andra artiklarna här på Computertuts +. De hjälper dig att förstå hur man hanterar filer på en Mac, och hur man får ut det mesta av att använda Finder.
Liksom "PDF" är OCR en akronym bandied om det papperslösa riket. Du ser det på funktionslistor, du hittar det uppmuntrat i handledning som den här. Men vad är det? OCR står för Optisk teckenigenkänning. Det är en typ av programvara som låter datorn "läsa" skriva ut dokument och konvertera dem till datortext. Istället för statiska pixlar kan du skanna i dokument som kan sökas, redigeras i datorns text. Detta expanderar verkligen verktyget och flexibiliteten i ditt papperslösa system. Det betyder att alla viktiga pappersdokument du redan har kan ha en digital framtid.
Om du vill lära dig mer om OCR-mjukvaran och få den att fungera för dig, kolla våra bästa apps på OCR-dokument och följeseddelstutorialen om hur du använder den nya Doxie-scannern och dess app för dina OCR-behov.
Dessa termer präglas ofta som viktiga fördelar när man byter papperslösningar med digitala, men varje av dessa funktioner kan vara lite förvirrande utan en korrekt introduktion. "Samarbete", "dela", även "synkronisering" betyder alla liknande saker. De lyfter fram den flexibilitet som digitala filer har över sina pappersmodeller.
När något är samarbete det betyder att mer än en person kan redigera det, ofta samtidigt. En funktion som denna är särskilt användbar i kontorsmiljöer där mer än en anställd behöver redigera samma dokument eller uppsättning dokument. Delning är liknande, men brukar inte innehålla de realtidsredigeringsfunktioner som samarbetsprogrammet har. När du kan dela ett dokument ger det bara dokumentportabilitet, och programvara som innehåller delningsfunktioner bidrar till att göra rörliga dokument och filer lättare. När något inkluderar synkronisering även om det betyder att dokumentportabiliteten sker automatiskt. Filer och dokument kopieras automatiskt till en annan destination. Det målet kan vara någon annanstans på din egen dator, eller det kan vara helt på en annan dator. Det kan till och med vara på en server någonstans som är tillgänglig via Internet.
Som ett exempel, när du redigerar ett dokument samtidigt med någon annan i Google Dokument, så är det samarbete. Skicka dem filen så att de kan se eller redigera den själva är delning. Och att spara filen till en delad mapp i Dropbox är synkronisering eftersom filen sparas automatiskt till alla enheter som du använder.
Samarbeta, synkronisera och dela dina dokument, tillsammans med att kunna söka igenom dem och enkelt arkivera dem utan att behöva köpa ett nytt arkivskåp, är alla stora fördelar med att gå papperslös. Men det är egentligen bara toppen av isberget.
Det finns också miljömässiga fördelar med att inte skära ned träd - även om datorer och e-avfall inte är den bästa motstycket till det. Åtminstone finns det utrymmebesparingar på ditt kontor och kostnadsbesparingarna att inte behöva skriva ut allt eftersom du redan har en dator. Då är det fördelen att du kan säkerhetskopiera alla dina dokument enkelt och automatiskt, något som aldrig skulle vara möjligt med pappersdokument om du inte gör fotokopior av varje dokument du har.
Och kanske den bästa fördelen är att gå papperslös, du behöver inte sluta använda papper 100%. Du kan börja använda e-satser, e-böcker och skannade PDF-kopior av dina äldre dokument samtidigt som du fortfarande håller de viktigaste papperskopiorna som du inte känner dig bekväm att ge upp. När du väl blivit van vid att enkelt hitta något pappersdokument och söka igenom det på datorn, kommer du snabbt att hitta det vilja att sluta hålla allt på papper.
Jag har gett dig en förklaring av vad det innebär att "gå papperslös", gått igenom tekniken som används för att gå papperslös, visade dig några enkla sätt att komma igång och gav dig några av fördelarna med att gå papperslös. Nu är det upp till dig. Ta det första steget, och när du förbereder dina skatter i år och rensa ut förra årets dokument, försök att börja ta några av dina pappersarbete papperslös. Vid den här tiden nästa år, som vill hålla papperskopior av allt kommer det att vara ett avlägset minne.
Då, för att få mer ut av din nyfunna papperslösa livsstil, kolla in våra andra Tuts + handledning som hjälper dig att gå papperslös:
Medel
Grafisk kredit: Papperlös ikon designad av Baruch Moskovits från Noun Project.
Accentsconagua